DX時代の業務マネジメント

v1.0.1 Booster Lab DX時代の業務マネジメント ブースターラボ

ブースターラボのコンセプト マネジメントから 「限界突破」を支援する 素晴らしい専門技術を持っている企業や店舗であっても、 業務運営・人材育成・問題解決を並行してステップアップ させることには困難を伴います。 ブースターラボでは、そういった障壁を取り除き、持続的 な成長ができる組織作りをマネジメント×テクノロジーの 力で支援します。

3 Booster Lab 執筆者の紹介 2015年 業務改革コンサルティング企業に就職。 お客様のBPRや人材育成といった仕組みづくりを推進。 2017年 タスクマネジメント導入支援やITコーチングの副業を開始。 2022年 個人でブースターラボプロジェクトを立ち上げ。 業務改革やDXなど生産性向上に関する記事を執筆。 また、アジャイルやシステム開発の研修・イベント・セミナーを運営。 執筆者 ナオヤ

4 アジェンダ 1. DXが求められる背景 2. 生産性向上の課題と解決方法 3. 業務マネジメント活動”ブースト” 4. おわりに Booster Lab

Booster Lab DXが求められる背景

6 Booster Lab 現代のビジネス環境 現代はビジネス環境が急速に変化して予測困難なVUCA（ブーカ）時代 組織のアジリティを高めるためには生産性向上が必要 V U C 変動性 Volatility 予測できない市場の変動や急激な変化 不確実性 Uncertainty 未来の出来事や結果が予測しづらい状況 例えば以下のようなことが起きる状態 • 生成AIなど、技術が常にアップデート • 顧客ニーズの多様化と急激な変化 • 新規参入企業による破壊的イノベーション • グローバル含めた規制や政策の変動 • 気候や疫病などの災害 複雑性 Complexity 多様な要素が絡み合い、原因と結果が複雑化している状況 変化に対して迅速に対応する 機敏性：アジリティ（Agility） を高めるために A 曖昧性 Ambiguity 生産性向上 解釈が不明確で、確実な結論が出しづらい状況 が必要

7 Booster Lab 生産性向上とは 最少人数で付加価値を最大化している状態が生産性が高いと言える これを実現するためには、定型業務を効率化して付加価値創出に注力できる状態が必要 付加価値労働生産性＝ 付加価値額 従業員数 現状のリソース使用率 最大化 最小化 ありたい姿のイメージ 定型業務 価値創出の活動 定型業務 定型業務の効率化し、 付加価値の創出に注力 ※業務のQCD最適化や 顧客価値向上を実現 価値創出の活動

8 Booster Lab 生産性向上を実現するための全体像 生産性を向上させるためには、”顧客価値の創出”と”業務マネジメント” による組織の最適化が重要 課題 解決方針 顧客価値の 創出 売上向上 手段 組織力 デザイン思考 サービス/ プロダクト リーン スタートアップ 業務プロセス システム アジャイル開発 付加価値労働 生産性の向上 最適化 利益向上 業務 マネジメント 業務改善 ナレッジ 人材 BPR 組織 タスク マネジメント カルチャー

9 Booster Lab デジタルトランスフォーメーション（DX） VUCA×デジタル時代の生産性向上にはDX化が不可欠 デジタル活用が当たり前にできる組織への変革が課題となる デジタイゼーション Digitization デジタライゼーション Digitalization デジタルトランスフォーメーション Digital Transformation 変革 AI アナログデータをデジタル化する こと（例：紙書類を電子化）。 デジタル技術を活用して、既存の 業務やサービスを効率化・自動化 すること。 提供価値 ビジネス モデル デジタル技術を活用してビジネス モデルや提供価値を変革し、競争 優位性を確立すること。 デジタル活用が当たり前にできる組織によって実現・持続

Booster Lab 生産性向上の課題と解決方法

11 あなたの組織はこんな課題を持っていませんか？ Booster Lab 生産性向上の余力が大きい企業には、「業務推進」と「社員エンゲージメント」に問題を抱えていることが多い • 業務推進 • • • • 新規事業や商品開発に使えるリソースが少ない タスクの優先順位や組織の業務を把握していない チームのタスクやスキルを適切にマネジメントできていない システム開発がベンダー丸投げで受発注の関係にある 業務が適切にマネジメント されていない状態が原因 • 従業員エンゲージメント • • • • 人材育成やスキル向上の機会が不足している 組織間のコミュニケーションや連携がうまく取れていない ムダに感じる業務をやらされている 残業が多い

12 業務が適切にマネジメントされていない状態とは Booster Lab 顧客行動などの可視化を通じたデータドリブンによる顧客価値の創出がビジネスの主流となっている 一方で、業務の内容や状況は担当者以外に分からず、適切にマネジメントされているとは言えない ビジネスはデータドリブンで価値創出活動 一方で、業務プロセスは？ • • • • • • • • • • • WEBクローラ開発の株式会社キーウォーカー https://www.keywalker.co.jp/tableau-dashboard/gallery.php?id=131 どのような業務がある？ どのようなプロセス？ どのような目的？ このアウトプット作成のやり方は？ どこの組織の責務？ どのくらい発生している？ どのくらいで終わる？ どのようなタスクがある？ どのくらいのコストがかかっている？ エラーや手戻りはある？ 今誰がボールを持っている？ 業務が適切にマネジメントされていない

• https://www.keywalker.co.jp/tableau-dashboard/gallery.php?id=131

13 Booster Lab 組織力強化を実現する業務マネジメント手法 生産性向上における業務効率化がおろそかになりがち 業務マネジメントのフレームワーク”ブースト”（通称ブースト活動）により解決 課題 解決方針 手段 組織力 本フレームワーク ではスコープ外 デザイン思考 サービス/ プロダクト 顧客価値の 創出 リーン スタートアップ 業務プロセス 売上向上 システム アジャイル開発 付加価値 生産性の向上 最適化 利益向上 業務 マネジメント ブースト 業務改善 ナレッジ デジタル技術が 当たり前に活用 されている状態 DX 人材 BPR 組織 タスク マネジメント カルチャー デジタル技術を 当たり前に活用 できる状態

Booster Lab 業務マネジメント活動”ブースト”

15 Booster Lab ブースト活動の基本 ブースト活動は、業務とタスクの可視化・分析・改善のサイクルを通じて業務効率化を実現していく この活動を支える４つの管理情報を定義 ①業務・タスク 可視化 ②イベント 業務/ タスク 改善 ③マインドセット 分析 ④ロール 基本的なサイクル 管理情報 ※管理情報も振り返りして改善していく ※使用するツールは自由でベンダーフリー 主な効果 • 品質向上 • 工数削減 • コスト削減 • リードタイム短縮 • 納期遵守 • ピーク平準化 • 属人化解消 • リスク顕在化 • 多能工化 • 自己組織化 • ナレッジ蓄積 • 心理的安全性確立 • オーナーシップ向上

16 Booster Lab 管理情報：①業務・タスク ブースト活動の基盤となる業務とタスクの情報 スキルマップ 人材育成の戦略策定に活用 業務×担当者のスキルと現状の役割分担を可視化 業務体系 基盤の中心 業務マニュアル 詳細化 属人化を排除 改善立案 改善プラン 改善立案 ボトムアップで改善立案 必要なアクションをタスク化 タスク 業務実施時にタスク化 日々生まれるタスクを管理 基盤の構築によって気づきを得な がら改善し、慣れてきたら以下の ような武器も活用しながら改善を 検討していく ・業務フロー図 ・業務プロセス図 ・パレート分析 ・ギャップ分析 ・特性要因分析 ・etc.

17 管理情報：①業務・タスク（例：業務体系） 業務を大中小項目で洗い出し、小項目ごとに目的・発生頻度（年X回、月X回等）・作業時間を記載 Booster Lab

18 管理情報：①業務・タスク（例：業務マニュアル） 業務の作業手順を示した業務マニュアルを作成 整理整頓した業務体系をもとに、属人化が進んでいるような業務から着手して徐々に拡充していく Booster Lab

19 管理情報：①業務・タスク（例：改善プラン） 定量・定性効果、実現性、ステータス、承認者などの改善内容を可視化 アクション内容をドキュメント化することで建設的な議論ができる Booster Lab

20 管理情報：①業務・タスク（例：スキルマップ） 現状のスキルレベルを定義し、業務×人材のマップを作成 スキルレベルの定義 スキルマップ Booster Lab

Booster Lab 管理情報：①業務・タスク（例：タスク） タスクの新鮮さを保ち透明性を高めるために、ステータスや優先順位を一目で管理できるボードを利用 ホワイトボードツールの利用が便利（Miro、Microsoft Whiteboard等） Action・Plan 起票 課題やアイディアを作成 Do・Check 重要 いつかやる 余力のあるときに実施 すぐやる 優先順位に並べ、期日も記載 進行中 実施済 担当者や状況を追記 マネージャー等が 確認後に削除 優先順位 佐藤 佐藤 遠藤 遠藤 緊急 やらない 定期的に削除 田中

22 管理情報：①業務・タスク（TIPS：改善業務の見つけ方(1/2)） Booster Lab 業務からムリ・ムダ・ムラ（３M）を省き業務改善するために役立つ８つの原則 廃止 やめる 削減 減らす 目的が曖昧な資料や会議、施策、サービスを廃止できないか 他の業務のアウトプットと重複している業務を廃止できないか 会議のための会議や資料作成を廃止できないか 不要な契約や購入を廃止できないか 会議の頻度や参加者を減らせないか 資料や報告の内容や項目を減らせないか フロー内の部署やメンバーを減らせないか 不要な契約や購入を減らせないか 順に検討 容易化 簡単にする 標準化 手順・ルールを決める 資料やデータはすぐに探せる、作れるようになっているか データはすぐに判断できるようになっているか（ダッシュボード等の作成） システムはすぐに操作できるようになっているか（チャットツール等から操作） フリー入力から入力規則をつけられないか 作業手順やルールは決まっているか ミスによる手戻りは発生していないか 担当者によってやり方が異なっていないか 例外発生時の対応ルールは決まっているか

23 管理情報：①業務・タスク（TIPS：改善業務の見つけ方(2/2)） 業務からムリ・ムダ・ムラ（３M）を省き業務改善するために役立つ８つの原則 計画・随時化 タイミングを見直し 分業分担 役割分担を見直し 手待ちがある業務を前もって仕掛かれないか 催促や問い合わせを減らせないか 随時処理でなく定期実行にできないか 業務発生の通知時だけのチェックにできないか 業務プロセスを並列・直列に組み替えて分担を見直せないか 外注化・内製化できないか 業務負荷を分担して平準化できないか 順に検討 残った定型業務をデジタル活用 定型作業をRPA化、Excel関数利用・マクロ化できないか 生成AIを活用できないか SaaS等のデジタルサービスを活用できないか スキル向上 ツール・システム・ルールの熟練度をあげられないか 分担できるようにスキルを身に着けられないか 自動化 習熟度向上やリスキリング Booster Lab

24 Booster Lab 管理情報：②イベント 円滑に活動を推進するために推奨するイベント イベント名 目安タイミング 目安時間/回 目的 主な内容 タスク確認会 1回/週 ６0分 チーム全体でタスクの優先順位 決めと、内容の解像度を高める ため。 • • タスク優先順位の並び替え タスク内容の詳細化 朝会 １回/日 15分 日々のタスク進捗を共有し、チー ムの認識を合わせるため。 • • • タスク進捗状況の更新 タスク推進における障害の相談 割込タスクの確認 成果共有会 １回/週 30分 実施したタスクの成果を共有し、 TIPSの展開や次のアクションに 繋げるため。 • 実施したタスクの紹介 振り返り 1回/週 30分 業務プロセスやブースト活動自 体を振り返り、継続的な改善を 図るため。 • • 業務プロセスや行動の振り返り ブースト自体の振り返り チーム横断 成果共有会 1回/月 チーム数×15分 複数チームで成果を共有し、組 織全体の成長を促進するため。 • チーム横断版の成果共有会

25 管理情報：③マインドセット ブースト活動の合言葉として3つのルールを守ることが成功の鍵 改善活動が失敗するのは後ろ向きな雰囲気が蔓延してしまうことにある 見て決める！ • 空中で議論せず、タスク・図・文章・ドキュメント等をもとに意思決定 • 業務ノウハウや議論の履歴といったナレッジを蓄積する癖をつける フィードバックは前向きに！ • レビュアーは、正論の振り回し・詰める口調・決めつけ等、指摘姿勢に注意 • 全員のレビュースキルを向上させ、心理的安全性の確立を目指す 失敗は未来へのステップ！ • 他者から「なぜこんなやり方をしていたのか」等を言わない • 振り返りの場で自分で気づきを得るように運営し、オーナーシップを醸成 Booster Lab

26 Booster Lab 管理情報：④役割 業務効率化に取り組む推進チームと、それを支えるマネジメントチームで推進 チームオーナーとブーストマネージャーは管理職が好ましい ブースト推進チーム ブーストマネジメントチーム チームオーナー ブーストマネージャー ・タスクや改善の意思決定 ・他チームオーナーとの調整 ・ブースト推進の戦略策定と実行支援 ・ブースト推進の障害解消 ブーストマスター ブーストコーチ ・チームへのブーストのルール浸透 ・メンバーのブースト実践サポート ・ブーストチーム/マスターへのコーチング ・ブースト推進に関わる全般作業 チームメンバー ・業務基盤情報の作成 ・タスク実行

27 Booster Lab ブーストの導入ステップとフェーズ まずは１チームからスモールにプロジェクトを開始し、フィードバックを得て水平展開 チームが主体的に業務の可視化・分析・改善のサイクルを回すことができる環境と機会を提供 導入フェーズ例 各フェーズ内のステップ例 プロジェクト計画 トライアル（1チーム＋事務局） ブーストマネジメントチームが、目的/目標や体 制、ツール、予算等を策定 3ヶ月 業務の可視化と改善 3ヶ月 業務基盤情報の全体作成と活用 各部門へ展開 定着化 ブースト推進チームが業務体系や業務マニュア ルを作成して改善を実施 ブースト推進チームがBPRやスキルトランス ファーを実施 プロジェクト振り返り ブーストマネジメントチームが中心となり、優良 事例や課題を洗い出して次期計画へ移行

Booster Lab 事例紹介

29 Booster Lab 導入事例1：製造業（大企業 全社 ※一部除く） 徹底したムダ排除やBPRにより2年間で約40%工数削減を実現し、人材のスキルアップも同時に実現 導入前 導入後 人員不足・業務量の逼迫による残業 時間が年々増加 工数削減(導入前から40%削減)によ る残業時間減（特別賞与も実施） 業務システム開発を 情シス部門に丸投げ ビジネス部門も要件定義に参加し、 オーナーシップをもって開発推進 （開発品質・スピード向上） 毎年決まった繁忙期間に 業務量ピークが発生 業務マニュアルを活用したスキル トランスファーによってピーク平準化 を実現（チーム間での協力体制構築） ※本資料の事例はブーストの前身の手法

30 Booster Lab 導入事例２：土木建設業(中小企業 現場部門) 業務プロセス図、業務マニュアルの作成により透明性の確保とムダ排除とBPRを６ヶ月実施 導入前 導入後 誰がどのような業務をどのように遂 行しているか詳細が分からない 業務プロセス図、業務マニュアルに よって透明性が向上 作業工程やプロセスが非効率 ムダ排除・BPRにより工数削減・主要 業務のリードタイム短縮を達成 一部専門業務の後継者不足 業務マニュアルによって スキルトランスファーを実現

31 導入事例3：総合建設業(大企業 バックオフィス部門・支店) 業務マネジメント基盤を構築しながらムダ排除による工数削減と、それを活用したBPRを1年間で実施 導入前 導入後 担当業務以外の詳細な やり方が分からず属人化 業務マニュアルによって スキルトランスファーを実現 手作業や重複資料、会議体が 多く非効率 目的や作業工程を見直し 約20%の工数削減 経理業務が非効率 担当者自ら業務プロセスを再設計し てサービス導入 Booster Lab

Booster Lab おわりに

33 まとめ Booster Lab • 競争優位の確立と持続には、生産性向上が必要 • 生産性向上の鍵を握るのは、おろそかになりがちな業務マネジメント • 業務マネジメントはブーストフレームワークによって実現可能 • ブーストによって業務効率化と人材育成によりDXを実現して持続できる組織へ

34 Booster Lab 最後に 業務マネジメントに興味のある方に向けて研修を提供しています！ • もっと詳しく知りたいチーム、体験したいチーム →入門研修 • 定着させたいチーム、キーマンを育成したい組織 →スキルアップ研修(マンツーマン形式） ご意見・ご活用情報・お問い合わせをお待ちしています！ • ブーストへの共感やチームをもっと良くしたい経営者・マネージャー • 自社の改善活動を活性化させたい責任者 • ブーストのフレームワーク改善や事例提供に貢献したい方 • ブーストを使った事業をしたいコンサルタントの方 Eメールアドレス [email protected] ウェブサイト https://booster-lab.com/ ウェブサイトQR

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