SharePointでフォルダ管理からの脱却とAI活用に向けたハイブリッド化

SharePoint フォルダ管理からの脱却と AI活用に向けたハイブリッド化

Question？ 資料を管理する場合 あなたは、どちらを選びますか？

資料を管理する場合 あなたは、どちらを選びますか？ でもこれって、 探しやすい？ 管理しやすい？ 見やすい？ ですか？

SharePointでは「コンテンツ」をメタデータ(タグ) 管理で多角的に 管理できますし、探しやすくなります 年度でフィルタ カテゴリでフィルタ

SharePointでは「コンテンツ」に対して Copilotを使用してメタデータから厳選を行い 内容を確認することも可能です。

双方の管理方法は、一長一短ですが 長所を選択して、コンテンツの管理を最適化できれ ばと思います

フォルダ階層管理は 【得意】 フォルダ階層管理は 決められたパスで運用するのが得意 その為、プログラムに対して フルパスで渡すことで、直接データを 渡すことが得意 アクセス制御のしやすさ、ユー ザーの慣れ、オフライン対応など、 現場での実用性 ファイル格納、データ管理、慣習

SharePointのようなコンテンツ管理ツールでは 【得意】 クラウド上でメタデータを利用して 人とAIが情報の引き出しを効率化することが得意 UIとコンテンツ管理の統合

人とAI、自動化における仕組みにおいて 「AIを活用してく① 」という事は AIにプロンプトを投げるだけではなく 「AIを利用する為に効率的に環境を整える② 」こ とも 重要になってくると考えます これは、使用者の ①ＡＩリテラシー(技術的理解)と 現場における ②ＡＩガバナンス(組織内統制)に 通じることになります

プロンプト例＋出力例 利用シーン プロンプト 出力イメージ メタデータから内容を要約 2024年度の“契約関連”カ テゴリに該当する資料の要 点をまとめてください 契約更新期限：2024年12月末 新規契約候補：5件（うち2件は優先対応） リスク要因：価格改定、納期遅延の可能性あ り タグをもとに資料を抽出 「“技術検証”タグが付い た資料のうち、2023年以降 に更新されたものを一覧で 表示してください 技術検証_新素材_2023Q1.docx 技術検証_AIモデル比較_2024Q2.pptx 技術検証_試験結果まとめ_2023Q4.xlsx 資料の中身を自然言語で検索 “プロジェクト Greenland”に関するリス ク評価の記述を探してくだ さい “プロジェクトGreenland”に関するリスク 評価は以下の通りです： “2023年度契約書”と “2024年度契約書”の変更 点を比較してください 契約期間：1年 → 2年 支払い条件：月末締め → 翌月15日締め 解約条項：追加あり（30日前通知） 資料の比較・分析 初期フェーズにおけるデータ不足 外部ベンダー依存による納期リスク 評価指標の不確実性（特にROI）

生成AI活用時の注意点と限界 •生成AIは万能ではありません。以下の点に注意が必要です • メタデータが不完全な場合、検索結果が漏れる可能性があります。 • 曖昧なプロンプトでは、意図しない出力が返ることがあります。 • 出力内容は常に人間のレビューが必要です（特に契約・法務関連）。