続・楽しいタスク整理

DevLOVE 楽しいタスク管理のカタ 2023/03/22 続・楽しいタスク整理 〜全体攻撃が使えないなら、地形効果を使えばいいじゃない〜 株式会社ヴァル研究所 伊藤英明

自己紹介 ・名前：伊藤英明 ・所属：株式会社ヴァル研究所 MaaS事業部 UXデザイナー ・認定、資格：人間中心設計専門家 認定プロダクトオーナー 認定スクラムマスター おもちゃドクター

このスライドは • 昨年のDevLOVEアドベントカレンダー（テーマ：「楽しい XXXX」）で書いた投稿の加筆、リニューアル版です • マルチタスクをシングルタスク化していく件について書いた • 自分自身のタスク整理法をテーマとした、個人のタスクに落と し込んだものを最速で倒すための最適化の話です ※そのため、チームワークの話を主とはしていません

なぜシングルタスクにしたいか • 極端な話「マルチタスクで業務をこなす」は無いと思っていて、 「複数のやらなきゃいけないことを把握している状態」はある にしても、瞬間単位で注力できているタスクは一つ 注力している 瞬間はこことか こことか 複数のタスクを持ってはいるが、 全てがアクティブな状態ではない？

なぜシングルタスクにしたいか • 料理でも複数の作業を並行で進めている状態はある • ただ、鍋を火にかけている間に別の食材を切るなどのように メインとサブの関係、優先順位などはついている メイン作業（直接手をかける） サブ作業（置いておくだけにしてある）

なぜシングルタスクにしたいか • 「複数のやらなきゃいけないことを把握している状態」で仕事 を進めるのは「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」とスト レスのかかる状態でもある

作業のシングルタスク化についてChatGPTに聞いてみた

作業のシングルタスク化についてChatGPTに聞いてみた • もちろんデメリットだってある…

タスクは並列で迫ってくる • アーケードゲーム「コズモギャングズ」のイメージ

タスクは並列で迫ってくる • 作業をこなすことは、エイリアンを順々に追いやって手離れに する、次に迫ってくるまでの時間を稼ぐことを繰り返すような ものだと思っています

タスクは並列で迫ってくる

だが、実際には全体攻撃の ような便利な手段は無い！

地形効果を使って1対1の状態に • 明らかに不利な状態を対等くらいにはもっていきたい

シングルタスク化で作業をこなす • エイリアンが1列に並んで来るとしたらどうでしょう？ 1点に集中して倒していくことができます • 同時に複数の作業を相手にするよりも、一列に並んでもらって、 各個撃破とするのが実は効率的だと考えています

シングルタスク化で作業をこなす • この状態を作るためには、タスクをちょうどいい単位で小分け にできることが必要 • 何発も撃たないと倒せないタスクよりは、一発で追いやって次 までの時間を稼げるようにしておきたい

「分ける」「並べる」を 淡々とやる

分ける 自己完結できる 確認の依頼 自己完結できない 社内外から の依頼 自己完結できる 作業の依頼 自己完結できない

分ける • 確認の依頼（自分が把握できる範囲で返答できる） – 開発作業にあたっての仕様確認や、運用で受ける問い合わせへの確認など – 即答か、少し調べれば回答できることがほとんど • 確認の依頼（他のメンバーに確認しないと明確な返答ができない） – 技術的な検証も必要などの理由で、他のメンバーにも確認した上で返答と したいもの – 他のメンバーに確認を依頼し、回答を得て、返答するまでがセット – 聞きっぱなしの放置にならないように気をつける必要あり

分ける • 作業依頼（自分の作業で完結できる） – 開発やデータ作成作業などで、自己完結できるもの – 作業量の見積もりもしやすく、優先度と自分の手の空き具合で対応のタイ ミングをコントロールできる • 作業依頼（他のメンバーに作業を依頼し、進捗確認と対応後のレ ビューが必要） – 開発やデータ作成などの作業を他のメンバーに依頼する必要があるもの – 依頼した段階で一旦手から離れるが、進捗確認と対応後にレビューして 完了報告までがセット – 依頼しっぱなしの放置にならないように気をつける必要あり

分ける • 自己完結できないものについて、なるべく早く手離れにする – ボールを持ちっぱなし、ボトルネックにならないように気をつけたい – 誰も動けない、動いていない、という状態を避けたい • タスクを小分けにしつつ、「あとはやるだけ」の状態にする – 自分が作業するにしても他のメンバーに依頼するにしても、下記が明確 になっていることで動きやすくなる • 「確認するだけ」：何が分かれば先の手順に進めるのか • 「作業の依頼をするだけ」：作業の目的と期待される成果は何か • 「自分が作業するだけ」：自己完結できる算段が立っているか

分ける • 共通する考えとしては、リードタイムの中でプロセスタイム 以外の時間（特に着手までの時間）を極力短くしたい プロセスタイム＝作業の着手から完了までにかかる時間 着手 実施待ち 完了 作業 リードタイム＝工程の始めから終わりまでにかかる時間 渡し待ち

分ける 優先度のイメージ 自己完結できる 確認の依頼 自己完結できない 依頼 自己完結できる 作業の依頼 自己完結できない ※締切によって変動はあります

並べる • その日の業務開始時に、タスク分けと優先度付けをさっと10分 くらいでやってしまう • 打ち合わせなど具体的な時間拘束を伴うタスクも含め、時間帯 としては午前、午後（夕会前）、午後（夕会後）のどこでやる か、間に挟まってくる打ち合わせより前か後か、くらいまでを ざっくり決めてしまう

並べる ※ある日の作業メモの例 3/22(水) AM ・10時：AAAA打ち合わせ PM ・13時：BBBB会議 ・15時：CCCC打ち合わせ ・17時：夕会 ・20時：イベント登壇 ①： まずは打ち合わせなど具体的な 時間拘束のあるものを列挙する。 基本的にはカレンダーの予定を 転記するだけ。

並べる ※ある日の作業メモの例 3/22(水) AM ・〇〇のデータを自分で変更して検証 ・〇〇のデータ仕様について〇〇さんに確認 ・10時：AAAA打ち合わせ PM ・13時：BBBB会議 ・15時：CCCC打ち合わせ ・17時：夕会 ・20時：イベント登壇 ※待ち ・〇〇の件、確認結果を報告or対応案を検討 ②： 例えば、不具合対応など優先 して動かしたいタスクがある 場合に、まず状況の確認や依 頼などを優先。 確認後のアクションも列挙し ておく。

並べる ※ある日の作業メモの例 3/22(水) AM ・〇〇のデータを自分で変更して検証 ・〇〇のデータ仕様について〇〇さんに確認 ・10時：AAAA打ち合わせ ・△△のデザインデータ作成に必要な素材整理 ③： 自己完結できるタスクをどこ に入れるか考える。 いつまでに終えていると、次 の流れにスムーズに繋がるか を意識する。 PM ・13時：BBBB会議 ・15時：CCCC打ち合わせ ・△△のデザインデータ作成 ←夕会時に軽くレビューしたい ・17時：夕会 ・20時：イベント登壇 ※待ち ・〇〇の件、確認結果を報告or対応案を検討

並べる • 一列に並べたらあとは順に倒すだけ。あれもやらなきゃこれも やらなきゃで慌てることもなく淡々と順に倒す • 割り込み作業が入っても慌てません。列の順番の中でどこに入 れるかだけ決めて、作業を続けます

作業のシングルタスク化についてChatGPTに聞いてみた • もちろんデメリットだってある…

デメリットと言われる部分について実際どうか？ • 時間がかかる？ – 増える作業は毎朝10分程度の整理時間 – タスクを小分けにしているので、あるタスクの終了までロックされるこ とも減らせる • 優先順位の設定が必要？ – タスクの分け方、優先度の付け方にルールがあるのでロジカルに分ける • 柔軟性が低下する？ – 順番を決めているので作業の切り替えは意識しない – 割り込みがあっても順番のどこに入れるか決めるだけ

まとめ • このやり方のほうが早いかという検証は実質不可能ですが、精神的に は余裕を保ったまま進めやすく、割り込み作業への対応もしやすい • 先に列挙するのが個人的にはポイントだと思っていて「複数のやらな きゃいけないことを把握している状態」でありながら「今やること」 と「後でやること」を見える化できている • 日々の業務開始時にちょっと整理してから取り組むだけでも良いかな と思うので、タスク多すぎで困っている方はお試しください • 自分の中でも暗黙知になっていたので、あえてまとめる機会をもらえ てありがたかったです

参考 • 楽しいタスク整理 〜タスクよ一列に並べ！各個撃破だ！〜 https://note.com/itowponde/n/n40f022906d1a • Slackで受けてTrelloで捌く、我流タスク管理術の話 https://vallaboratory.hatenablog.jp/entry/adventcalendar2021̲day3

• https://note.com/itowponde/n/n40f022906d1a
• https://vallaboratory.hatenablog.jp/entry/adventcalendar2021_day3

ご静聴ありがとうございました。