チームリーダーこそPower PlatformとM365を学ぼう

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August 31, 24

スライド概要

Power Platform 勉強会 #2のLT枠にて登壇させていただいた資料となります。

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これから機会があれば登壇資料を掲載していきたいと思います

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各ページのテキスト
1.

チームリーダーこそ Power Platformや M365の機能を利用しよう! RPA保守運用チームリーダになってから色々と試している件 2024/08/28

2.

最初に 発表者について • 酒井 要(かなめ) • アイテック阪急阪神 所属 • Power Platform歴:2年弱 • 趣味:読書とドローン • 関連保有資格は3つ Microsoft Certified: Power Platform Fundamentals Azure AI Fundamentals Power Platform App Maker Associate

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本日の内容 SESとして客先で保守業務を行う傍ら 幸運にも「Power Platform 」を扱う機会が得て ここぞとばかりに色々試してみたことを はじめに 話していきたいと思います。

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事の始まり 今年の春に要員の異動で RPA保守チームのリーダーになりました そこでは ・勤怠や報告事項がTeamsのチャネル投稿と口頭 ・タスク管理はExcelをはじめ、テキストや外部ツール ・日々の障害報告管理も個別で実施後Teamsでの投稿 これで運用されていたからこのままで、、

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さて、これからは • 投げっぱなしの報告 • その日の投稿だけで終わってしまう保守対応内容 • 報告だけのために日々、消費されてしまう時間 まずは、これを何とかしよう! Power PlatformとM365で!!

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先ず、「報告」を何とかしたい 日々の面倒な作業、それは報告 管理するメンバーや作業がある以上は こんな感じでヒアリングをする必要があり メンバーも複数いるとそれなりにまとめるのが大変 ヒアリングするならこんな感じで要点を聞く これに合わせて各案件ごとに各担当者からの経緯も聞く 一日の予定も聞く... 課題 動機 対象 時間 場所 手段 優先 案件1 障害 担当 A 1h 本番 対応 緊急 案件2 障害 担当 B 2h 本番 改修 低 案件3 開発 担当 A 4h 開発 開発 高 案件4 開発 担当 C 6h 開発 開発 高

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話すための準備と聞くための準備で 毎朝、このヒアリングをするための準備に ちょっと 嫌!! まぁまぁ時間が掛かっている 準備とヒアリングで一人当たり45分ぐらい 拘束時間になっている ヒアリングは集まって行うのである程度の時間は 必要としても 話すための準備 (個人で報告用のテキスト書き)に時間をかけさせ るのは、、、

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現状の課題を考えてみる ・複数種類の報告の必要性 ・言われたからやっているという惰性 ・フォーマットや粒度が安定しない ・自身が記載した内容のフィードバック ・手作業の為の記載ミス、報告漏れ ・報告する内容が多いため手作業が多い

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ここで気づいたこと 面倒な事でも、報告しやすくすればいいのでは? 提案:アダプティブカードを使用した勤怠報告の連携 課題:毎日、手書きによる勤怠タスク報告を 各個人の義務(ルール)としてTeamsに投稿 個人での管理で行われており 記載に対して時間を要し加えて送信漏れ 記入ミスなどが発生している 周知した内容は、Teams上で残したままで データとしての利用は皆無となっている

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報告をしやすくする為の アダプティブカードを考えてみる • 入力内容は ・勤怠予定時間 ・勤務状況 ・勤務場所 ・タスク予定 (タスク名※1、作業カテゴリ、割合※2) ・コメント ※1:タスクはリーダが事前にメンバーへの 割り当てを設定しておく 基本的には毎日チェック 障害発生時は割り当てられたメンバーへ タスクが表示されるように自動設定 ※2:一日の作業量を割合で 朝夕で1~10まで入力 夕方の報告後に一日の作業時間に対して 時間に算出しなおす この方が精神的に入れやすいと思ったので (考えさせたくない)

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入力されたデータから 報告内容を生成し朝会に備える

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実際稼働させているサンプルを紹介 ここでは、 内部ではPower Automateで連携を行い 管理するツールとして 「SharePoint」を使用している実例を紹介いたします

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アダプティブカード(報告カード)から報告された、 個別の報告をSharePointへ蓄積し、その日の作業割合から工数を算出 報告カードに記載 さ れる タ スク は タスク一覧で管理 し てい る 各タスクに紐づけ た 担当 者 毎に 毎回設定を変えて 送 信し て いる 日々の報告は、Teamsから行うことで、 時間数の計算などの手間を減らし、少しでも作業に注力してもらう

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事前にリーダーがタスク一覧(SharePoint)を管理ビューの設定を行い 可視化を行って、日々のヒアリング時にその場で情報を更新 報告カードへの記載情報の更新を行う エラー発生を検知した際は、タス ク一覧のステータスを更新し、朝 夕の担当者の報告カードのタスク 自動設定する仕組みとしている

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日々発生したエラー通知メールをトリガーにSharePointに登録 発生したエラーに関しては担当者が、原因と対応を記載するルールを設定 カレンダビューを設定して可視化を行って、発生状況の連携を行う

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Power PlatformとM365で 運用管理した結果 日々の報告と保守運用をM365上(SharePointのボード上だけ で)で行えるようになり ・リーダーは情報を管理しやすく ・メンバーは迷いなく ・ユーザーには、オープンに「報告」しやすく なったと感じています。

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以上 ご清聴ありがとうございました