SmartHRの「やさしい日本語」の取り組みの紹介
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November 15, 24
スライド概要
【Google Slides版】
https://docs.google.com/presentation/d/1TsdyQdGad4eBICEVqq2UL1PWqbnzHRgF6VAPlKeItck/edit?usp=sharing
SmartHRは2024年10月、「年末調整機能」にて「やさしい日本語」切り替え機能を提供しました。この取り組みの目的、どのような方々がターゲットか、ユーザーの声をどのように集めたか、実際の書き換え例、またどのようにしてこのプロジェクトを実施したのか、などについてご紹介します。これから「やさしい日本語」の導入を検討するチームの参考になれば嬉しいです。
SmartHRで多言語化のお仕事をしています
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各ページのテキスト
SmartHRの「やさしい日本語」の 取り組みの紹介 2024.11.14 Thu. Technical Writing Meetup vol.38 澤井 真佑子 SmartHR アクセシビリティ本部 多言語化対応ユニット所属 マルチリンガルマネージャー
自己紹介
sawai / 澤井 真佑子 @mayukoat テクニカルライター、ローカリゼーションマネージャーなどの ポジションを複数の SaaS企業で経験 2023年より、 SmartHRでマルチリンガルマネージャー Technical Writing Meetup 過去の登壇回 Vol.7 テクニカルライターに必要な知識を学べる大学院の紹介 vol.13 ドキュメントの翻訳に必要なこと
マルチリンガルマネージャーは、ユーザーがSmartHRを使う上での 「言語面の障壁」を取り除く仕事をしています。ほかの会社では 「ローカリゼーションマネージャー」のような名前のことが多いかも。 職務内容の例 ● 翻訳のワークフロー構築・運用 ● 翻訳ベンダーのマネジメント ● 言語資産（用語集・翻訳メモリなど）の管理 ● 顧客リサーチ ● やさしい日本語の取り組み ★← この話をします！
本日の内容
SmartHRは2024年10月、年末調整機能にやさしい日本語切り替え機能を提供しました 🎉 （画像：SmartHRの年末調整のスクリーンショット）
つまり、言語切替メニューの選択肢のひとつとして「やさしい日本語」が選択できるようになりました （画像：言語切替メニューのスクリーンショット。やさしい日本語がハイライトされている）
● 始めたきっかけ、目的 ● ターゲットは？ ● ユーザーの声をどのように集めたか ● 実際の書き換え例 ● どのようにプロジェクトを実施したか
本題に入る前に やさしい日本語とは？
やさしい日本語は、こういう日本語です 有名な書き換え例 ● 漢字にふりがなをつける ● 難しい用語を言い換える 高台に避難して下さい 行政 ● 文の主語を明確にする 高いところに逃げてくださ い ● 一文を短くする 新生児聴覚検査 ● 絵や図、動画、音声などを活用 する 医療 赤ちゃんの耳のけんさ
震災での被害をきっかけに、さまざまな分野に浸透 阪神・淡路大震災で、言葉がわからないために災害の情報が十分に受け取れない人がいたことから、素早い情報の伝達を目的として誕生 現在、活用範囲が広がっている ニュース（例： NHK やさしいことばニュース ） 行政文書（例： 横浜市、川崎市） 外国人観光客向けの案内（例： やさしい日本語ツーリズム ） 医療の提供（例： 医療×やさしい日本語 ）
SmartHRが やさしい日本語に 取り組む理由
ユーザーはすでに「やさしい日本語」を使っている ユーザーヒアリングでわかったこと ●外国人の従業員が SmartHRで入社手続きを するとき、人事労務担当者が本人の横につい て「ここに なまえ」などやさしい日本語で説 明するケースがある ●（ベトナム語など）すでに翻訳がある言語の従 業員でも、一緒に日本語の画面を見て日本 語で説明することがある
SmartHRのユーザー状況 ● 外国籍のユーザーは直近の 1年間で3倍（1万人→3万人）に ● ベトナム、インドネシア、ネパール、ミャンマーなどの方が特に増加 ○ ● →今年、SmartHRは新たにインドネシア語に対応 ユーザーのブラウザに設定されている言語は 30以上 日本語、英語、ベトナム語、韓国語、中国語、ポルトガル語、ドイツ語、ノルウェー語ブー クモール、スペイン語、イタリア語、パンジャブ語、ヒンディー語、インドネシア語、ウクラ イナ語、ロシア語、アラビア語、カザフ語、フランス語、クメール語、スウェーデン語、シン ハラ語、タイ語、チェコ語、デンマーク語、トルコ語、ネパール語、フィリピノ語、フィンラン ド語、ブルガリア語、ポーランド語、モンゴル語、ラオス語、ルーマニア語
あらゆるユーザーにとって使いやすい製品を開発する ● SmartHRのミッションは「労働にまつわる社会課題をなくし、誰もがその 人らしく働ける社会をつくる」こと ● その実現に向けて「 あらゆるユーザーにとって使いやすい製品の開発 」 をおこなっています ○ 言語カバー率の向上も、これを実現する手段のひとつ とはいえ、すべての言語に対応することは難しい やさしい日本語がひとつのソリューションになる可能性
外国人だけでなく、多様なユーザーの役に立ちそう ● ● ● ● ● 日本語が得意でない外国人が SmartHRを操作すると きの助けになりそう 人事労務担当者が従業員をサポートするときの負荷 を減らせそう 新社会人など、日本人にも役に立つユーザーがいそ う ○ 「控除」などの用語は新社会人には難しい 知的障害、精神障害のある方にも効果が期待できる かも 手話が第一言語の方 「初恋、ざらり」（コルクスタジオ刊）より
やさにち PJが まず取り組んだこと
やさにち PJとは ● 異なる専門性を持つメンバーが集まり、施策を企画・実行 マルチリンガルマ ネージャー マルチリンガルマ ネージャー アクセシビリティ スペシャリスト UXライター ドメイン エキスパート 外国人の観点 翻訳フロー観点 PJオーナー 障害者の観点 UXライティング観点 正確性の観点
取り組み①：ユーザーの声を集める ● ● 外国人のユーザーを雇用する企業の人事労務 担当者に、オンラインでインタビュー ○ 製造、小売、サービス業など多様な業種の ユーザーに実施 SmartHRのユーザーコミュニティー（ PARK）内で アンケートを実施 ○ 結果をnoteで公開しています https://note.com/yasanichi_shr/n/na47313a88008 外国人従業員のSmartHR利用における、困りご とに関する調査結果を公表します。
取り組み②：制度や概念の解説記事の作成 ● ヒアリングなどで「理解が難しい」という意見の多かった制度や概念につい て、やさしい日本語による解説記事を作成 https://note.com/yasanichi_shr/n/n9e3e19a69e1e
取り組み③：マニュアルの「やさしい日本語版」を作成 ● 導入時に配付しているマニュアルの「やさしい日本語版」を作成し、セールス /CSにも案内
取り組みからの学び
人事労務担当者と外国人従業員、それぞれの悩み 人事労務担当者 ● 説明が大変 ○ 給与明細、雇用契約、扶養控除など、お 金に関する説明は最も気をつかう。納得 してもらうために言葉をかみくだいて丁寧 に説明している 外国人従業員 ● 質問しにくい ○ 手続きや制度のことがわからなくても、 手間をかけるのが申し訳なく、聞きにくい オンラインでたくさんインタビューをしました
人事労務担当者が最も行っているサポートは「個別の問合せ対応」 質問1. 日本語が得意でない外国籍の従業員の SmartHRでの入力に関して、人事労務担 当者や周囲の人が行っているサポートはありますか？ https://note.com/yasanichi_shr/n/na47313a88008
やさしい日本語で「やさしくする度合い」 外国語話者にインタビューすると「やさしい日本語化」には、ちょうどいい塩梅 がある ● 「扶養家族」を「やしなうかぞく」などに言い換えすぎないほうが良い ○ 日本で働く上でよく使う言葉を別の言葉に言い換えると、周囲との コミュニケーションがとりづらくなる ● 漢字をすべてひらがなに開いてしまうと、逆に読みにくい ○ 漢字の形から意味を推測したりする ○ ひらがなにすると元の漢字がわからず、意味がわからなくなる
ソフトウェア自体が「やさしい日本語」になってほしい ● ● ソフトウェアの操作画面そのものがわかりやすくなっていることがのぞまし い ○ サポートコンテンツは「わからないときに見る」もの。操作時に理解でき るのが一番良い とはいえ「必要な事前準備（例：海外への送金記録）」や、「なぜその手続が 必要か」といった説明する動画などがあると、担当者の説明の負担は下げ られそう
人事労務担当者が最もサポート工数を使っているのは「年末調整」 質問2. 何らかのサポートをしていると回答した方への質問です。特にどの機能を使用すると きにサポートが必要ですか？ https://note.com/yasanichi_shr/n/na47313a88008
年末調整の UI文言をやさしい日本語に変換し、リサーチした 日本語検定で中級以下（ N3〜N5相当）の外国人 9人に、「通常の日本語」と「やさしい日本 語」の両方を読んでもらい、文章の理解度を尋ねた。 原文:現在、仕事をかけもち（ダブル ワーク・副業）していますか？ 今の会社からの収入のみの場合は 「いいえ」を押してください。 この設問は今の会社で年末調整が必 要か（所得税の甲乙の判定）を確認し ています。 やさしい日本語版 :現在、今の仕事の ほかに、ほかの仕事をしています か？ 今の会社からの収入のみの場合は 「いいえ」を押してください。 この質問は、会社で年末調整が必要 かどうかを確認しています。 https://note.com/smarthr_co/n/n9ee5511f3539
年末調整の UI文言をやさしい日本語に変換し、リサーチした（結果） https://note.com/smarthr_co/n/n9ee5511f3539
初期の活動からの結論： 年末調整の UI文言を「やさしい日本語」にしたら、 ● 人事労務担当者 の問合せ対応の負担を減らせそう ● 外国人など、 日本語の読みに難しさのある方々 の理解 の助けになりそう ● 漢字や用語の書き換え基準があると良さそう
年末調整の UI文言を 「やさしい日本語」にする
まず、翻訳の体制を決めた ● ● 年末調整はとても大きなプロダクトで、 UI文言が8万文字くらいあった。 それを短期間で翻訳するのは大変だった 複数のメンバー（マルチリンガルマネージャー、 UXライター、アクセシビリ ティスペシャリスト）が分担して翻訳し、最後にドメインエキスパートがレ ビューするという体制をとった
書き換えの基準を決めた 例1：漢字の使用 ● 日本語能力試験 N1〜N3相当の漢字は、漢字を使わずにひらがなで表記 ○ 専門用語や固有名詞などは漢字のまま使う ● N4〜N5相当の漢字は漢字のまま表記 例: ボタンを おしたら、前に もどります。 例2：読みがなの表示 ● N1〜N3相当の漢字には読みがなを表示して、発音を確認できるようにする（※） ※現在のSmartHRのプロダクトでは <ruby>要素の使用による読みがな表示ができな いため、暫定措置として漢字のあとに丸括弧で読みがなを併記する 例：年末調整（ねんまつちょうせい）
基準はガイドラインとしてデザインシステムで公開 「対象とする方々の読解能力の 目安」、「具体的な書き換えの 方法」等について定め、公開し ています。 SmartHR デザインシステム やさしい日本語
UIをやさしい日本語に翻訳する難しさ① ● 漢字は便利。少ない文字数に多くの意味を込められる ○ 例：同一生計配偶者 やさしい日本語にすると 「あなたの お金で 生活しているか、お金を 出し合って 生活し ている 夫や 妻（つま）」 →とても長い！！ 読み手の負担を考え、「読む分量を減らしたい」と思っていても、 やさし い日本語翻訳の結果、原文よりも長くなってしまう ことが多かった。
UIをやさしい日本語に翻訳する難しさ② ● 原文が流し読み・拾い読みが難しいユーザー向けではなく、この部分 の苦労を減らすことは難しい ○ 原文では、大多数のユーザーには不要な情報でも、とても詳細に 説明されている ○ やさしい日本語のユーザーは、流し読みが難しい方が多く、これら を全部丁寧に読むと、負担が大きい 「削ってもユーザーがタスクを完了できる（操作結果に影響がない）語 句は削除して良い」 という基準を作成。 →実際には削除できず、長い説明のままになってしまうことも多かっ た。
UIをやさしい日本語に翻訳する難しさ③ ● UIは常に更新されるもの。翻訳も更新し続ける体制が必要 ○ やさにち PJメンバーはそれぞれ本業の合間に時間を作って施策 に コミットしている ■ 現状では個人のがんばりに頼っている部分も ○ 誰の定常業務にするのか、どう評価するのか、といった「やさにち Translator」の職務定義が必要 ○ 通常の翻訳と同じように、用語集などの言語資産やガイドラインの メンテナンスが重要
リリース直前〜リリース後の反響 ● ● 外国語話者、知的障害者、精神障害者などの 方々に画面を見てもらいリサーチを実施 ○ 外国語話者：「思ってたより良かった。 85点」 ○ 精神障害者の方：「やさしい日本語のほうが 使いやすい」 商談で「やさしい日本語」を使ってもらうケースが 出てきた ○ 「手続きに不慣れな日本人の理解の助けに もなりそう」 と前向きなお褒めをいただくこと も やさしい日本語で、SmartHRの年末調整がもっと使いやすく？外国 出身ユーザーの声を聞いてみました。
今後予定していること ● ● ● ターゲットとなるユーザーに、年末調整が落ち着いたタイミングでヒアリング を実施予定 年末調整以外のプロダクトにも「やさしい日本語」を広げる ○ ログイン、入社手続きなど、多くの人が使う機能から優先的に 翻訳作業を型化し、コストを下げる ○ 用語集の整備 ○ 翻訳APIの活用検討
やさにち noteで取り組みを発信しています 取り組みの紹介やリサーチ結果など を発信しています！ ぜひフォローしてね 知見をシェアし合いましょう〜 https://note.com/yasanichi_shr/ 「働く」× やさしい日本語 by SmartHR
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