タスクマネジメント_基本編

タスクマネジメント 基本編 v1.1̲20250502 中村 洋(@yohhatu)

今日のゴール

この時間が終わった時のゴール ✔ タスクばらしの基本を知ることができる ✔ うまいタスクばらしの状態を知ることができる

この場の価値を高くするための いくつかのお約束 https://unsplash.com/photos/gray-lighthouse-on-islet-with-concrete-pathway-at-daytime-7cdFZmLlWOM

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お約束 ✔ 質問、疑問、自分の考えを出すことはこの場 への貢献です。どんどん出していきましょう ✔ それぞれ考えや解釈が違っていて当たり前で す。違いを楽しんでいきましょう

タスクマネジメントの前提

タスクマネジメントとは ✔ タスクマネジメントとは、目的達成のための 作業(タスク)をうまく扱うスキル ✔ 洗い出し、順序決め、完了条件の設定といっ た「準備」と、実施中の見える化と再計画とい う「実行」がある ✔ 個人でもチームでも応用でき、基本となる考 え方は共通

タスクマネジメントの前提 SCRUM FRAMEWORK Sprint Retrospective Product Goal Product Backlog Refinement Daily Scrum Definition of Done Sprint Goal Dev Sprint Planning SM Sprint Review PO Product Backlog Increment Sprint Backlog Scrum Team https://www.scrum.org/resources/scrum-framework-poster

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タスクマネジメントの前提 ✔ 1週間の短い期間を1つの単位として、その先頭で計 画を立てる ✔ その計画の進捗状況を日々確認して、問題を発見 し、必要があれば計画を変える ✔ 短い期間の最後に、利用者や関係者でできたものを さわり、出来映えを確認し、次に作るものの着想や洞 察を得る ✔ 最後に自分たちのやり方を改善するための話し合い をして、うまくやる方法を見つける ✔ そしてまた次の1週間に入っていく(繰り返し)

“タスクばらし”を知る

タスクばらしとはなにか？ ✔ ゴールのある活動を完了し、実現するための 作業(タスク)にばらすこと ※ゴールのある活動 = 何かを作ったり、施策を実施するなど

うまくタスクばらしできているのは どっち？ ✔ カレーの作り方1 ✔ 肉と野菜を切る ✔ 肉と野菜を調理 する ✔ カレーを作る ✔ カレーの作り方2 ✔ ニンジンを袋から 出す ✔ ニンジンを洗う ✔ じゃがいもを… ✔… ✔ ご飯を皿によそう

タスクばらしをする理由 ✔ タスクばらしをすることでゴールへの道筋が 整理できる ✔ 整理する過程で足りないことがわかる ✔ 取り組んでいる途中で残りのタスクがわかる

タスクばらしをしなかったり、 うまくできないとどうなる？ ✔ 進捗や残りがわからない。本人も周りも助け れらない ✔ ゴールにたどり着くことができない

タスクばらしをする前に 確認すること

その活動のゴールを知る ✔ ゴールはどうなったら完了なのか？ ✔ ゴールを知らないと完了したかどうかを検 査できない ✔ ゴールを知らない、理解しないままにタス クばらしはできない

ゴールの背景を知る ✔ ゴールの背景、理由を知る ✔ 理解が深くなり、タスクを洗い出す質が変 わる

ゴールに対する制約条件を知る ✔ 期日はいつか？ ✔ 期日を過ぎるとなにが起きるのか？ ✔ 使えるリソースはなにか？ ✔ 自分たちが使える時間はどれくらいか？

タスクばらしのコツ

タスクの見つけ方 ✔ ゴールから逆算して段取りを見つける ✔ ゴールの理解度によって見つけられるタス クの質や量が変わってくる ✔ タスクを見つけられないならゴールやタス クを実施できるほど理解していないというシグ ナルかもしれない

タスクの書き方 ✔ 具体的な行動にする ✔ 大きさは1日で動きがわかる程度 ✔ タスクの終了条件もセットにする

タスクの書き方 ✔ 具体的な行動にする ✔ 「調査する」ではなく「メリット、デメリット を3ページ程度のレポートにまとめる」

タスクの書き方 ✔ 大きさは1日で動きがわかる程度 ✔ 慣れていないうちは最大2時間くらいにする ✔ タスクが明確になり抜け漏れや曖昧であることに すばやく気づくことができる ✔ 1つ1つ終えることができ進捗がわかりやすくなる (自分自身の達成感も得られやすい)

タスクの書き方 ✔ タスクの終了条件もセットにする

タスクばらしの結果を検査する ✔ 実際にできそうか？抜け漏れがないか？ ✔ 自分たちが使える時間に収まっているか？ ✔ 依存関係はどのようなものがあるか？

タスクの運用

タスクを見える化する ✔ タスクボードでタスクを見える化する ✔ タスクの動きをリアルタイムで更新する ✔ 予想通りでないことが起きたら声をあげる

タスクを見える化する ✔ タスクボードでタスクを見える化する ✔ ToDo・Doing・Done

タスクを見える化する ✔ チームで透明性を実現する ✔ チームで自分たちで状況・状態を検査する ✔ チームで検査した内容から次になにをすればい いか、今後どうしていくか適応する

タスクを見える化する ✔ タスクの動きをリアルタイムで更新する ✔ 最低でも1日に1回の朝会で確認する

タスクを見える化する ✔ 予想通りでないことが起きたら声をあげる ✔ 予想通りでないことがわかったことが情報 ✔ 予想通りでないことはなにも悪いことではない

タスクを見える化する ✔ 予想通りでないことの例 ✔ 予想していないタスクが必要なことがわかった (不要なことがわかった場合も) ✔ タスクが想定していた時間で終わらないことがわ かった ✔ タスクが想定していたやり方では終われないこと がわかった

参考：タスクボードの概念 https://www.slideshare.net/hiranabe/dx-agile-and-scrum-by-nonaka

• https://www.slideshare.net/hiranabe/dx-agile-and-scrum-by-nonaka

望ましいタスクボードの状態 ✔ チームの”情報ラジエーター” ✔ 最新の正しい情報が一カ所にまとまっていて必 要な人がすぐに見ることができる ✔ 毎日の動きがわかる程度の詳細さがある ✔ このままいけばどうなるか？がわかる

参考：タスクボードの実例

タスクを見える化する 施策 Todo メルマガを 配信できて Doing 差し込む画 文面を書く いる 像を選定す る 内容をレ 配信設定す ビューする る 配信された かログを見 る 効果測定レ GAから ポートがで データを取 きている 得する 考察を出す データをグ スライドに ラフ化する まとめる 目標設定を 書く Done

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ゴールの結果を確認する ✔ タスクを終わらせることが最終目的ではな く、ゴールにたどり着くことが目的

ゴールの結果を確認する ✔ ゴールへの歩みをふりかえり、わかったこと や気づいたことを特定する ✔ 洗い出したタスクにどのような変化があったか？ ✔ タスクを実際にやってみて予想と違ったことは あったか？ ✔ 予想と違ったことが起きた時にどのように行動し たか？

タスクばらしをやってみる

タスクばらしをやってみる ✔ お題：プレゼンテーションできる状態にする ✔ 来月の月次会議で「新人研修で学んだこと」 というテーマで発表することになりました

質問をどうぞ https://unsplash.com/photos/cYRMl1HeuVo

• https://unsplash.com/photos/cYRMl1HeuVo

ケーススタディ

ケーススタディ ✔ ゴールがわからない場合、どうしたらいい？ ✔ タスクばらしがうまくできているか、自分で 自信がない場合、どうしたらいい？ ✔ タスクばらしして進め方結果がその予想と 違っていた場合、どうしたらいい？

今日わかったことや 取り組んでみること

今日わかったことや取り組んでみること ✔ どんなことがわかりましたか？ ✔ これまでのみなさんのタスクマネジメントを どのように変えてみますか？

みなさんの現場の前進に役立つと幸いです