kintone Café 和歌山 Vol.4 @田辺／kintone導入で見えた小規模組織DXの課題

kintone Café 和歌山 Vol.4 @田辺 kintone導入で見えた 小規模組織DXの課題 小牧岩倉衛生組合 水谷 正樹 2025年 9月12日

小牧岩倉衛生組合について 事業内容 愛知県の小牧市と岩倉市で発生した“ごみ”の処理を行っています。 所有施設 小牧岩倉エコルセンター（清掃工場） 環境センター処分場（埋立処分場） 職員数 33名

kintone導入経緯 当組合では以前から グループウェアによる回覧や会議資料の共有などでペーパーレス化を進めていた。 しかし、文書管理や業務の遂行自体は紙ベースで行っていた。 メール含め届いた文書は、すべて紙で回覧・決裁し、紙ファイルに保存していた。

kintone導入経緯 しかし、世の中はペーパーレス化・ＤＸ推進の流れ 当組合も電子決裁の導入を決定（2023年5月） 電子決裁のツールとして「コラボフロー」を選定 全職員にアカウントを配布 kintoneは 2023年10月から コラボフローの申請データを蓄積しデータ活用するためのツール として、一部の職員（10名）で運用を開始 2025年4月から 業務全般の改善ツールとして活用するため、kintoneアカウントを全職員（33名）に拡大

kintone浸透の取り組み 業務のデジタル化を進めるため、 ”DX推進ワークショップ”を実施 係長クラスのメンバーが集まりデジタル化等のアイデア出し アイデア出しされた中から、各係１～２業務をアプリ化 アプリの構築は、総務課（情シス担当）主導で対面開発的な形で行った

kintoneアプリ構築での課題 小規模組織ならではの業務の特徴 1つ1つの業務規模は小さいが、種類は多い 例えば 組織を運営するための手続き（議会・予算・決算・法令改正対応など） 給与や福利厚生の事務の種類は、職員数は少なくとも大きな組織と同じ 料金請求業務 → 月に数件〜数十件程度の案件が多数 課題としてkintone向きではあるが 有料プラグインや連携サービス(レポトンやkMailerなど）を利用するとなると・・・ 費用対効果的に厳しい 年間数十万円のライセンス費用でも「元が取れない」と感じられる

例えば、料金請求業務では ごみ処理手数料の請求 計量システム 事業系ごみの処理手数料を月締め請求 料金の集計は、計量システムから月報として出力される 請求先の件数は、約30件 これまでの業務フロー 1.Excelで請求一覧データを作成（月報から転記） 2.Wordで差し込み印刷 3.紙決裁 4.郵送で発送 この業務をペーパーレス化したい レポトン＆kMailer、どうだろう？ でもこの規模では元取れない、 、 、

アプリの構築で工夫したこと Excelなどの既存ツールも活用して業務フローを構築

アプリ詳細 一覧表示画面

アプリ詳細 詳細画面 メール共有オプションでメール作成 （テンプレートアプリ利用） ステータスに応じてボタンは非表示に

料金請求スペースを作成し各種請求を一覧化 他の案件も同様にアプリ化し、スペースに 各アプリを貼り付け 処理漏れがないか一覧でステータスを確認

現状の評価と今後の展望 現状の評価 各種ラインセンス費用など 現時点ではコスト先行の状況だが、将来的な業務効率化や柔軟な対応力の向上を期待 危機感として：少子高齢化の先にある本格的な人手不足への対応として、DX推進は必須 今後の展望 組織・業務全般に浸透させ、結果として“プラス”へ転じられるかが今後のポイント そのためには、 アプリ作成（業務フロー改善）できる人材の育成 業務改善が自走化（自分ごと化）できる組織風土の醸成 1つ1つの業務改善を積上げることにより全体として費用対効果を“プラス”へ！

[ THANK YOU! ] ご清聴ありがとうございました