20251223_RPALT_SharePointアラート

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Takai Miyu / 百合宮桜 株式会社 BizOptiomars - 経歴 • • • • • - 記事 - 女子大の文系学部を卒業 製造業で営業・総務・マーケティング事務 Microsoft 365 の活用支援 Power Platform の開発 / 教育支援 コミュニティ活動の促進支援 - 登壇 • Japan Power Platform Conference 2023 • オープンソースカンファレンス 2024 Hokkaido • Japan Microsoft 365 コミュニティカンファレンス 2024 • Global Power Platform Bootcamp 2025 in Japan • 女性エンジニアのキャリア勉強会 2025/12/23 - 執筆 - BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 2

SharePoint アラート機能とは？ 指定のドキュメントライブラリまたはリストに追加・変更・削除があった時にメールま たはSMSで通知する機能です。通知タイミングは即時・毎日1回・週1回のいずれか です。 2025/12/23 ©yurimiyasakura 3

2026年1月に廃止されます(´・ω・`) SharePoint アラートの廃止 - Microsoft サポート 2025/12/23 ©yurimiyasakura 4

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sharepoint-アラートの廃止-813a90c7-3ff1-47a9-8a2f-152f48b2486f

SharePoint ルール or Power Automate に移行する必要があります 2025/12/23 ©yurimiyasakura 5

Demo 2025/12/23 ©yurimiyasakura 6

SharePoint ルールは操作簡単・レイアウト固定 使える列の種類が一部のみ • • • • • • • アクションのカスタムが限定的 • 送信先：単一 • メッセージカスタム：テキストのみ 1行テキスト 選択肢 日付と時刻 ユーザー 数値 はい / いいえ 場所 条件設定は単一 2025/12/23 ©yurimiyasakura 7

Power Automate は操作難しい・レイアウト自由 全ての列の種類が使える • • • • • • • 1行テキスト 選択肢 日付と時刻 ユーザー 数値 はい / いいえ 場所 • • • • • • アクションのカスタムが豊富 • 送信先：複数OK • メッセージカスタム：テキスト・画像・リンク・表など ハイパーリンク 通貨 画像 管理されたメタデータ 参照 評価 条件設定は複数（And 条件・OR 条件どちらも可能） 2025/12/23 ©yurimiyasakura 8

SharePoint アラートベースで見た実現可否 大項目 小項目 SharePoint ルール Power Automate 通知タイトルの設定 - × ○ 通知送信先の複数設定 - × ○ 配信方法 メール ○ ○ SMS × ○※要有償プラン 新規追加の通知 - ○ ○ 既存変更の通知 全ての変更を通知 ○ ○ 自分が作成したファイルの変更のみ通知 △※要ユーザー列 ○ 自分が作成したファイルを他者が変更した時のみ通知 × ○ 自分が最後に更新したファイルを他者が変更した時のみ通知 × ○ ファイルの削除 - ○ ○※要サイト管理者 通知タイミング すぐに通知 ○ ○ 日に一度 × ○ × ○ 2025/12/23 週に一度 ©yurimiyasakura 10

制限をちゃんと把握してる？ 2025/12/23 ©yurimiyasakura 11

SharePoint にはスロットリング制限があります SharePoint には大量のアクセスによるパフォーマンス低下を避けるために利用制 限があります。 タイプ 対象 時間枠 上限 User-Request リクエスト回数 5分 3,000 1h 100 GB Ingress 1h アップロード量 Egress ダウンロード量 External Sharing Email 外部共有メール送信数 Delegated Token OAuth トークン要求数 5分 1h 50 GB 50回 200通 SharePoint Online で調整またはブロックを回避する | Microsoft Learn 2025/12/23 ©yurimiyasakura 12

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/dev/general-development/how-to-avoid-getting-throttled-or-blocked-in-sharepoint-online

SharePoint ルールは1ライブラリにつき合計15個まで 1つのライブラリにつきルールは15個までしか設定できません。その為、通知したい 人がたくさんいる場合などはルールだけでは間に合わないかもしれません。要件に よっては Power Automate の活用も検討する必要があります。 2025/12/23 ©yurimiyasakura 13

Power Automate には要求制限があります。 ユーザーごとに24時間の要求数に制限があります。制限を突破するとフローの処 理が遅くなります。14日間超過し続けるとフローがオフになります。 自動化フロー、スケジュールされたフロー、インスタント フローの制限事項 - Power Automate | Microsoft Learn 要求の制限と割り当て - Power Platform | Microsoft Learn 2025/12/23 ©yurimiyasakura 14

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/limits-and-config#action-request-limits
• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-platform/admin/api-request-limits-allocations

要求数を節約できる構成にすることが大事 SharePoint のスロットリング制限や Power Automate の要求制限の上限突破を 防ぐためには条件やフィルタークエリをうまく使って、要求数を節約できるフローに することが大事です。 2025/12/23 ©yurimiyasakura 18

リクエストの節約Tips 2025/12/23 ©yurimiyasakura 19

不要な通知への対策① 自分が作成・更新したファイルは通知が不要です。その為、自分の作業はトリガー 条件を使ってフローを実行しないようにします。 @not( ) 2025/12/23 equals( ) triggerOutputs()?['body/Editor/Email’], ‘自分のメールアドレス’ ©yurimiyasakura 20

不要な通知への対策② 同僚のフローを譲渡して使って貰う場合は条件分岐での制御の方が分かりやすい &管理しやすいと思います。 2025/12/23 ©yurimiyasakura 21

無限ループへの対策①：作成だけ実行する ファイルが作成または変更された時のトリガーを利用して何らかの処理を実行し、 その結果を当該レコードの列に格納するというケースではフロー内の更新でもフ ローが発火し無限ループになります。これを防ぐ為にトリガーを変更します。 Power Automate のフローで無限トリガーループが起きる際の対処法 | Japan Dynamics CRM & Power Platform Support Blog 2025/12/23 ©yurimiyasakura 22

• https://jpdynamicscrm.github.io/blog/powerautomate/resolve-infinite-loops-in-SharePoint-updates/

無限ループへの対策②：ステータスによって処理を分ける 無限ループを防ぐためにフロー内での処理が終わったレコードは通知やファイルの 更新アクションでの処理を実行しないように条件分岐します。 Power Automate のフローで無限トリガーループが起きる際の対処法 | Japan Dynamics CRM & Power Platform Support Blog 2025/12/23 ©yurimiyasakura 23

• https://jpdynamicscrm.github.io/blog/powerautomate/resolve-infinite-loops-in-SharePoint-updates/

1日で大量のファイルをアップロードする時の対策 ファイルの作成を1つずつ検知する形だと1日に大量に作成された時にその数だけ フローを実行します。スケジュールトリガーを使ってまとめて通知するようにしましょう。 2025/12/23 ©yurimiyasakura 24

ヒトに渡す場合、気をつけるコト どうしよう！？ 引継ぎ＆暖簾分け 2025/12/23 ©yurimiyasakura 25

同じ権限でアクセスできる範囲に抑えよう 1つのフローであれもこれもと処理を欲張ると権限周りの設定が複雑化します。1つ のフローでアクセスするのは最大でも同一 SharePoint Site 内に絞りましょう。 2025/12/23 ©yurimiyasakura 26

接続を切り替えよう スケジュールフローや自動化フローは基本的に開発者の接続情報で処理を実行し ています。同僚に渡す場合はその人に接続を切り替えるように伝えましょう。 1 2 自動化したクラウドフロー 2025/12/23 ©yurimiyasakura スケジュール済みクラウドフロー 27