覚えておくと便利？ SharePoint Tips

覚えておくと便利 SharePoint Tips 第３７回 Microsoft 365 勉強会 2023/01/28

自己紹介 • 現職：Power Platform 管理・運用業務 • ただのパンダ🐼🐼好き • Twitter ： @dreams_panda • Blog：https://tana-techlog.net/ • Docswell ： https://www.docswell.com/user/tanapandalove • Community：気ままに勉強会（主催・運営） https://kimamani.connpass.com/ たな Microsoft MVP （Business Applications） 2

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注意事項 2023年1月時点の情報となります。 今後のアップデートにより仕様変更となる可能性があります。 私の見解が含まれている箇所がございます。 内容について認識違いをしている点がある場合はご指摘ください。 資料内に出てくるキーワードの説明の詳しい解説や動作についての詳 細は割愛します。 気になった機能については、実際に検証して動作を確認することをお 勧めいたします。 3

SharePointに関する小ネタを ３つ 4

その１ SharePoint リストに 自分が作成したアイテムを他のユーザーに見せたくない Power Automate（クラウドフロー）でアイテムごとに固有の権限つけちゃってます？ 5

アイテムごとの権限 [設定] – [リストの設定] –[詳細設定] → 「アイテムごとの権限」 [参考] Microsoft Lists (SharePointリスト)で自分が追加したアイテムのみを表示・編集させる https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2022/12/microsoft-lists-be36.html ※ ライブラリでは利用できません 6

• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2022/12/microsoft-lists-be36.html

アイテムごとの権限を設定したときの見え方 佐藤 ぱんだ美 さん の場合 たな の場合 自分が作成したアイテムのみ表示／編集可能 「フルコントロール」権限のユーザーは 設定に関係なく、すべてのアイテムを制御可能 [参考] SharePoint Online でアイテムごとにアクセス権を許可する際の注意点 https://social.msdn.microsoft.com/Forums/ja-JP/95495ffd-cf3f-41cd-9e1f-b474157f523a/sharepoint-online 7

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その2 SharePoint リスト・ライブラリの 更新情報のキャッチアップ Power Automate（クラウドフロー）でアイテムが追加されたら通知してたりします？ 8

① リスト・ライブラリの「通知」機能 通知先は自分のみ 「閲覧」権限があれば利用可能 通知する対象を 選択可能 9

リスト・ライブラリの「通知」機能を設定すると メールが届きます！ 誰かがアイテムを追加すると・・・ ※ メール内容のカスタマイズはできません 10

② リスト・ライブラリの「ルール」機能 [自動化] - [ルール] - [ルールを作成] 「編集」権限があれば利用可能 ※ 「閲覧」権限では利用不可… アイテムの変更以外のタイミングの通知が可能 [参考] リストまたはライブラリを自動化するルールを作成する https://support.microsoft.com/jajp/office/%E3%83%AA%E3%82%B9%E3%83%88%E3%81%BE%E3%81%9F%E3%81%AF%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%96%E3%8 3%A9%E3%83%AA%E3%82%92%E8%87%AA%E5%8B%95%E5%8C%96%E3%81%99%E3%82%8B%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83% AB%E3%82%92%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%81%99%E3%82%8B-151ea008-7fa6-409b-b0bd-b04a3b3cacd5 11

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストまたはライブラリを自動化するルールを作成する-151ea008-7fa6-409b-b0bd-b04a3b3cacd5

列自体が変更されたとき 12

列の値が変更されたとき 13

新しいアイテムが作成されたとき 14

アイテムが削除されたとき 15

ルールの管理 [自動化] - [ルール] - [ルールを管理] 複数のルールの設定ができます ※ その１ で紹介した「アイテムごとの権限」で「ユーザー本人のみ」の設定にすると使えません・・・ 16

クラウドフローの「アイテムが削除されたとき」トリガーの罠 ※ フルコントロール権限があっても動作しません [参考] SharePoint - Connectors | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/jajp/connectors/sharepointonline/#%E3%82%A2%E3%82%A4%E3%83%86%E3%83%A0%E3%81%8C%E5%89%8A%E9%99%A4%E3%81 %95%E3%82%8C%E3%81%9F%E3%81%A8%E3%81%8D 17

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/connectors/sharepointonline/#アイテムが削除されたとき

サイトコレクション管理者かどうか？ [設定] - [サイト設定] - [すべてのサイト設定を表示] で 「サイトコレクションの管理」のメニューが表示されている [設定] - [サイトのアクセス許可] - [高度なアクセス許可の設定]の [サイトコレクションの管理者]で設定されているユーザー ※ サイトコレクション管理者に設定されているユーザーしか確認できません [参考] サイト管理者を管理する https://learn.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/manage-site-collection-administrators 18

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/manage-site-collection-administrators

クラウドフロー で実現すればいいんじゃないって 思いますよね？ 19

通知をオフにしたいとき、どうしますか？ どのサイトのどのリストにどんな通知をしているフローかわかりますか？ 一目でわかるようなフロー名をつけてますか？ 編集してアクションの設定みないと確信できないんじゃないでしょうか？ 20

SharePointの設定である「通知」や「ルール」だと 設定されているのはリスト オフにしたい通知メールにリストへのリンクがあるので、 リスト「通知」や「ルール」を削除するだけ 21

その3 SharePoint リストのアイテム数 アイテム全選択で確認してますか？サイトコンテンツで確認してますか？ Excelにエクスポートして確認してますか？ 22

アイテム全選択すると「100個のアイテムを選択済み」 「サイトコンテンツ」で該当リストを見ると「100個」以上ある・・・ 23

「合計」 [合計] - [数] 数値の場合 合計、最大値、平均の数も表示可能 リストにアクセスすると表示される 24

おまけ 25

この子が居続けて次の操作がすぐできない・・・ 「ESC」キー押すといいよ 26

さいごに ひょっとしたら実現したいことは、 SharePointに標準で備わっている機能で できるかもしれません 知っていると実現方法もたくさん考えられます ぜひ、いろんな機能を触ってみて できることを増やしてみてください 27

Thank you ご静聴ありがとうございました コルネさん 作成 （https://twitter.com/koruneko32767） ぱんだちゃん（アリスバージョン）

• https://twitter.com/koruneko32767