SharePoint リストを、Power Automate フローが動き出す操作盤にしよう

Haru はる (Haru) X : @isamu_Automate SharePoint リストを、 Power Automate フローが 動き出す操作盤にしよう ―― チェック1つで動かす設計と作り方 気ままに勉強会 / 2026.10.31

まず、今日話している自分が何者か Haru 自己紹介 はる (Haru) X : @isamu_Automate 製造業・非IT部門からのスタート 社内 : Power Platform の推 進・講座 社外 : Power Automate 45分 講座 PA45 を毎週開催/PLUG (広島) 発起人 Microsoft MCT Certified Trainer Microsoft 認定トレーナー 2026年10月~ 気ままに勉強会 / Haru 製造業の IT ではない部署から、Power Automate の推進と講座をしている 2/47

どんな経緯で、業務の自動化に関わるようになったか Haru これまでの歩み : 製造技術の現場から、自動化へ 2022 PAD でスタート Power Automate Desktop で 業務の自動化を始める 2025-2026 PLUG・PA45 を開始 MCT に認定 2007 製造業に入社 製造技術の現場で15年 ~2021 くすぶり期間 自分の強みは?と内省 2023 推進役に挙手 未経験から社内DXへ 2007 2016 2019 2021 2022 2023 2026 気ままに勉強会 / Haru 気持ちの上がり下がりをグラフにしたもの (2026-03 一歩をフミダセTV で話した内容より) 製造技術の現場に15年いて、2022年に業務の自動化と出会った 3/47

社内の推進役になったきっかけと、そのときの自分 Haru フローも満足に作れないまま、手を挙げた 2023 推進リーダーに 立候補 フローは満足に作れない 2024 1年かけて PAD を覚える 教育会・部門サイト テンプし配布・相談窓口 2025 クラウド版 Power Automate へ 本部全体の教育を担当 (自分で売り込んだ) 2024年4月、学習サービスに送ったメールより ● PAD歴1年 ● 今年から推進担当。見切り発車で挙手 ● 社内に質問できる人がいない ここで手を挙げれば、 居場所ができるかもしれない 気ままに勉強会 / Haru 2023年、フローも作れないまま、社内の推進役に手を挙げた 4/47

本題の前に、社内で何をしているかの前提 Haru 前提 : 社内で、Power Automate の講座を開いている 社内の Power Automate ハンズオン講座 第1回 第2回 第3回 第4回 第5回 第6回 第7回 第8回 オンライン (Teams) で開催。参加するのは、IT の部署ではない人たち はる (社内の推進担当) 講座は、業務の1つ 講師も運営も、自分 講師 講座で話す 配るフローを作る 運営 申込・会議の案内 アンケート・録画・バッジ 気ままに勉強会 / Haru 今は業務の1つとして、社内の Power Automate 講座を講師も運営も自分で回している 5/47

今日の話、全体の流れ Haru 今日の話 : 2025年の手作業から、2026年の全自動へ 2025年 全部手作業 ● 申込・案内・リマインド アンケート・バッジ ● 講座1回の裏に2~3時間 ● 失敗が6つ起きた 2026年 全8回を全自動 ● フロー7本+ SharePoint リスト 5つ ● 重複して送らない ● 人がやるのは チェック1つ 1 2025年は手作業 2 チェック1つの操作盤 3 7本の配線 4 重複させない 5 だれでも使える形に 気ままに勉強会 / Haru 今日は、その講座の運営を、手作業から全自動にした話 6/47

先に、今日の仕組みの全体図を見ておく Haru 全体の仕組み : リストを真ん中に、フローがつなぐ 参加者 申込・回答 Forms 申込・アンケート (全回同じリンク) 届く Power Automate クラウドフロー 7本 ① 受付+会議案内 ② 前日リマインド ③ アンケート案内 ④ 回答の記録 ⑤ 動画・資料案内 ⑥ 延期・中止案内 ⑦ バッジ授与 送る Outlook 案内メール 届く 参加者 講師 日程・URL チェック1つ SharePoint リスト5つ=操作盤 講座スケジュール 出席管理・回答・バッジ 行が 変わる 書き 戻す Teams 会議 全8回ぶん先に作成 会議URLは先にリストへ 参加者 : Forms で申込・回答するだけ 講師 : リストに入れて、チェックを1つ フロー7本 : 見て送り、書き戻す 気ままに勉強会 / Haru 仕組みは、SharePoint リストを真ん中に置き、フロー7本がつなぐ形 7/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 第1章 : 2025年の講座運営で、何が起きていたか Haru 第1章 2025年は、全部手作業だった 社内講座を回すほど、 何が起きていたか 2025年 : フローの場所に、講師がいた 参加者 申込・回答 Forms 申込・アンケート (全回同じリンク) 届く 講師が 全部手作業 受付メール リマインド アンケート案内 回答の集計 公開の連絡 バッジ 講座1回ごとに2~3時間 送る Outlook 案内メール 届く 参加者 講師 日程・URL チェック1つ SharePoint リスト5つ=操作盤 講座スケジュール 出席管理・回答・バッジ Teams 会議 全8回ぶん先に作成 気ままに勉強会 / Haru まずは2025年、運営を全部手作業でしていた頃の話から 8/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 最初に試した、作り方を教える講座はどうなったか Haru 作り方を教える講座は、続かなかった 2023~24年の講座がめざした所 作る 自分でフローを作る (市民開発) 大きな段差 学ぶ時間・学ぶ量 使う 配られたフローを 動かす 知る 講座を聞く 難しさ 参加者が届くところ 講座のあとに起きたこと ● 講座の場では作れる ● 職場に戻ると、学ぶ時間が無い ● 段差を越えられる人は一部 気ままに勉強会 / Haru 最初は作り方を教えたが、使うと作るの間の段差は越えられなかった 9/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 作ってもらう代わりに、どうやってフローを届けたか Haru フローをZIPで配って、まず使ってもらう 講師 (はる) の環境 フローを作る 標準コネクタだけ ZIP にする フロー1本= ファイル1つ ZIP を渡す 受講後の アンケートで届く 参加者の環境 (自分の Power Automate) 取り込む インポートで 自分のフローに 自分の仕事で 勝手に動く 作らなくても動く 楽になった 自動化の恩恵を まず体感 気ままに勉強会 / Haru そこで、フローをZIPで配り、まず使って恩恵を感じてもらうことにした 10/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 使うだけ講座の、1回の流れを順に見る Haru 講座を使うだけにした : 1回の流れ 講師 (はる) がやること 参加者がやること 配るフローを 作る 講師 講座の案内を 出す 講師 講座を選んで 申し込む 参加者 Teams で 受講する 参加者 アンケートに 答える 参加者 バッジと フローが届く 講師→参加者 取り込んで 仕事で使う 参加者 参加者 フローは作らない。 受け取ったフローを、自分の仕事で使うだけ 講師 (はる) 作る・案内する・バッジを渡す。 社内は Premium なし=標準コネクタだけ 気ままに勉強会 / Haru 参加者は使うだけになった。その分、講師の運営の作業が増えていった 11/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 使うだけでも、成果をどうやって見える形にしたか Haru 使うだけ講座 : 使った分だけ、効果がたまる 1 配る : 講師が作って、参加者が使う 講師がフローを作る 実行履歴を残す アクションを仕込む ZIP で配る 講座のあと アンケートに答えると届く 参加者が 自分の仕事で使う フローは作らない 2 たまる : 使うたびに、自動で記録 フローが動くたび 仕込んだアクションが 記録する 実行履歴リスト フロー名・実行日時 実行者・部署 × 削減単位 フローごとに 1回で浮く時間 Power BI のグラフ 毎日、自動で更新 気ままに勉強会 / Haru 使ったフローは実行履歴に残り、効率化の時間としてグラフで見える 12/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 使う人が増えて、運営の側で何が起きたか Haru 2025年、回すほど運営で失敗が増えた タイミング 手でやっていたこと 起きていること 申込のとき 申込者を一覧にまとめる、受付メール 重複の申込に気づかない 前日 Teams の URL を案内、リマインド 送り忘れ 延期・中止 対象者を抜き出して連絡 宛先の抜け 開催後 アンケートを案内、回答を集計 未開催の回に送ってしまう 数日後 録画と資料の公開を知らせる URL を入れ忘れて送る 回答後 参加バッジを渡す 二重に渡す 気ままに勉強会 / Haru 講座を回すほど、手作業の運営で失敗が6つ起きた 13/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ その運営に、どれだけ時間を取られていたか Haru 講座の中身より、運営に時間を取られていた 講座1回ごとに、手でやっていた作業 案内メール 30分 参加者の確認 30~40分 アンケート集計 30~40分 バッジの授与 30~40分 リマインド 15~30分 合計 2時間15分~3時間/1回 講座で話している時間 45~60分 裏の運営作業 2時間15分~3時間 価値を生む時間は自分でやる それ以外はフローに任せる 気ままに勉強会 / Haru 講座1回の裏で、運営に2~3時間かかっていた 時間は筆者の体感値 (計測値ではない) 14/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 2026年、その運営をどう変えたか Haru 2026年、全8回を7本のフローで回す 1 受付+Teams 会議の 案内 きっかけ:申込が来たら 2 前日のリマインド きっかけ:開催の前日 3 アンケートの案内 きっかけ:チェックで行が変わったら 4 回答をリストに記録 きっかけ:回答が来たら 5 動画・資料の案内 きっかけ:動画を公開状態にしたら 6 延期・中止の連絡 きっかけ:延期・中止にしたら 7 バッジを授与 きっかけ:回答が来たら 人がやるのは 送ってよいかのチェック1つ 気ままに勉強会 / Haru 2026年、全8回の運営を7本のフローに渡した 15/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 第2章 : なぜ人の作業がチェック1つで済むのか Haru 第2章 チェック1つで動く操作盤 人がやるのは、 なぜチェック1つで済むのか 第1章で分かったこと 1 2025年は手作業で、失敗が6つ起きていた 2 講座1回の裏に、2~3時間の作業があった 3 2026年、全8回を7本のフローで回すことにした この章で見るところ : 講師 → リスト (操作盤) 気ままに勉強会 / Haru 次は、人の作業がチェック1つで済む理由 16/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ この章で見るのは、全体図のどこか Haru 第2章で見るところ : 講師 → リスト (操作盤) 参加者 申込・回答 Forms 申込・アンケート (全回同じリンク) 届く Power Automate クラウドフロー 7本 ① 受付+会議案内 ② 前日リマインド ③ アンケート案内 ④ 回答の記録 ⑤ 動画・資料案内 ⑥ 延期・中止案内 ⑦ バッジ授与 送る Outlook 案内メール 届く 参加者 講師 日程・URL チェック1つ SharePoint リスト5つ=操作盤 講座スケジュール 出席管理・回答・バッジ 行が 変わる 書き 戻す Teams 会議 全8回ぶん先に作成 会議URLは先にリストへ 1 実際のリスト > 2 人はチェック1つ > 3 チェックは印 > 4 先に全部決める 気ままに勉強会 / Haru 第2章で見るのは、講師とSharePoint リスト (操作盤) のところ 17/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ まず、操作盤になっている実際のリストを見る Haru これが操作盤 : フローが見るのは4つの列だけ PowerAutomate45 講座スケジュール2026 講座回 判定に使わない 状態 受講後アンケート... 状態 開催実績 人のチェック 送信済み 受講後の配信承諾 アンケート案内... アンケート案内 第1回 作る基礎編 (入門) https://forms.office... survey 開催済み ✓ ✓ 2026/05/14 20:00 送らない 送信済み 第2回 作る基礎編 (条件分 岐) https://forms.office... survey 開催済み ✓ ✓ 2026/06/11 20:00 送らない 送信済み 第3回 作る基礎編 (SharePoint連携) https://forms.office... survey 開催済み ✓ ✓ 2026/10/27 3:48 送らない フローが書き戻した 第4回 作る基礎編 (承認フ ロー) https://forms.office... survey 開催予定 ✓ 待つ チェック済みでも開催前 第5回 作る基礎編 (エラー 処理) https://forms.office... survey 中止 送らない 中止 チェックを1つ入れると、こう動く 講師が チェックを入れる 配信承諾 行が変わる 講座スケジュール フローが 4つの列を見る そろった? 申込者に メールが届く アンケート案内 送信済みに チェックが入る フローが書き戻す 気ままに勉強会 / Haru リストの1行が講座1回。フローが見るのは4つの列だけ 18/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 自動化したあと、人に何を残したか Haru 人がやるのはチェック1つだけ フローに任せたこと (8つ) 受付メール 会議の案内 前日リマインド アンケート案内 回答の記録 動画・資料の案内 バッジ授与 延期・中止の連絡 人に残したこと 日程とURLをリストに入れる 送ってよいかの、チェック1つ 講座で話す なぜチェックだけ人に残したか : 取り消せるかどうかで分けた リストの更新・記録 間違えても直せる フローに任せる メールの送信 送ったら取り消せない 直前に人のチェック 気ままに勉強会 / Haru 人に残したのは、取り消せない送信の直前のチェック1つだけ 19/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ そのチェックを、どう扱っているか Haru チェックは命令ではなく、リストの状態の1つ 1 命令だと 送信ボタン 押した瞬間に送る URLが空でも、中止でも 2回押すと2通 2 印だと : チェックは、行の状態の1つ。フローが行ごとに4つを見る 講座回 開催実績 アンケートURL 配信承認 (チェック) 送信済み フローの判定 第3回 開催済み 入っている ✓ まだ 4つそろう→送る 第4回 開催予定 入っている ✓ まだ チェック済みでも待つ 第5回 中止 入っている まだ 送らない チェックは先に入れておける。 開催済みになった瞬間に1回だけ送る 気ままに勉強会 / Haru そのチェックは送信ボタンではなく、リストの状態の1つ 20/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ チェックを入れたとき、フローの中で何が起きるか Haru チェックだけでは送らない : 4つそろって、1回だけ送る 講師が チェック フローがリストの状態を確かめる 開催済みになっている アンケート URL が入っている 送ってよいのチェックがある まだ送っていない 4つそろったら 1回だけ送る 1つでも欠けたら 送らずに待つ だから、うっかりしても止まる 2回チェックし直した → まだ送っていない、で止まる 中止の回にチェックした → 開催済み、で止まる URLを入れ忘れた → URLが入っている、で止まる 気ままに勉強会 / Haru 4つの状態がそろったときだけ1回送るので、間違いが起きにくい 21/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ この仕組みのために、講座の前に何を決めておくか Haru 先に決められるものは、講座の前に全部入れた 第1回 第2回 第3回 第4回 第5回 第6回 第7回 第8回 全8回の日程 講座の前に 全部決めた Teams 会議 8回ぶん 先に作成 申込・アンケート 全回で 同じリンク 資料・動画の保存先 フォルダーと URLを先に 講座スケジュール : 8行を、講座の前に全部埋める 講座回 開催日時 Teams 会議 URL アンケート URL 資料・動画の保存先 入力 第1回 ✓ 第2回 ✓ 第3回 ✓ 第4回 ✓ 第5回 ✓ 第6回 ✓ 第7回 ✓ 第8回 ✓ 気ままに勉強会 / Haru そのために、日程・会議・Forms・保存先は講座の前に全部入れておく 22/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 講座1回の中で、行の状態がどう変わっていくか Haru 行が変わるたび、フローが4つを見て決める 条件を満たしている 満たしていない → 4つとも緑の行だけ送る 行が変わった 開催実績 開催済み? 配信承認 はい? アンケートURL 入っている? 送信済み いいえ? 判定 講座の前 開催予定 いいえ 空 いいえ 送らない 開催済みにした 開催済み いいえ 入っている いいえ 送らない 承認がまだ 配信承認を入れた 開催済み はい 入っている いいえ 送る 送信済みをはいに 送信済みを書き戻した 開催済み はい 入っている はい 送らない 自分の書き戻しで動くが止まる 中止の回 中止 いいえ 空 いいえ 送らない ずっと送らない 気ままに勉強会 / Haru 行が変わるたびにフローが4つを見て、そろった瞬間に1回だけ送る 23/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 第3章 : 7本のフローを、講座1回の流れに重ねる Haru 第3章 7本の配線 講座1回のどこで、 どのフローが動くか 第2章で分かったこと 1 人がやるのは、取り消せない送信の直前のチェック1つ 2 チェックは命令ではなく、そろった印の1つ 3 先に全部リストに入れておき、行が変わるたびにフローが 4つを見る この章で見るところ : フローが読んで、送る 気ままに勉強会 / Haru 次は、7本のフローが講座1回のどこで動くか 24/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 講座1回のどこで、どのフローが動くか Haru 講座1回の流れに、7本を重ねる 準備 講師 人 全8回の 行を埋める 申込 Formsで申込 1 受付+ 会議案内 前日 前日になる 2 リマインド 日程変更 状態を変える 6 延期・中止 の案内 開催後 講師 人 開催済み+ チェック その瞬間 行が変わる 3 アンケート 案内 回答 Formsで回答 4 7 記録と バッジ 動画保存 公開状態に 5 動画・資料 の案内 緑の点線=人がやる (2か所だけ) 青の枠=フローが自動でやる (①~⑦) 気ままに勉強会 / Haru 人が動くのは2か所だけ。あとは、きっかけごとにフローが動く 25/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ フローが読み書きする、5つのリストのつながり Haru 土台は SharePoint リスト5つ。こうつながる Forms 申込 1 出席管理 1行=1人×講座1回 受付ID=講座回+メール ① 受付・会議案内 講座回でつながる 講座スケジュール 1行=講座1回 (8行) 配信承認・送信済み ② ③ ⑤ ⑥ 講座の案内 Outlook 参加者へのメール ⑦ バッジ Forms アンケート回答 4 アンケート回答 1行=1回答 講座回・回答者メール 7 バッジ獲得状況 1行=1人×1バッジ バッジID+メール 名前 バッジマスタ 9種類 名前・画像 気ままに勉強会 / Haru 5つのリストが講座回やIDでつながり、フローがそれを読み書きする 26/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ ここから中を見るフローが、全体のどこにあるか Haru ここから中を見るのは ③ アンケート案内 1 講師がリストの 配信承認にチェック 2 行が変わって ③ が4つを見る 3 Outlookで 申込者にメール 4 リストの送信済みを 書き戻す ほかの6本も、きっかけと中身が違うだけで 同じ形 気ままに勉強会 / Haru 代表として、③ アンケート案内のフローを見ていく 27/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 話の切り替え : リストから、フローの中身へ Haru ここからは、 Power Automate のフローの中身 ここまでは、リスト (操作盤) の話。 7本のうち1本だけ、代表で中を見ていく。 気ままに勉強会 / Haru ここからは、リストではなく、フローの中身の話 28/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ アンケート案内のフローの中身 Haru アンケート案内のフロー : 行が変わるたびに、4つを見る フロー全体 (上から順に動く) 最初の条件:4つ全部そろったら送る 日本語にすると 開催実績が「開催済み」 配信承認に「チェック」 アンケートURLが「入っている」 送信済みが「まだ」 送ったら最後に、送信済みを「はい」に書き戻す 気ままに勉強会 / Haru 行が変わるたびに4つを見て、そろったら送り、送ったら書き戻す 29/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 第4回を開催済みにしたとき、実際に何が起きるか Haru 第4回を開催済みにすると : 撮った画面で順に 1 第4回の行を開く 配信承認はチェック済み・開催 予定 2 開催済みにして保存 触るのはこの1か所だけ 開催予定 ▼ 開催済み 3 メールが届く 申込者にアンケートのお願い 4 送信済みを書き戻す ちゃんと送った記録が残る 5 実行履歴に2回 次の失敗の話へ チェックは先に入っている 開催済みになった瞬間に、4つそろって送る ポイント:送ったら書き戻す ちゃんと動いた記録が、リストに残る 気ままに勉強会 / Haru 開催済みにすると送り、送った記録がリストに残る 30/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 動いて、届いて、書き戻すまでを画面で追う Haru 実際に動かすと : 動いて、届いて、書き戻す 1 行が変わると フローが動く 2 申込者に メールが届く 3 送信済みを 書き戻す 送信済み=はい、日時=utcNow() 3の書き戻しも行の変更。1がもう一度動く → 次のスライド 気ままに勉強会 / Haru ただ、書き戻しも行の変更なので、フローはもう一度動く 31/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 話の切り替え : 失敗を1つ紹介する Haru 同じメールが、 2通届いたことがある なぜ、送ったあとに送信済みを書き戻すのか。 同じメールを2回送らないため。その理由になった失敗の話。 気ままに勉強会 / Haru そのせいで、同じメールが2通届いたことがある 32/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 同じフローが2回動いたとき、何が起きていたか Haru 実体験 : 2回動き、2通届いたこともある 1 1回目 (3秒) : チェックがきっかけ 講師がチェック 配信承認 行が変わる フローが動く 4つそろう メールを送る 申込者へ 送信済みを書き戻す これも行の変更 2 2回目 (0.1秒) : 自分の書き戻しがきっかけ 行が変わった 送信済み=はい フローがまた動く 条件で止まる 送信済みがはい 何もしない メールは送らない 実行履歴:同じフローが2回並ぶ 気ままに勉強会 / Haru 2回目を止めていたのは、書き戻した送信済みだった 33/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 話の切り替え : 続けて受けてもらう工夫 Haru 続けて受けてもらう工夫を、 手間なく回す 去年の講座では、回を重ねるほど参加者が減っていった。みんな忙しい。 続けて受けたくなる仕掛け (バッジ) を、講師の手を使わずに回した話。 気ままに勉強会 / Haru もう1つ、続けて受けてもらう工夫も、手間なく回した 34/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ バッジが、講師の手を使わずに届くまで Haru バッジは、8個そろったらシークレット アンケートに回答 4 回答を記録 アンケート回答リスト 7 同じ獲得IDは? バッジID+メール 無ければ1行 バッジ獲得状況 バッジのメール 送信済みを書き戻す バッジ獲得状況:2回答えても1行だけ 全8回をそろえた人へ 1 2 3 4 5 6 7 8 ▼フローが8個を数えて 9 シークレットバッジ 気ままに勉強会 / Haru 回答するとバッジが届き、8個そろうとシークレットが届く 35/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 第4章 : 重複させない・間違えないための決まり Haru 第4章 重複させない・間違えない 何度フローが動いても、 同じメールが2通届かないの はなぜか 第3章で分かったこと 1 7本のフローは、講座1回の流れのどこかで動く 2 行が変わるたびに、フローが4つを見て決める 3 書き戻しで2回目が動いても、送信済みで止まる この章で見るところ : 行が変わる ⇄ 書き戻す 気ままに勉強会 / Haru 次は、重複させない・間違えないための決まり 36/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 重複させないために決めたこと Haru 重複させない : 決まりは2つだけ 1 送ったら、 必ず書き戻す 送った単位ごとに、 記録するリストを分ける 講座の案内4種 → 講座スケジュール 講座1回ごと・送信済み ✓+日時 会議案内 → 出席管理 申込者1人ごと・送信済み ✓+日時 バッジのお知らせ → バッジ獲得状況 1人×1バッジごと・送信済み ✓+日時 書き戻しでフローがもう一度動いても、送信済み ✓を見て止まる (第3章の実行履歴2回) 2 作る前に、 IDで先に探す 同じ人が 2回申し込む 2回答えても同じ IDを作る 講座回+メール 同じIDは? 先に探す 無い 作って送る 1回目だけ ある 何もしない 2回目以降 気ままに勉強会 / Haru 決まりは2つ。送ったら書き戻す、作る前にIDで探す 37/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 2回目が来ても送らない仕組みを、全体の動きで見る Haru 全体の動き : 2回目が来ても、送らない 3 アンケート案内 入口:行が変わったら動く 条件:4つそろった? (送信済みがいいえ?) そろったら送る 送ったら書き戻す 2 1回目:送る Outlook 1回目:申込者にメール 1 チェックで 行が変わる 講座スケジュール 第3回の行 送信済み:いいえ (1回目の前) 送信済み:はい (書き戻したあと) 4 これも行の変更 →もう一度動く 3 送信済みを 書き戻す 5 2回目は止まる 2回目 送信済みがはい →条件で止まる メールは送らない 気ままに勉強会 / Haru 書き戻した送信済みが、2回目を止めるブレーキになる 38/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 2回目をどこで止めるか、もう一歩の選択肢 Haru もう一歩 : 2回目を、入口で止める Power Automate のフロー リスト 書き戻しで 行が変わる 入口 (トリガー) トリガーの条件 ここで止めると 実行が始まらない 中の条件 今の作り ここで止まる 実行は始まる 送る 4つそろった ときだけ 今の作り : 中の条件で止める 2回目も実行は始まり、条件で止まる 実行履歴に2回並ぶ。止まった理由を後から追える トリガー条件:入口で止める (今回は入れていない) 2回目は実行そのものが始まらない 実行履歴に残らないので、後から追いにくい 私は、まず中の条件で動きを確かめてから、入口に移すようにしている 気ままに勉強会 / Haru 2回目は入口でも止められるが、まずは中の条件で動きを確かめる 39/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 送るかどうかを、なぜ日付で決めないのか Haru なぜ日付ではなく、状態で判定するのか 予定 日付で判定 日付は「予定」 ● その日が来たら、開催していなくても送る ● 延期・中止を、フローは知らない 状態 状態で判定 開催実績は「事実」 ● 開催したら、講師が開催済みにする ● 延期・中止の回は、開催済みにならない 実際のリスト:フローが見るのは、開催日ではなく開催実績の列 開催済み 送ってよい 開催済み 送ってよい 開催済み 送ってよい 開催予定 まだ送らない 中止 ずっと送らない 気ままに勉強会 / Haru 日付は予定で、開催実績は事実。だから状態で判定する 40/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 日程が変わったとき、日付と状態で何が違うか Haru 日付ではなく状態で判定 : 日程が変わっても間違えない 例:第4回を、1週間延期した 日付で決めると 開催日の翌日に送る 元の開催日の 翌日になる 延期は知らない フローが動く 日付の条件だけ アンケートが 届いてしまう まだ講座をしていない 状態で決めると 4つそろったら送る 開催予定 のまま 延期しても 4つ そろわない 未開催 送らない 待つ 開催して 開催済みに 講師 そのとき 1回送る 気ままに勉強会 / Haru 延期しても、開催済みになるまでは送らない 41/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 第5章 : この仕組みを、だれでも使える形にする Haru 第5章 だれでも使える形に この仕組みを、 だれでも使える形に 第4章で分かったこと 1 送ったら、単位に合わせて書き戻す 2 作る前に、IDで探す 3 日付ではなく状態で判定する この章で見るところ : フローをまとめて、だれでも使える形に 気ままに勉強会 / Haru 最後に、この仕組みをだれでも使える形にした話 42/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ だれでも使えるように、どうまとめたか Haru 7本をまとめて、ソリューションで、だれでも使える形に ソリューション 講座運営 > すべて 表示名 種類 参加受付・Teams会議案内 クラウドフロー 開催前日のリマインド クラウドフロー 受講後アンケート案内 クラウドフロー アンケート回答の記録 クラウドフロー 動画・資料の公開案内 クラウドフロー 延期・中止の案内 クラウドフロー 回答者へのバッジ授与 クラウドフロー 表示名 種類 Microsoft Forms (講座運営) 接続参照 Office 365 Outlook (講座運営) 接続参照 Office 365 Users (講座運営) 接続参照 SharePoint (講座運営) 接続参照 ソリューション フロー7本 +接続参照 使う人が、自分の接続を選び直すだけ 使う講座ごとに入れ替えるもの ● 講座の日程と講座名 ● Teams 会議 ● 申込・アンケートの Forms ● 資料・動画の保存先 気ままに勉強会 / Haru フローはソリューションにまとめ、講座ごとの違いはリストに入れた 43/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 今日の話を、3つにまとめる Haru まとめ 1 準備は前倒し。先に決められるものは全部リストへ 2 送るのは状態がそろったときに1回だけ。書き戻す・IDで探す 3 人がやるのは、取り消せない操作の直前のチェック1つ 気ままに勉強会 / Haru 準備は前倒し、送るのはそろったときに1回、人はチェック1つ 44/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 今日のポイントを、全体図の上で振り返る Haru まとめ : 全体図で見る、5つのポイント 参加者 申込・回答 Forms 申込・アンケート (全回同じリンク) 届く Power Automate クラウドフロー 7本 ① 受付+会議案内 ② 前日リマインド ③ アンケート案内 ④ 回答の記録 ⑤ 動画・資料案内 ⑥ 延期・中止案内 ⑦ バッジ授与 送る Outlook 案内メール 届く 参加者 講師 日程・URL チェック1つ SharePoint リスト5つ=操作盤 講座スケジュール 出席管理・回答・バッジ 行が 変わる 書き 戻す Teams 会議 全8回ぶん先に作成 会議URLは先にリストへ 1 リストが操作盤 状態は全部リストで管理 2 人はチェック1つ 取り消せない送信の直前だけ 3 4つそろって1回 チェックだけでは送らない 4 送ったら書き戻す 2回目を止めるブレーキ 5 先に全部決める 日程・会議・Forms・保存先 気ままに勉強会 / Haru この5つで、講座の運営を人のチェック1つで回せる形にした 45/47

1 2025年は手作業 > 2 チェック1つの操作盤 > 3 7本の配線 > 4 重複させない > 5 だれでも使える形に > 6 まとめ 最後に、社内のDX推進のやり方をまとめる Haru まとめ : DX 推進のやり方は、使う人の中から見つける 使うだけ講座の参加者 配ったフローを使う=Power Automate のユーザー 毎回のアンケート 熱量を測る選択肢を、最初から入れておく 作りたい・推進したい人 興味のある人が、毎回少しずつ見つかる 作る人 (クリエイター) 手厚く情報を届けて、段差を越える アンケートに、熱量を測る選択肢を入れておく 講座のアンケート Q. 今後について、近いものを選んでください ● 今後、自分でフローを作ってみたい ● 社内の推進にも関わってみたい ○ まずは使うだけでよい (選択肢の文言はイメージ) 手を挙げた人に、 手厚く情報を届ける 気ままに勉強会 / Haru 社内のDX推進も同じ。まず使う人を増やし、熱量のある人を作る人へつなぐ 46/47

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