kintoneで文書管理を電子化した話

2025.08.17 kintone Café 岐阜 vol.13 kintoneで文書管理を電子化した話

自己紹介 水谷 正樹（Ｍｉｚｕ） 数年前から畑違いながら情報システム担当になりました。 kintone歴 ２年、JavaScript、VBAなども勉強中。 趣味は自転車旅です。

小牧岩倉衛生組合について 事業内容 • 愛知県の小牧市と岩倉市で発生した“ごみ” の処理を行っています。 所有施設 ・小牧岩倉エコルセンター（清掃工場） ・環境センター処分場（埋立処分場） 職員数 ・３３名

当組合の業務プラットフォーム 2008年〜 コミュニケーション基盤として ・スケジュール ・掲示板 ・メッセージ 2023年〜 業務の電子化の基盤 ・電子決裁 ・業務アプリ

”kintone” で文書管理を電子化した話

“文書” ってなんだろう？ 人に伝えるための記録 ＝“文書” 紙でもパソコンでも、文章・写真・図など「内容を人に伝えるための 記録」はすべて“文書” ◼たとえば学校なら ・先生からのプリント、成績表、部活の予定表とか ◼仕事上（会社）なら ・仕事の内容や決まったこと、やり取りの記録 ・企画書、報告書、契約書、請求書、社内メールなど

行政における “文書” 行政の職員が作成する文書＝行政文書（公文書） ⚫政策決定や事務処理の経緯・結果を示すもの ⚫国民共有の知的財産として利用されるもの 法律や規則に基づいた適切な保存・利用が必要

“文書” の処理の流れ 受付 （収受） 文書件名簿 登録 供覧 保存 （ファイル） 起案 決裁 施行 保存 （ファイル）

“文書” 管理のポイント ✓仕事として決めたことや行ったことは、その経緯や結果が 後から分かるように必ず文書に残す ✓作ったり受け取ったりした文書は、後で探しやすいように 整理・分類して保管する ✓それぞれの文書には「いつまで保管するか」という保存期 間を決め、その期間が終わるまで適切に保存する

“紙” での文書管理 • 数年前まで文書管理は紙ベースの「文書件名簿」で行っていた • メール含め届いた文書は紙で供覧・決裁、紙ファイルに保存 文書件名簿 紙ファイル（保存簿冊）

“紙” の文書件名簿の問題点 • 文書件名簿への登録が非常に手間。 ⇒重要な文書だけ登録する運用 すべての文書が網羅されていない 文書件名簿 • 文書の分類や保存先といった情報が一元的に 管理されていない。 ⇒案件の属人化（担当者しか分からない） ⇒過去の文書を見つけるのが大変。 （開示請求あったらどうする？）

“紙” の文書保管の問題点 • 紙の大量消費 ⇒ 環境への負荷が高い • 用紙、印刷トナーなどのコスト • 毎年のファイルの作成・入替・廃棄作業 • 書庫の中から文書を探すのが大変 書類保管庫

文書管理の “電子化” に向けた検討 市販されている自治体向け専用システム • 高機能だが、一部事務組合の規模ではオーバースペック • コストが大きく、費用対効果が見合わない • 予算や規模にあったシステムを探す必要 ノーコードツールで内製化を目指す

できることから段階的に機能を実装 １年目 ２年目〜３年目 ４年目 ５年目〜（現在） サイボウズOffice サイボウズOffice コラボフロー kintone ✓ メール文書を供覧 するだけのアプリ からスタート ✓ 文書件名簿の完全 電子化 ✓ 電子決裁（ワーク フロー）の導入 ✓ 文書管理システム として再構築 ✓ 簿冊の管理機能 ✓ 起案文書（稟議） は、原則、電子化 ✓ 文書件名、起案文 書、保存簿冊の関 連付け （リレーション） ▲ 重要な文書は紙で の供覧を継続 ▲ 文書件名簿は紙で 継続 ✓ 案件のタスク管理 ▲ 決裁は紙で継続 ✓ 関連規程の改正を 行い正式な手続き として位置づけ ✓ 公印押印の見直し (施行は原則電子)

”kintone”による文書管理処理フロー 届いた文書は必ず登録 文書施行 文書管理システム登録 ・担当者割り振り ①文書管理システム ②簿冊マスタ ③起案書データベース ④メール共有オプション 文書収受担当者 データ連係 マスタ連係 案件通知・ リマインド通知 承認通知 承認 決裁権者 回議 文書処理・起案 ワークフロー 処理担当者 文書の処理・施行 （原則、電子で）

”kintone”文書管理システムのアプリ構成 電子メール 文書データ メール共有 オプション 文書管理システム 文書分類等を ルックアップ 主な機能 ①各文書を登録するデータベース ②案件管理機能 ③関連レコード一覧で関連する 起案文書等を表示 ④メール共有オプションで関連 するメールを紐付け マスタ連携 関連レコード表示 主な機能 ・簿冊の種類を管理 （分類、保存年限等） ・関連レコード一覧 で関連文書を表示 データ連携 簿冊マスタ 起案書 データベース ワークフロー

文書管理システムアプリ 文書番号 （自動採番） 保存簿冊名 （ルックアプ） 文書件名 文書のステータス （案件管理）

簿冊マスタアプリ 文書の分類名 保存簿冊名 保存年限 関連レコード表示 • kintoneによる文書管理システムにより、ほぼペーパーレス化。 • ただし、契約・経理関係、10年保存文書以上は、引き続き、紙で保管 する運用。 • 5年保存文書以下の場合でも、電子が不向きな書類は紙運用もある。

”kintone” ならではの推し機能 ① プロセス管理機能（案件管理） • 文書の処理状況が可視化。処理忘れ、〆切超過の防止。 ② kintoneの検索機能がとても便利 • タイトルなどのフィールドの文字だけでなく、添付ファイルの中 も含めて検索してくれるので検索ヒット率が高い。 ③ 関連レコード表示・メール共有オプション • 起案文書やメール情報を紐付けすることができ情報の一元管理 ④ アプリ権限設定・レコードの変更履歴 • 削除制限やレコードの変更履歴により文書の証跡を確保

ペーパーレス化の進捗状況 電子化後（2023年） 電子化前（2019年） 紙の書類の量は半減！ しかし、まだまだ先は長い・・ 書類保管棚

ご清聴ありがとうございました