承認コネクタと仲良くなろう

承認コネクタと 仲良くなろう 2024/09/０７ 気ままに勉強会 #92 #気ままに勉強会

本日のお品書き • 承認コネクタを利用するための前提条件 • 承認コネクタの動作イメージ • 承認コネクタのアクション • その他 注意点 • まとめ #気ままに勉強会 2

注意事項 • お話する内容は、私の個人的見解を含みますのでご注意ください。 詳細については、Microsoft公式ページや実機確認されるようお願い いたします。 • 内容について認識違いをしている点があるかもしれません。お気づきの 場合は、ご指摘いただけると助かります。 • 画面や仕様は、202４年9月時点の情報です。 今後のアップデート等により、仕様変更する可能性があります。 #気ままに勉強会 3

承認コネクタを利用する際に参考となるドキュメント [引用] Power Automate 承認を使用する - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/get-started-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#prerequisites #気ままに勉強会 4

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/get-started-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#prerequisites

承認コネクタを利用する際に参考となるトレーニング [引用] Power Automate の承認プロセスを自動化する - Training | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/training/modules/approvals-power-automate/?WT.mc_id=DX-MVP-5005072 #気ままに勉強会 5

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/training/modules/approvals-power-automate/?WT.mc_id=DX-MVP-5005072

自己紹介 Power Platformに魅了されたパンダ。 推しはPower Automateとマネージド環境。 Power Platformの仲間が増えると嬉しいです。 お仕事 個人事業主 （屋号：Attract Place） たな Power Platform 管理・運用支援 Power Platform 開発支援・トレーニング ※前職：某大手企業にて、Power Platform管理・運用担当に従事 （Yuka Tanabe） Microsoft MVP （Business Applications） コミュニティ運営 気ままに勉強会 ：https://kimamani.connpass.com/ Power Platform Administrator Community ：https://jppac.connpass.com/ SNSなど X（Twitter） ： @dreams_panda ブログ ： https://tana-techlog.net/ Docswell ： https://www.docswell.com/user/tanapandalove #気ままに勉強会 6

• https://kimamani.connpass.com/
• https://jppac.connpass.com/
• https://tana-techlog.net/
• https://twitter.com/dreams_panda
• https://www.docswell.com/user/tanapandalove

承認コネクタを利用するための前提条件 #気ままに勉強会 7

承認コネクタを利用するための前提条件 Dataverseが必要 [引用] Power Automate 承認を使用する - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/get-started-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072 #気ままに勉強会 8

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/get-started-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072

承認コネクタを利用するための前提条件② • Power Automate 承認機能を有効にするため、 「Microsoft Flow Approvals」アプリケーションの インストールが必要 #気ままに勉強会 フローを実行しようとして 以下のメッセージが 出た際にはインストール要 9

Power Automate 承認機能を有効にする 以下のいずれかの方法でインストールを行う 有効化が必要になった 場合のみ実行すればよい ① 管理者での承認コネクタを利用したクラウドフローの実行 ② PowerShellでのインストール ③ Power Platform 管理センターを利用してのインストール [参考] ビジネス承認キットのセットアップ - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/guidance/business-approvals-templates/setup?WT.mc_id=DX-MVP5005072#enable-power-automate-approvals-capability #気ままに勉強会 10

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/guidance/business-approvals-templates/setup?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#enable-power-automate-approvals-capability

補足： Power Automate 承認機能の更新 • 承認関連で障害が発生した場合、「Microsoft Flow Approvals」ア プリが更新されることがある。 その場合は、更新プログラムをインストールすることで解消される ※ ただし、Microsoftから「Microsoft Flow Approvals」アプリの更新が必要 である旨がアナウンスされている場合がある [ヘルプとサポート]に[既知の問題]が 表示されているので要チェック 状態が「使用可能な更新プログラム」の場合、アプリの更新が可能 #気ままに勉強会 11

Dataverseを利用するということは・・・ • Dataverseの容量を消費する • 承認要求、承認履歴 → データベース領域 • 添付ファイル → ファイル領域 • Dataverseの監査ログ → ログ領域 ※ Dataverseの監査ログを有効化した場合 Dataverse容量は、 スタンドアロンライセンスあるいは キャパシティアドオンライセンスを 購入しない限り増えることはない ※Power Automate Basic （Power Automate for Office 365）の ライセンスでは容量は追加されない → 管理者が容量を購入するなどして 増やしている可能性がある • 「approval」が含まれるテーブルに情報が蓄積される #気ままに勉強会

例） 承認履歴の格納先 • Dataverseの「承認」テーブル (msdyn_flow_approval) #気ままに勉強会 13

参考：容量を購入するならどっち？ • Power Automate Premium ¥2,248 ユーザー/月 Dataverse データベース キャパシティ：250MB → 250MB × 4ユーザー：1GB →¥8,992 容量も増えて、利用者もPremiumライセンスが使える！ • Dataverse Database Capacity add-on ￥5,997 テナント/月 Dataverse データベース キャパシティ：1GB 容量が増えるだけ ※ 2024年9月時点 #気ままに勉強会 14

承認コネクタの動作イメージ #気ままに勉強会 15

承認コネクタの動作イメージ 申請 （＝ 承認アクション実行） 承認 or 拒否 （＝ 承認アクション応答） 承認依頼 通知 申請者 承認者 承認履歴 保存 （データベース） 添付ファイル 保存 （ファイル） Dataverse監査ログ 保存 （ログ） #気ままに勉強会 16

「開始して承認を待機」アクション を利用したフローの例 #気ままに勉強会 17

「申請者」により承認アクションが実行された際の動作① 申請 （＝ 承認アクション実行） 「開始して承認を待機」アクションは 承認者の応答を待つため「待機中」となる 「実行の継続時間」の制限「30日」の対象 となるため、注意が必要 申請者 [引用] 自動化フロー、スケジュールされたフロー、インスタント フローの制限事項 - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/limits-and-config?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#duration-limits [引用] 既知の問題と制限事項 - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/approvals-known-issues?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#abandoned-approvals-inthe-approval-action-center #気ままに勉強会 18

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/limits-and-config?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#duration-limits
• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/approvals-known-issues?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#abandoned-approvals-in-the-approval-action-center

承認アクションセンター • Power Automateポータル画面の[承認]メニューの画面 #気ままに勉強会 19

「申請者」により承認アクションが実行された際の動作② [承認]-[送信済み]に承認依頼の履歴が 表示される（Dataverseに保存） 申請 （＝ 承認アクション実行） ※ 承認者により承認応答がされると[履歴]に移動する 申請者 環境にひとりいる アプリケーションユーザー Flow Microsoft が代理で書き込んでいる [監査概要ビュー]を見ると監査ログに 「承認依頼」に関するログが表示される （Dataverseに保存） 承認履歴 保存 （データベース） 添付ファイル 保存 （ファイル） Dataverse監査ログ 保存 （ログ） #気ままに勉強会 20

「承認者」に承認依頼が要求された際の動作 [承認]-[受信済み]に承認依頼の履歴が 表示される 承認依頼 通知 （Dataverseに保存） 承認者 環境にひとりいる アプリケーションユーザー Flow Microsoft が代理で書き込んでいる 承認履歴 保存 （データベース） 添付ファイル 保存 （ファイル） Dataverse監査ログ 保存 （ログ） 承認依頼の添付ファイルは、メールや [承認]-[受信済み]に表示される （Dataverseに保存） #気ままに勉強会 21

「承認者」が承認 or 拒否した際の動作① 承認 or 拒否 （＝ 承認アクション応答） [承認]-[受信済み]から削除され、 [履歴]に承認応答の履歴が表示される （Dataverseに保存） 承認者 環境にひとりいる アプリケーションユーザー Flow Microsoft が代理で書き込んでいる [監査概要ビュー]を見ると監査ログに 「承認応答」に関するログが表示される （Dataverseに保存） 承認履歴 保存 （データベース） 添付ファイル 保存 （ファイル） Dataverse監査ログ 保存 （ログ） #気ままに勉強会 22

承認依頼をキャンセルする • Power Automateポータルの[承認]メニュー または Teamsの承認 アプリ で操作可能 • 「取り消し済み」として[履歴]に表示される #気ままに勉強会 23

承認依頼、承認応答の記録 • Power Automateポータルの[承認]メニュー または Teamsの承認 アプリ で確認可能 どちらもDataverseに保存されている データを表示している #気ままに勉強会 24

承認コネクタのアクション #気ままに勉強会 25

承認コネクタのアクション • 承認コネクタには、４つのアクションが存在する #気ままに勉強会

承認コネクタのアクション① • 「開始して承認を待機」「承認を作成」アクションは、「承認の種類」を選択 する必要がある 「開始して承認を待機」アクションは、すべて の応答が完了するまで、次のアクションの実 行は行われない [引用] Power Automate 承認を使用する - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/get-started-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#approvals-actions #気ままに勉強会

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/get-started-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#approvals-actions

承認の種類 • 承認/拒否 → 承認/拒否 しか選択できない • カスタム応答 → 独自の選択肢を作成することができる • 連続した承認 → 承認ステップが複数回送設定（多段階承認）できる 「カスタム応答」は独自の選択肢を作 成することができるので、承認に関連 しない選択肢も作ることができる。 #気ままに勉強会 28

承認の種類によるアクション完了条件 承認の種類 ① 完了条件 最終状態 「結果」の例 担当者が選択した 「承認」または「拒否」 Approve ① 承認 ② 拒否 Approve, Reject 承認/拒否 最初に応答 最初に誰かが応答した時点 ② 承認/拒否 すべてのユーザーの 承認が必須 ①全員が承認した時点 または ② 誰かが拒否した時点 ③ カスタム応答 １つの応答を待機 最初に誰かが応答した時点 完了済み （Completed） ※ 却下 ④ カスタム応答 すべての応答を待機 全員が応答した時点 完了済み （Completed） ※ 承認, 却下 ⑤ （承認/拒否 相当） 連続した承認 ①すべての承認ステップが応答した時点 または ②いずれかの承認ステップで拒否された時点 完了済み （Completed） ※ Reject, Approve ※ 結果をどのように処理（例えば、多数決など）するかは、どのようなフローか次第で実装を変える必要がある #気ままに勉強会 29

連続した承認 • 承認ステップを追加することで多段階承認を実現 承認依頼 申請者 ※ 開始して承認を待機」アクションの場合 アクションが実行されたら、担当者-1 に 承認依頼が通知される 承認 担当者-1 担当者-1 が承認したら、 担当者-2 に承認依頼が通知される 担当者-2 承認 担当者-２ が承認したら、 担当者-３ に承認依頼が通知される 承認 担当者-３ が承認したら、 アクションの実行が完了する 担当者-3 いずれかの承認ステップで拒否されたら アクションの実行は完了する [参考] Power Automateの承認コネクタで多段階承認を設定できるようになりました - コルネの進捗や備忘録が記されたなにか (hatenablog.com) （コルネさん） https://koruneko.hatenablog.com/entry/2024/06/18/085328 [参考] Power Automate の承認で「連続した承認」を選択し、多段階承認した時に申請段階はどこに格納されるのか？ #PowerAutomate – Qiita （百合宮桜さん） https://qiita.com/YurimyMiyu/items/439050cbc0e0d3412cb5 #気ままに勉強会 30

• https://koruneko.hatenablog.com/entry/2024/06/18/085328
• https://qiita.com/YurimyMiyu/items/439050cbc0e0d3412cb5

連続した承認の承認ステップ状況確認 • 承認ステップの現在の情報は、 Teams承認アプリで確認することが可能 #気ままに勉強会 31

連続した承認 の注意点 • 承認ステップに同じユーザーを設定すると実行時エラーとなる #気ままに勉強会 32

承認コネクタのアクション② 単独で利用可能 承認者の応答があるまで、次のアクションの実行は行われない セットで利用する 承認者の応答を待たず、次のアクションの実行をすぐに行う 「承認を作成」アクションで生成された 「承認ID」を設定することで、承認者 の応答を受け取ることができる #気ままに勉強会 33

承認コネクタのアクション② ＜開始して承認を待機＞ ＜承認を作成 と 承認を待機＞ 承認要求を実行 承認要求を実行し、 応答があるまで待機 応答があるまで待機 #気ままに勉強会 34

補足：「承認を作成」と「承認を待機」利用時の注意点 申請 承認依頼 通知 申請者 ループ中の複数項目の 取得処理中に「承認」 承認 すでに承認の応答をして いるので停止してしまう 可能性がある 承認者 [引用] 既知の問題と制限事項 - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/approvals-known-issues?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#split-create-and-waitactions #気ままに勉強会 35

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/approvals-known-issues?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#split-create-and-wait-actions

補足：「承認を作成」と「承認を待機」利用時の注意点 申請 承認依頼 通知 「承認を待機」アクション実行前に「承認」操作を行う 申請者 承認者 「承認を作成」と「承認を待機」アクションの 間の処理が多いと「承認を待機」でエラー が発生する可能性がある #気ままに勉強会 36

承認コネクタのアクション③ • 「開始してテキストの承認を待機」アクションは、「テキスト」を入力する 必要がある 使用例） AI BuilderのGPTアクションなど、AIが回答した 内容をレビューする際などに使用することを想定 「提案されたテキスト」を設定し、テキストの 内容を承認するタイプ 「提案されたテキスト」の内容 を変更することが可能 #気ままに勉強会 37

その他 注意点 #気ままに勉強会 38

「開始して承認を待機」アクションの設定と通知メールの関係 2 ３ １ [再割り当て]は、Teams または、 Power Automat ポータルで可能 9 2 3 4 2 6 5 5 ４ １ 6 7 8 8 8 9 #気ままに勉強会 39

承認コネクタのアクションで通知されるメール ＜「要求元」が未入力の場合＞ ＜「要求元」を入力した場合＞ 「Created ｂｙ」が申請した ユーザー 「Requested ｂｙ」が申請した ユーザー #気ままに勉強会 「Requested for」が[要求元] に設定したユーザー 40

承認依頼のメールに書式設定する
• Markdownを利用して、本文（[詳細]）の書式設定が可能
機能

書き方

機能

書き方

ヘッダー

# This is a H1 header
## This is a H2 header
### This is a H3 header
#### This is a H4 header
##### This is a H5 header

リンク

[Link Text](Link URL)

テーブル

| Heading 1 | Heading 2 | Heading 3 |
|-----------|-----------|-----------|
| Cell A1 | Cell A2 | Cell A3 |
| Cell B1 | Cell B2 | Cell B3 |

強調
(太字、斜体、取り消し線)

Use _emphasis_ in comments to express **strong**
opinions and point out ~~corrections~~
**_Bold, italicized text_**
**~~Bold, strike-through text~~**

特殊文字

¥ backslash
` backtick
_ underscore
{} curly braces
[] square brackets
() parentheses
# hash mark
+ plus sign
- minus sign (hyphen)
. dot
! exclamation mark

段落と改行

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順序化されたリスト、
または番号付きリス
ト

1. First item.
1. Second item.
1. Third item.

箇条書きリスト

- Item 1
- Item 2
- Item 3

入れ子になったリス
ト

1. First item.
- Item 1
- Item 2
- Item 3
1. Second item.
- Nested item 1
- Nested item 2
- Nested item 3

[参考] Markdown 言語を使用して Power Automate の承認の書式設定を行う - Power Automate | Microsoft Learn
https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/approvals-markdown-support?WT.mc_id=DX-MVP-5005072
#気ままに勉強会

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• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/approvals-markdown-support?WT.mc_id=DX-MVP-5005072

クライアント間のMarkdownサポートは一貫性がない 承認を行う方法は複数あるが 通知内容の見え方が変わる • 承認依頼通知を表示する クライアントアプリによって 表示が変わるので注意 Outlook Web Teams #気ままに勉強会 42

Apply to each に注意 • [担当者]（承認者）の数を制限できない • 承認者名など応答に関する情報は、 配列で返却されるため、値を取得すると Apply to each（For each）に囲まれる 「responses」が配列で返却 される [参考] JSONは怖くない - Speaker Deck （Miyakeさん） https://speakerdeck.com/miyakemito/jsonhabu-kunai [参考] JSON攻略法.pdf - Speaker Deck（Miyakeさん） https://speakerdeck.com/miyakemito/jsongong-lue-fa #気ままに勉強会 43

• https://speakerdeck.com/miyakemito/jsonhabu-kunai
• https://speakerdeck.com/miyakemito/jsongong-lue-fa

承認の種類の変更における注意点 • 作成済みフロー内のアクションの「承認の種類」を変更した場合は、 保存できなくなる場合があるので注意！ → 変更したい場合は、アクションを追加 しなおす必要がある #気ままに勉強会 44

承認者にグループを設定する • [担当者]にグループを設定した場合、グループを１ユーザー（グループ 内の１名）と考える必要がある 承認の種類 [担当者]の組み合わせ 承認条件 ① 最初に応答 グループ１ グループ2 グループ1、グループ2のどちらか１名の承認が 必要 ② すべてのユーザーの承 認が必須 グループ１ グループ2 グループ1、グループ2のどちらからも1名の承 認が必要 ③ 最初に応答 グループ1 ユーザー1 グループ1の１名か、あるいは、ユーザー１の応 答が必要 ④ すべてのユーザーの承 認が必須 グループ1 ユーザー1 グループの1名と、ユーザー１両方の承認が必要 [参考] Microsoft 365 グループからの承認の要求 - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/group-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072 #気ままに勉強会 45

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/group-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072

承認者にグループを設定する際の注意点① M365グループの場合、 Teamsの通知はくるが、承認 操作を行うことができない ※セキュリティグループはTeamsの通 知が来ない [引用] Microsoft 365 グループからの承認の要求 - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/group-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#known-issues-and-limitations #気ままに勉強会 46

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/group-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#known-issues-and-limitations

承認者にグループを設定する際の注意点② 「組織外のユーザーにグループ へのメール送信を許可する」の 有効化が必要 [引用] Microsoft 365 グループからの承認の要求 - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/group-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#known-issues-and-limitations [参考] 外部ユーザーが Microsoft 365 グループに電子メールを送信する場合の NDR 550 5.7.193 - Exchange | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/exchange/troubleshoot/email-delivery/ndr-when-external-users-send-email-to-microsoft-365group?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#method-for-group-owner #気ままに勉強会 47

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/group-approvals?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#known-issues-and-limitations
• https://learn.microsoft.com/ja-jp/exchange/troubleshoot/email-delivery/ndr-when-external-users-send-email-to-microsoft-365-group?WT.mc_id=DX-MVP-5005072#method-for-group-owner

おまけ #気ままに勉強会 48

おまけ：申請の例 • 担当者が操作前の場合、ステータスを「承認待ち」、承認したら「承認」と 変更するような承認フローを作成してみる 申請者 担当者-1 ステータス 担当者-2 ステータス 承認待ち 担当者-３ 担当者-２ 担当者-1 承認 承認 承認 申請 承認 承認待ち 担当者-3 ステータス 承認 承認待ち 完了 #気ままに勉強会 承認

多段階の承認フローの作成のTips • 「条件」が入れ子になってしまい、 フローの階層が深くなりがち • どこが何の処理かわかりにくくなる #気ままに勉強会 50

多段階の承認フローの作成のTips • 「条件」を利用せずに、「スコープ」を うまく利用することが可能 • 各段階がスコープに入っているが、 各段階ごとの処理が同じ場所になるように 作成できるので、メンテナンスが比較的容易 #気ままに勉強会 51

まとめ #気ままに勉強会 52

まとめ • 承認コネクタ は、Dataverseを利用するので、使えば使うほど、 Dataverse容量は消費される • [承認の種類] で、動作が異なるので、どのような承認にするのかを確 認して実装する • 本文（[詳細]）でのMarkdownの利用する場合は、表示が受信側のク ライアントアプリに依存することに注意する • 承認者（[担当者]）の設定は、人数制限できないため、複数人入力され ることが前提であり、応答は配列で返却される #気ままに勉強会 53

まとめ 承認コネクタの注意点を押さえて、 仲良くしましょう！ #気ままに勉強会 54

THANK YOU ! Happy Power Platform Life！ 55