チームリーダーこそPower PlatformとM365を学ぼう

チームリーダーこそ Power Platformや M365の機能を利用しよう！ RPA保守運用チームリーダになってから色々と試している件 2024/08/28

最初に 発表者について • 酒井 要（かなめ） • アイテック阪急阪神 所属 • Power Platform歴：2年弱 • 趣味：読書とドローン • 関連保有資格は３つ Microsoft Certified: Power Platform Fundamentals Azure AI Fundamentals Power Platform App Maker Associate

本日の内容 SESとして客先で保守業務を行う傍ら 幸運にも「Power Platform 」を扱う機会が得て ここぞとばかりに色々試してみたことを はじめに 話していきたいと思います。

事の始まり 今年の春に要員の異動で RPA保守チームのリーダーになりました そこでは ・勤怠や報告事項がTeamsのチャネル投稿と口頭 ・タスク管理はExcelをはじめ、テキストや外部ツール ・日々の障害報告管理も個別で実施後Teamsでの投稿 これで運用されていたからこのままで、、

さて、これからは • 投げっぱなしの報告 • その日の投稿だけで終わってしまう保守対応内容 • 報告だけのために日々、消費されてしまう時間 まずは、これを何とかしよう！ Power PlatformとM365で！！

先ず、「報告」を何とかしたい 日々の面倒な作業、それは報告 管理するメンバーや作業がある以上は こんな感じでヒアリングをする必要があり メンバーも複数いるとそれなりにまとめるのが大変 ヒアリングするならこんな感じで要点を聞く これに合わせて各案件ごとに各担当者からの経緯も聞く 一日の予定も聞く．．． 課題 動機 対象 時間 場所 手段 優先 案件1 障害 担当 A 1h 本番 対応 緊急 案件2 障害 担当 B 2h 本番 改修 低 案件3 開発 担当 A 4h 開発 開発 高 案件4 開発 担当 C 6h 開発 開発 高

話すための準備と聞くための準備で 毎朝、このヒアリングをするための準備に ちょっと 嫌！！ まぁまぁ時間が掛かっている 準備とヒアリングで一人当たり45分ぐらい 拘束時間になっている ヒアリングは集まって行うのである程度の時間は 必要としても 話すための準備 (個人で報告用のテキスト書き)に時間をかけさせ るのは、、、

現状の課題を考えてみる ・複数種類の報告の必要性 ・言われたからやっているという惰性 ・フォーマットや粒度が安定しない ・自身が記載した内容のフィードバック ・手作業の為の記載ミス、報告漏れ ・報告する内容が多いため手作業が多い

ここで気づいたこと 面倒な事でも、報告しやすくすればいいのでは？ 提案：アダプティブカードを使用した勤怠報告の連携 課題：毎日、手書きによる勤怠タスク報告を 各個人の義務(ルール)としてTeamsに投稿 個人での管理で行われており 記載に対して時間を要し加えて送信漏れ 記入ミスなどが発生している 周知した内容は、Teams上で残したままで データとしての利用は皆無となっている

報告をしやすくする為の アダプティブカードを考えてみる • 入力内容は ・勤怠予定時間 ・勤務状況 ・勤務場所 ・タスク予定 （タスク名※1、作業カテゴリ、割合※2） ・コメント ※1：タスクはリーダが事前にメンバーへの 割り当てを設定しておく 基本的には毎日チェック 障害発生時は割り当てられたメンバーへ タスクが表示されるように自動設定 ※2：一日の作業量を割合で 朝夕で1～10まで入力 夕方の報告後に一日の作業時間に対して 時間に算出しなおす この方が精神的に入れやすいと思ったので (考えさせたくない)

入力されたデータから 報告内容を生成し朝会に備える

実際稼働させているサンプルを紹介 ここでは、 内部ではPower Automateで連携を行い 管理するツールとして 「SharePoint」を使用している実例を紹介いたします

アダプティブカード(報告カード)から報告された、 個別の報告をSharePointへ蓄積し、その日の作業割合から工数を算出 報告カードに記載 さ れる タ スク は タスク一覧で管理 し てい る 各タスクに紐づけ た 担当 者 毎に 毎回設定を変えて 送 信し て いる 日々の報告は、Teamsから行うことで、 時間数の計算などの手間を減らし、少しでも作業に注力してもらう

事前にリーダーがタスク一覧（SharePoint）を管理ビューの設定を行い 可視化を行って、日々のヒアリング時にその場で情報を更新 報告カードへの記載情報の更新を行う エラー発生を検知した際は、タス ク一覧のステータスを更新し、朝 夕の担当者の報告カードのタスク 自動設定する仕組みとしている

日々発生したエラー通知メールをトリガーにSharePointに登録 発生したエラーに関しては担当者が、原因と対応を記載するルールを設定 カレンダビューを設定して可視化を行って、発生状況の連携を行う

Power PlatformとM365で 運用管理した結果 日々の報告と保守運用をM365上(SharePointのボード上だけ で)で行えるようになり ・リーダーは情報を管理しやすく ・メンバーは迷いなく ・ユーザーには、オープンに「報告」しやすく なったと感じています。

以上 ご清聴ありがとうございました