SharePointって、な～に？何ができるの？

Feb 21th, 2026 Japan Power Platform Community Caravan in Okinawa SharePointって、な～に？何ができるの？ コルネ Microsoft MVP for Business Applications

本イベントのサポーター様 (アルファベット順) Japan Power Platform Community Caravan 2

運営自己紹介 - コルネ X: @koruneko32767 Company: AKKODiSコンサルティング Blog: コルネの進捗や備忘録が記されたなにか YouTube: Korune Ch. コルネ Docswell: https://www.docswell.com/user/korune Community: Japan Power Platform Game Builders 業務改善検討会 Japan Power Platform Dev User Group Japan Power Platform Community Caravan Who I am: Power PlatformやMicrosoft 365に関する技術情報を追ったり、それらを 活用した社内DX改善なんかを行っています。 Japan Power Platform Community Caravan 3

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みなさんは普段からSharePointをお使いですか？ どういう使い方をされていますか？ Japan Power Platform Community Caravan 4

Agenda • SharePointを利用する上で意識しておきたいこと • そもそもSharePointとは？ • SharePointとMicrosoft 365サービスの関係 • SharePointの主要機能 • Microsoft Listsとは？ • ドキュメントライブラリとは？ • サイトページとは？ • 「ビュー」の概念を理解しよう • ビューの表示方法 • リストフォーム • さいごに • 参考文献 Japan Power Platform Community Caravan 5

SharePointを利用する上で意識しておきたいこと 全体として意識しておきたいこと SharePointはMicrosoft 365に含まれるサービスのうちの1つです。 つまり、SharePoint単体での利用を考えるのではなく、他のサービスと組み合わせて利用することが推奨されます。 SharePoint単体で利用するのではなく… 他のMicrosoft 365サービスにどのようなものがあり、どのように組み合わせられるのか把握しておこう！ SharePointをうまく活用するために SharePointはITの専門家でなくとも、手軽にWebサイトの作成やファイル管理ができるように日々進化しています。 とはいえ、SharePointの機能やコンセプトをある程度理解していないと分かりやすく、また管理しやすいサイトを構築するのは難しいです。 またSharePointの機能だけでなく、業務は日々の状況に合わせてアップデートされていくものです。 一度作成して終わりではなく、アップデートに合わせて適宜改善を行い、使いやすいサイトを育てていくことが大切です。 SharePointの機能を理解して、自分たちが使いやすいサイトを育てていこう！ Japan Power Platform Community Caravan 6

そもそもSharePointとは？ SharePoint とは、Web ベースの情報共有ツールです。ファイルのアップロードや共同編集から始まり、構造化された情報を掲示板のように活 用する機能や、その情報を HTML とすることで Web サイトを構築する機能まで、非常に多岐に渡る機能を備えています。 また、最初のコンセプトを発表した 2001 年以降も、Microsoft Office クライアントのバージョンアップと共に機能を拡張し続けてきた歴史あ るシステムでもあります。 Microsoft 365 の中で提供される組織内での情報共有システムである SharePoint Online では、これらの機能を組織の内外問わず共 有するための機能が追加されています。ファイル共有といえば、個人向けのファイル格納システムの Microsoft OneDrive for Business を 思い浮かべる人も多いと思いますが、OneDrive for Business も SharePoint Online の派生機能です。 SharePoint Online をセットアップすると以下のようなサイトが構築されます。このサイトが SharePoint Online の管理単位となり、このサ イトに対してアクセスできる人を設定し情報を紐付けることで、さまざまな共有を実現します。 SharePoint Online を構成する要素は 3 つあります。ファイルを共有するためのドキュメント ライブラリ、ファイル以外の文字を共有するため の Microsoft Lists、そしてそれらの情報に効率的にアクセスするために設置するサイト ページから成り立っています。 ➢ 引用元：SharePoint の便利な使い方解説! より高度な情報共有を実現しよう (Microsoft公式ドキュメント) Japan Power Platform Community Caravan 7

• https://www.microsoft.com/ja-jp/biz/smb/column-sharepoint

そもそもSharePointとは？ SharePointは組織・チームの情報をためて、整理して、情報の共有するためのWebベースの情報共有の土台 ポータル管理 ファイル管理 簡易データ管理(Microsoft Lists) Caution SharePointはファイルサーバーではありません！ SharePointの特性を生かしたファイル管理を目指すのであれば以下のポイントを押さえておきましょう。 ✓ フォルダは極力利用せずに、メタデータを利用してファイルの分類を行う ✓ ドキュメントライブラリを活用して、ファイル種別ごとにドキュメント管理を行う ✓ 権限管理は極力シンプルにする ✓ 用途に合わせてビューを活用して ➢ 詳しく知りたい方はこちらを参照：SharePointでのドキュメント管理について Japan Power Platform Community Caravan 8

• https://www.docswell.com/s/korune/ZXE4M2-2024-11-28-115126

SharePointとMicrosoft 365サービスの関係 ファイル管理の視点でみたときの関係 グループワークの視点で見たときの関係 Outlook(Exchange) グループメールボックスが作成 OneDrive SharePoint 個人用ストレージ ユーザー自身で管理 共有ストレージ チームで管理 Teams チームを作成 SharePoint SharePointサイトが作成 Microsoft 365 グループ Viva Engage コミュニティを作成 Planner プランが作成 タスク管理を行う データ活用の視点で見たときの関係 SharePoint ドキュメントやリストで ナレッジやデータを管理 Power Apps Power Automate Copilot Studio Power BI Microsoft Listsと連携して CRUDを行うアプリの開発 ファイルの作成などをトリガーに 動作するワークフローの開発 ナレッジをもとにチャット形式で 応答返すエージェントの開発 Microsoft ListsやExcelの データを可視化 Japan Power Platform Community Caravan 9

SharePointの主要機能 Microsoft Listsによる簡易データ管理機能 (SharePoint Lists) ドキュメントライブラリによるファイル管理 ポータル機能によるページ管理 Japan Power Platform Community Caravan 10

Microsoft Listsとは？ Microsoft Listsとは？ Microsoft ListsとはSharePointサイト上で管理可能な簡易的なデータソースのようなものです。 Excelのスプレッドシートと似たような機能で、予め定義した列をもとにアイテムを追加/編集して管理を行います。 Microsoft Listsはどうやって作成する？ Microsoft Listsは「新規」から作成することが可能です。 Microsoft Listsは複数作成することができます。 列とは？ Microsoft Listsには予め定義された列とユーザーが定義する列が存在します。 列にはそれぞれデータ型(列の種類)が存在しており、対象の列に追加予定の値によって適切な列の種類を選択することが推奨されます。 例えば、日時を格納するのであれば「日付と時刻」を選択するべきです。 入力が行えるからといってすべての列を「1行テキスト」に設定してしまうと、予期せぬ値が入力されたりすることでデータとしての価値を損なっ てしまいます。 Microsoft Listsの列ではExcelと異なり、データ型だけでなく対象の列に値を必ず入力しなくてはいけないという、「必須」設定も行うことが できます。 Japan Power Platform Community Caravan 11

ドキュメントライブラリとは？ ドキュメントライブラリとは？ ドキュメントライブラリとはその名前の通り、ドキュメントファイルを管理するためのライブラリです。 サイトを作成すると、既定で「ドキュメント」というドキュメントライブラリが作成されます。 こちらの「ドキュメント」には、Teamsチームと連携している場合はチームのチャネル名と同じフォルダが作成されます。 ドキュメントライブラリは1つしか作成できない？ ドキュメントライブラリは複数作成することが可能です。 ドキュメントライブラリは「新規」から作成することが可能です。 「列の追加」とは？ ドキュメントライブラリでは、Microsoft Listsと同じように列を追加することができます。 列を追加することで、対象のファイルのメタデータ(情報)を付与することが可能です。 例えば、「請求書」が格納されたドキュメントライブラリに「クライアント名」という列を用意しておくことで、対象のレコード(ファイル)に対して、 「ファイル名」以外にも「クライアント名」の情報を付与できるようになるので、属性での分類が容易になります。 列はドキュメントライブラリごとにもつので、ドキュメントライブラリはライブラリに格納するファイル種別ごとにわけることをおススメします。 発展 Microsoft 365 Copilotのライセンスを持っている場合、Knowledge Agentを有効化することでCopilotによる メタデータの自動付与が可能です！ ➢ 参考：ナレッジ エージェントの概要 (プレビュー) Japan Power Platform Community Caravan 12

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/sharepoint/knowledge-agent-get-started?WT.mc_id=DX-MVP-5005281

サイトページとは？ サイトページとは？ サイトページとはSharePointサイト上で管理されているページです。 WebサイトのWebページをイメージしていただくと理解しやすいかと思います。 サイトページはどうやって作成する？ サイトページは「新規」から作成することが可能です。 サイトページは複数作成することができます。 サイトページの作成にはWebページの作成のようにHTMLなどの知識が必要？ SharePointのサイトページの作成には、HTMLやCSS、JavaScriptといった通常Webページ作成に必要とされていたような知識がなく とも簡単に作成することが可能です。 予め用意された様々なWebパーツを配置するだけで簡単に作成することが可能です。 最近ではさらにCopilotを利用した自然言語でのページ作成も行えるようになっています。(※要Microsoft 365 Copilotライセンス) サイトページを作成するうえで気を付けたほうがいいことはある？ 1つのサイトページに大量の情報を記載することは極力避けるようにしましょう。 この情報過多の時代に大きすぎる情報は追いきれませんし、検索で引っかかった際に必要な情報に辿り着くためのノイズとなってしまいます。 Japan Power Platform Community Caravan 13

もう少しSharePointを使いこなしてみよう！ Japan Power Platform Community Caravan 14

「ビュー」の概念を理解しよう Microsoft Listsやドキュメントライブラリには「ビュー」と呼ばれるものが存在しています。 「ビュー」を活用することで、アイテムの一覧から欲しい情報を探しやすくすることができます。 「ビュー」では以下のような設定を行うことが可能です。 • 表示する列の設定と表示順の設定 • アイテムの並び替え設定 • 指定した条件によるアイテムのフィルター設定 • アイテムのグループ化 • 列の合計値や個数、平均値や最小値/最大値といった集計 ビューは複数設定でき、様々な切り口でのアイテムの表示をクイックに切り替えることができるようになるので積極的に活用してみましょう！ Japan Power Platform Community Caravan 15

ビューの表示方法 ビューではアイテムの検索条件だけでなく表示方法までカスタマイズすることが可能です。 皆さんが見慣れている表示形式は既定の「すべてのXXX」で設定されている「リスト」です。 ドキュメントライブラリではリストの他に「予定表」と「ギャラリー」が設定可能です。 Microsoft Listsでは上記に加えされに「ボード」も設定可能です。 アイテムの内容に応じて表示方法を変更して見やすいビューの作成を目指しましょう！ リスト Japan Power Platform Community Caravan 16

ビューの表示方法 - 予定表 Tips 月・週・稼働日・日の 表示が可能です。 Japan Power Platform Community Caravan 17

ビューの表示方法 - ギャラリー Japan Power Platform Community Caravan 18

ビューの表示方法 - ボード Tips ドラッグ&ドロップで値を 変更することが可能です！ Japan Power Platform Community Caravan 19

リストフォーム Microsoft Listsやドキュメントライブラリには「Forms」と呼ばれる機能が2025年あたりから追加されています。 こちらの機能を利用することで、Microsoft FormsのようにSharePoint内でアンケートを作成することができます。 作成したアンケートは組織内で共有を行うことができ、こちらの回答内容に基づいてアイテムが作成されます。 アンケートは対象のSharePointサイトにアクセス権がない人でもフォームの回答によりアイテム作成が可能です。 Before フォームに回答 フォームをトリガー 回答を転記 Microsoft Formsでの回答を記録するフローの開発が必要だった After SharePointの フォームに回答 自動でアイテム作成 SharePoint内のフォームを用意するだけで解決！ Japan Power Platform Community Caravan 20

さいごに SharePointにはこの他にも、利用者・開発者・運用者のそれぞれ に向けた多彩な機能が用意されています。 しかし、そのすべてを把握し、実業務で完璧に使いこなすのは決して 簡単なことではありません。 なので、まずはMicrosoft Learnや信頼できるエキスパートや ユーザーの発信を参考に、基礎とベストプラクティスを意識した学 習・実装から始めることをお勧めします。 「人は、知らないことは選択肢にすら入りません」 何か課題に直面したとき、より良い解決策を選び取れるよう、日頃 からアンテナを広げて情報収集を続けていきましょう。 自身の可能性と解決の幅を広げるためにも、ぜひ今日から、新しい 情報に触れる習慣を作り、新たな学びを得る機会を楽しんでみて ください。 Japan Power Platform Community Caravan 21

参考文献 • ひと目でわかるMicrosoft 365 SharePoint運用管理編 • SharePoint の便利な使い方解説! より高度な情報共有を実現しよう Japan Power Platform Community Caravan 22

• https://amzn.asia/d/1q6LvrJ
• https://www.microsoft.com/ja-jp/biz/smb/column-sharepoint