Power Platform を活用した Microsoft 365 ドキュメント管理

#JPPC2023 Power Platform を利用した Microsoft 365 ドキュメント管理 平野 愛 オフィスアイ株式会社 代表取締役 Microsoft MVP for M365 Apps & Services AP01

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Ai Hirano | 平野 愛 トレーナー、コンサルタント、執筆業 SharePoint、Microsoft Teams, Power Platform に関する研修やコンサルティング Microsoft MVP for M365 Apps & Services 2004年に国内で初めて SharePoint の分野で Microsoft MVP を受賞し、 現在まで連続受賞 (19年) 元 Microsoft 認定トレーナー Active Directory, IIS, SharePoint, .NET 開発など 「ひと目でわかる」 シリーズは執筆6冊目 ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編 日経BP社より 2021年12月2日発売 https://amzn.to/3kEzSKX https://www.office-i-corp.jp/ SharePoint Technical Notes https://shanqiai.lekumo.biz/

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Microsoft 365 におけるドキュメント管理の基本 管理場所が2系統に分かれている 共有スペース 複数名で利用する「編集・公開・保管場所」 個人スペース 個人がそれぞれ利用する作業場・保管場所 私物なども置いておく OneDrive 同期ア プリとは区別できる ようにしておくこと SharePoint OneDrive (Business) 社内に複数のWebサイトを作成できる ・社内ポータル ・簡易データベース (Microsoft リスト) ・ファイル管理 1人ひとりに用意される単一の特別なSharePointサイト であり、 OneDrive と呼ぶ 個人がファイル管理しやすいようにチューニングされてい る (個人利用の Microsoft リストも作成可能) Outlook, Microsoft Teams, Viva Engage, Planner, Microsoft Stream などの Microsoft 365 サービスおよびアプリケーションでは ファイル管理に共通して SharePoint, OneDrive を利用している

ドキュメント管理で目指すべきところ Do more, with less 少ない人数でも業務を滞りなく遂行できる運用を含めた体制づくり 業務に必要な情報がすぐにみつけだせること 情報が再利用しやすい セキュリティ&コンプライアンスを対策する 情報漏洩を防止 改ざん防止 一定期間の削除禁止などのドキュメントのライフサイクル管理

SharePoint におけるドキュメント管理の心得 SharePoint サイト 提案書 ドキュメント ライブラリ 週報 サイトが一番おおきなコンテナ アクセス権限管理が簡素になるようなサイト設計が重要 次に大きな器がライブラリ(≒ルートフォルダー) ファイルの種類ごとにライブラリを複数用意して 利用するのが吉 すぐにフォルダーでの仕分けに飛びつかないこと どうしても使い慣れたフォルダーを利用する場合は、ファイルはど うしても見つけにくくなる 検索、お気に入りやショートカット機能の活用も視野に入れる 顧客からの資料 フォルダーは作成しても1階層程度にして色分けするとよい 写真ギャラリー Excel スプレッドシートで管理している情報は 場合によってはリストに置き換えられる 受発注業務 サイト 契約書 保管サイト 成功&失敗事例 共有サイト など PowerPoint などで共有している情報は場合に よっては SharePoint ページで置き換えられる

ファイルを見つけやすくするライブラリの活用 列をうまく活用するとExcel のスプレッドシートのようにファイルを一覧管理できる 列の情報=ファイルのメタデータ(付加情報) 列はライブラリ単位で設定する。 フォルダー単位での列設定はできないため、ファイ ルの種類ごとにライブラリを分けていくことが大切

メタデータ入力を支援する機能 ※SharePoint Premium は SharePoint のアドオンライセンスであり従量課金 SharePoint Premium (旧 Microsoft Syntex) 事前構築済みドキュメント処理モデル (契約書、請求書、領収書) ※日本語 は未サポート カスタム AI モデル ※日本語サポート 画像タグ OCRタグ コンテンツ アセンブリ など 内部的には Power Platform の AI Builder を利用 Power Platform Excel + Office Scripts + Power Automate

例) 領収書から経費精算書を作成する 事前構築された「領収書」モデルを使うことで、利用収書の画 像から情報を抽出し、ライブラリの列として追加 この情報をもとに、Power Automate を使って経費精算書を自 動生成

例) SharePoint リストからファイルを生成する SharePoint リストには直接もしくは Power Apps アプリなどからデータ入力していく SharePoint リストやライブラリの列は、コンテンツ アセンブリ機能を使うことで新たなファイ ルの情報として再利用できる 手動または Power Automate 一定期間、保管 破棄へ、、、 Wordモダンテンプレート PDF や Word ファイルを生成

モダンテンプレートを使ったファイルの 自動生成フロー モダンテンプレート

データの移動やコピー SharePoint Premium のライセンスがあれば、ライブラリの「ルール」列の値をトリガー に別のライブラリやサイトへの移動やコピーが可能 移動やコピー先のライブラリにユーザーが編集アクセス権限を持っている必要はない ドキュメント ライフサイクル管理のために一定の条件下になったら「保管庫」となるサイト に移動させることもできる

[参考] ドキュメントの分析 ドキュメント ライブラリでは Power BI を使った“ライブラリの可視化” も可能 フォルダーは考慮されていないので、ライブラリ内にフラットにファイルが蓄積されていくと列 情報を含めて、ライブラリ内のドキュメントの傾向も把握できる

コンテンツのライフサイクル管理 作って終わりではなく、いつか破棄する必要があるものも多い 不必要な情報を残すと、かえって不正確な情報が伝達されたり、情報漏洩のリスクが増したり、ストレー ジ管理コストやセキュリティリスクも増大する Microsoft Purview の保持ラベルやレコード管理と組み合わせると、一定期間、ファイ ルを不用意に削除させないようにできる。また期限が過ぎたら自動的に削除したり、 Power Automate のフローを呼び出して、その後の処理を判断することも可能 例えば、列の値をフローで変更させて、事前に設定しておいた「ルール」によって別のアーカイブ専用 サイトに移動させるなども可能

保持ラベルで利用できるフロー 保持ラベルの作成

サイトのライフサイクル管理 SharePoint Premium があれば、最近あまり利用されていないサイトを検出できる また SharePoint Premium にはサイトのアーカイブ機能(プレビュー)も利用できるよう になっており、安価なストレージに一定期間保管できる 利用頻度の低いサイトは、自動的にアーカイブすることが可能 将来的にはファイル単位のアーカイブが可能になるようで、Power Automate と組み合 わせた仕組みも作れるようになるとのこと

まとめ ドキュメント管理するうえで Power Platform をどのように組み合わせてけるのかに ついて、主なポイントを解説しました。 SharePoint および SharePoint Premium の機能を把握し、 Power Platform を上手に連携させることで、ドキュメント管理を効率化するための 「アプローチ」が増やせます。 Power Platform を利用するかたは SharePoint についても体系立てた知識を身に着 け、最新情報のキャッチアップしましょう。

参考資料 Microsoft SharePoint Premium の発表 (lekumo.biz) SharePoint のファイル管理機能をどう使っていくべきか？ (lekumo.biz) [SharePoint] ファイルを不用意に編集されないように保護しよう (lekumo.biz) [SharePoint Online] ファイルやページを誰が見たのか確認しよう! (lekumo.biz) 従量課金制サービスとMicrosoft Syntexの価格 - Microsoft Syntex | Microsoft Learn

• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2023/11/microsoft-ignit-0923.html
• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2022/04/sharepoint-filemanagement-from-my-point-of-view.html
• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2022/10/sharepoint-readonly.html
• https://shanqiai.lekumo.biz/sharepoint_technical_note/2020/01/sharepoint-online-sharepoint-viewers-feature.html
• https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/syntex/syntex-pay-as-you-go-services

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• https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm

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