A05-Microsoft Planner タスクの配布機能を利用して繰り返しタスク作成をしよう

Nov, 28. -30. 2024 #A05 Microsoft Planner タスクの配布機能を 利用して繰り返しタスクを作成しよう 平野 愛 オフィスアイ株式会社 代表取締役 Microsoft MVP for SharePoint & Microsoft MVP for Microsoft 365 @ai_yamasaki #JapanM365CC2024

自己紹介 – 平野愛 (ひらの あい) ▪ ITトレーナー、ITコンサルタント、執筆 • SharePoint、Microsoft Teams, Power Platform に関する研修や コンサルティングと書籍の執筆をときどき ▪ Microsoft MVP for SharePoint & Microsoft MVP for Microsoft 365 • 2004年に国内で初めて SharePoint の分野で Microsoft MVP を受賞し 現在まで連続受賞 ( ▪ 20年連続) Microsoft 認定トレーナー • Windows Server や Active Directory, IIS, .NET Framework など ※資格自体は今も実は有効だったり、、、 ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編 日経BP社より 2021年12月2日発売 https://amzn.to/3kEzSKX 2 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 https://www.office-i-corp.jp/ SharePoint Technical Notes https://shanqiai.lekumo.biz #JapanM365CC2024

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タスクの発行機能とは? ▪ 2024年4月に新しい Microsoft Planner がGAとなったが、タスクの発行機能の強化は その一部として提供さたもので対象はフロントライン ワーカー (現場の従業員) • Microsoft Teams 内の Planner アプリから利用できる ▪ 複数のタスクをまとめて作成する「タスク リスト」を作成して、複数の拠点 (チーム) に配 布し、各拠点のタスクの実行状況を把握できる 3 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

タスクの発行機能とは? ▪ ▪ タスクは定期的に繰り返し自動作成できる フォームによる完了連絡 • Microsoft Forms と統合したフォームを作成して、チームメンバーに配布することがきる • フォーム作成は任意だが、作成するとこのフォームへの回答が終わらない限りタスクを完了できない • このフォームからファイルのアップロードも可能 ▪ タスクの承認 • タスクを完了させるのに承認を必須できる やるべき仕事ができているのかを上長などが確認しないとタスクを完了できない • 誰が承認するかはチームの所有者などが指定可能 • いつまでも承認しない承認者に対してタスク担当者側から催促することもできる 考えられる用途 ▪ • 最前線の拠点に繰り返しタスクを自動送付 • 業務で得た知識を組織にフィードバックすることの義務化 • 完了した仕事を上長などに確認してもらい承認を得ることを必須化 4 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

チームの対象階層 (Targeting hierarchy) ▪ タスクの発行機能を利用するにはチームの対象階層を作成する必要がある 5 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

チームの対象階層 階層化されたチームは、現在の初期リリースでは Planner アプリだけ が利用できる ▪ 階層構造の作成はMicrosoft Teams PowerShellコマンド(v 4.6.0以 降)を利用する必要があり、チーム構成の情報はCSVファイルで作成 ▪ 組織内で利用できる構成ファイルは1つだけ。つまり階層は1種類のみ しか持てない。 ▪ ただしルートノードは複数持てる。 ▪ 6 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

チームの対象階層 ▪ 階層の例 • 上位ノードは下位ノードにタスクを発行できる (逆はできない) 7 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

チームの対象階層を作成するためのサンプルスクリプト 対象階層を作成するためのサンプルスクリプトと手順は下記に公開 されている ▪ チーム対象の階層を設定する - Microsoft Teams | Microsoft Learn ▪ 8 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

• https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/set-up-your-team-hierarchy?WT.mc_id=twitter&sharingId=M365-MVP-10648

スクリプト実行時の注意点 CSVファイルにノード(チーム)名を指定できるが 100文字まででA-Z,a-z,09までの文字のみサポートされており日本語は指定できない ▪ 各ノードには属性を追加できる。対象チームを絞り込みやすくなる ▪ • 例) Store layout という属性があり、各チームごとに Compact, Standard, Large など 指定できる • これも日本語はサポートされない ▪ バケットもCSVで定義する必要があり、こちらも日本語指定できない 9 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

タスクリストの作成と発行 階層内のチームの所有者またはメンバーは、 Planner アプリ 画面上 の「マイタスクとプラン」という選択肢が表示される ▪ クリックすると「発行」を選べる ▪ 10 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

タスクリストの作成 ▪ 下位にノードを持つチームのメンバーがタスクリストを新規に作成できる • 所有者でなくても作成できる ▪ タスク リストは「新しいリスト」をクリックすると作成できる ※Web版のTeamsを利用していて、 上位ノードに所属していても「新しいリスト」メ ニューが表示されない場合はブラウザーの キャッシュクリアをすること 11 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

タスクリストの種類 ▪ 標準 • 指定したチームごとに1回完了する必 要があるタスクを作成する • チームの所有者などがチーム内の任 意のユーザーにタスクを割り当てて完 了させる • チーム内の誰かがタスクを完了すれ ばよい α チーム タスクA タスクB ▪ すべてのユーザーの完了が必要 • 指定したチームの全員が完了する必 要があるタスクを作成する • チーム内のすべてのユーザーに個別 にタスクが割り当てられる • 全員がタスクを完了するとチームのタ スクは100%完遂したことになる α チーム タスクA 12 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 タスクA タスクA タスクA #JapanM365CC2024

標準タスクリスト Japan 13 Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

標準タスクのリスト ▪ リストの名前を指定して、発行先を選択する 自分が所属する チームしか選べない 14 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 自分が所属する チームしか選べない #JapanM365CC2024

標準タスクのリスト ▪ タスクの繰り返し作成のスケジュールを指定できる 15 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

標準タスクのリスト ▪ 各タスクには「要件の追加」が可能 • 必須フォーム または必要な承認 16 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

標準タスクのリスト ▪ 必須フォーム • Microsoft Forms ベースの専用 フォームを作成できる • このフォームに入力して送信 しないとタスクを完了できない 17 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

標準タスクのリスト ▪ 必要な承認 • タスクを完了させる前にスーパーバイザーとして指定したユーザーに承認を要求する • 承認されないとタスクを完了できない 18 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

タスクのメモ フィールド 通常のタスクと異なり、メモフィールドがリッチテキスト形式になっている ▪ 伝達事項や通達事項をしっかりと書くことができる ▪ 19 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

標準タスクのリスト ▪ タスクリストの公開 • 公開先はチーム階層から個別に選択するか、CSVファイルから一括で指定できる 20 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

標準タスクのリスト ▪ 最終確認 • タスクを誰に通知するのか指定して発行する 21 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

ユーザー ▪ Planner 内の配布先として指定したチームにタスクリスト(PublishingPlan) というプランが作成され、ここにタスクが配布される 22 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

ユーザー ▪ 各チームに対して配布されたタスクは担当者が割り当てられていないため、 チームの所有者などがタスクをチーム内の適切なユーザーに割り当てる 23 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

ユーザー: フォーム入力 ▪ このタスクはフォーム送信が 必須であるため、タスクの完 了をするにはフォームの送信 を先に行う必要がある • 完了のチェックボックスはアスタ リスクが表示されている間は、 クリックできない 24 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

ユーザー: フォーム入力 ▪ フォームから送信されたファイルはタスクリストを発行したチームの SharePoint サイト内に格納される • ドキュメント > アプリ > Microsoft Forms > “各フォーム名” のフォルダー内 25 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

ユーザー: 承認 ▪ 承認を要求している場合はタスクを割り当てられたユーザーは タスク完了をするために、承認者を指定する必要がある 26 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

ユーザー: 承認 承認依頼を送信すると、Teams内の承認アプリ経由で指定したメンバーに 承認依頼が送付される ▪ 承認されないとタスクは完了できない ▪ 27 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

進捗の確認 ▪ タスクリストの発行先チームのメンバーは全体のタスクの進捗レポートを確 認できる 28 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

進捗の確認 ▪ タスクリストの発行元以外は自チームの進捗が確認できる 29 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

すべてのユーザーの完了 が必要タスクリスト Japan 30 Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

すべてのユーザーの完了が必要 ▪ リストに名前を指定し、発行元を選択する 31 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

すべてのユーザーの完了が必要 ▪ 標準タスクリストと異なり、スケジュール発行は機能はない 32 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

すべてのユーザーの完了が必要 ▪ 標準タスクリストと異なり、要件として追加できるは必須フォームのみ 33 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

すべてのユーザーの完了が必要 ▪ タスクの発行先を指定する 34 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

すべてのユーザーの完了が必要 ▪ 発行する 35 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

ユーザー タスクリストが発行されるとアクティビティに通知される ▪ 自分のプラン > PublishingPlan という名前のプランにタスクが作成される ▪ チームに属するユーザーごとに個別にタスクが割り当てられる ▪ 36 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

進捗の確認 ▪ 発行元のチームメンバーは、発行したタスクリストを選択すると各チームの 進捗が確認できる 37 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

進捗の確認 ▪ 発行したタスクリストを選択すると各チームの進捗が確認できる チーム内の各メンバーの進捗 チーム単位での進捗 38 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

進捗の確認 発行元以外のチームメンバーは自分のチーム内のメンバーの進捗が 確認できる ▪ チーム内の各メンバーの進捗 所属チーム全体の進捗 39 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

まとめ タスクの進行状況の進捗を複数のチームにわたって把握する必要 がある場合にタスクリストは有用 ▪ 各拠点ごとに毎月繰り返し依頼するタスクがある場合は標準タスク リストを使う ▪ すべてのユーザー向けタスクリストなどは、日本の回覧板的な使い 方もできる ▪ • タスクにはリッチテキストで詳細に文章が書けるうえ、読み終わったらタスクを 完了させることで誰が見て、だれが見ていないかなどを確認できる 40 Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 #JapanM365CC2024

参考情報 The new Microsoft Planner: New task features for organizations with frontline workers | Microsoft Community Hub ▪ タスク リストを発行して、組織内の作業を作成および追跡する Microsoft サポート ▪ #JapanM365CC2024

• https://techcommunity.microsoft.com/blog/plannerblog/the-new-microsoft-planner-new-task-features-for-organizations-with-frontline-wor/4117794
• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/タスク-リストを発行して-組織内の作業を作成および追跡する-095409b3-f5af-40aa-9f9e-339b54e705df

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