非IT職のための Notion活用講座　仕様書・進捗管理・議事録・日報を 「ひとつの場所」でラクに回す

うさうさ研修工房 Udemy講座 非IT職のための Notion活用講座 仕様書・進捗管理・議事録・日報を 「ひとつの場所」でラクに回す 対象：ITが苦手な事務・営業・企画・現場リーダーの方 プログラミングの知識は、いっさい不要です 🐰 うさうさ先生と、ゆっくり進めましょう うさうさ研修工房 1

BENEFIT この講座で身につくこと 1 2 3 4 はじめに 書類が「1か所」に集まる 仕様書・進捗・議事録・日報を、探し回る時間がなくなります。 「毎回ゼロから書く」が終わる テンプレートで、書く項目が最初から並んだ状態で始められます。 「誰が・いつまで」が見える 会議で決まったことが、そのまま進捗管理につながります。 ITの専門知識は不要 プログラミングなし。パソコンとブラウザがあれば始められます。 2

COURSE MAP 講座の全体マップ（全8章） 前半｜知識編（座学） 後半｜実践編（手を動かす） 第1章 なぜNotionで書類をまとめるのか 第5章 日報をつくる 第2章 Notionの基本のき 第6章 議事録をつくる 第3章 データベースを理解する 第7章 仕様書と進捗管理をつなぐ 第4章 ★山場「型」をつくる 第8章 振り返りと、次の一歩 はじめに 3

PREPARATION はじめる前に準備すること Notionのアカウントを用意する 1 まずは無料プランから始められます。使える機能はプランや時期で変わるため、公式ヘルプで最新を 確認しましょう。 会社のルールを確認する 2 仕事の情報を外部サービスに載せてよいか、上司や情報システム担当に先に確認しておきましょう。 練習用ページを1つ作る 3 はじめに 本番の書類を触る前に、自由に試せる練習用ページを作っておくと安心です。 4

1 CHAPTER 1 なぜNotionで書類をまとめるのか まずは「困りごと」から確認しましょう 今日のゴール Notionで何が解決できるのかを、自分の言葉で説明できるようになる Chapter 1 5

PAIN POINTS 仕事の書類、こんなふうにバラバラになっていませんか？ 1 2 3 4 Chapter 1 仕様書（依頼の内容） メール・Word・チャットに散らばり、「最新版はどれ？」と聞かれる。 進捗 Excelや口頭で管理。誰が何をいつまでにやるのか、会議で聞くまで分からない。 議事録 担当者のパソコンの中。決まったことを探すのに時間がかかる。 日報 毎日ゼロから書く。書いても埋もれて、あとから見返せない。 6

WHAT IS NOTION Notionは「デジタルの大きなバインダー」 今までのやり方 Notionのやり方 ・ファイルごとに保存する ・書類を1つの場所に集める ・フォルダが増え続ける ・1か所を直せば全員が最新を見る ・メールで送るたびコピーが増える ・検索で見つけられる ・探すのに時間がかかる ・書類どうしをつなげられる Chapter 1 7

MISCONCEPTION よくある誤解と、実際のところ よくある誤解 実際は ・難しそう。ITが得意な人向け ・文字を打つだけで始められます ・全部の書類を移さないと意味がない ・1つの書類から始めればOKです ・機能が多すぎて使いこなせない ・この講座で使うのは、ほんの一部です Chapter 1 8

2 CHAPTER 2 Notionの基本のき ページとブロックだけ分かれば大丈夫です 今日のゴール ページを作り、見出し・ToDo・箇条書きを入れられるようになる Chapter 2 9

PAGE & BLOCK Notionは「ページ」と「ブロック」でできています 1 2 3 ページ ブロック サイドバー 1枚の紙のようなもの。文章 ページをつくる部品です。見 目次のような場所。作った や表を書く場所です。ページ 出し・文章・ToDoなど、1つ1つ ページが一覧で並び、すぐ開 の中に、ページを入れること がブロックです。 けます。 もできます。 Chapter 2 10

INPUT TIPS ブロックを入れる、3つのコツ 「/」（スラッシュ）を入力する 1 ブロックの候補が出ます。見出し・ToDoリスト・箇条書きなどを選んで入れられます。 「@」を入力する 2 ほかのページや人を呼び出せます。書類どうしをつなぐときに使います。 ドラッグで並べ替える 3 Chapter 2 ブロックの左の持ち手をドラッグすると、順番を入れ替えられます。 11

SHARE 共有は「誰に見せるか」を決めること ページごとに共有できる 1 見せたい人を招待します。見る人ごとに、できることを選べます。 権限は段階がある 2 「全アクセス」「編集可」「コメント可」「閲覧のみ」など。見るだけの人には、閲覧のみが安心です。 「Webで公開」は要注意 3 リンクを知っていれば誰でも見られる設定があります。社内の書類は、会社のルールを確認してから。 出典：Notion Help「Sharing & permissions」 Chapter 2 12

HANDS-ON ミニ演習 練習用ページに「今日やること」を書く お題 練習用ページを作り、「今日やること」という見出しと、ToDoを3つ書いてみましょう。 ヒント 答え合わせ 見出しは「/」で入れられます。ToDoリストも同じく 見出しの下にToDoが3つ並び、1つにチェックが入っ 「/」から選びます。 ていればOKです。 Chapter 2 13

3 CHAPTER 3 データベースを理解する Notionでいちばん便利な機能です 今日のゴール データベースの3つの要素（ページ・プロパティ・ビュー）を説明できる Chapter 3 14

DATABASE データベースは「名簿カードの束」 Excelの表 Notionのデータベース ・1行は、ただの行 ・1行が、1枚のページになる ・行の中に長い文章は書きにくい ・中に長い文章や画像を書ける ・見せ方は、基本的に表だけ ・同じデータを、表・ボード・カレンダーで見ら れる 出典：Notion Help「Intro to databases」 Chapter 3 15

3 ELEMENTS データベースを作る、3つの要素 1 2 3 ページ プロパティ ビュー カード1枚。1件のデータです。 カードに書く項目。日付・担当 見せ方のこと。同じカードを、 （例：1日分の日報、1回分の 者・状態など、ラベルのつい 表にしたり、ボードにしたりし 議事録） た記入欄です。 て切り替えます。 Chapter 3 16

PROPERTY よく使うプロパティ（記入欄）の種類 1 2 3 4 Chapter 3 テキスト 自由な文章。件名やメモに使います。 日付 期限や会議の日に使います。カレンダーにも表示できます。 選択 「未着手・進行中・完了」など、選択肢から選びます。 担当者 メンバーを選びます。「誰の仕事か」がすぐ分かります。 17

VIEW ビューで、見せ方を変える 1 2 3 4 テーブル ボード カレンダー タイムライン 一覧を表で確認。いち 状態ごとに列を分け 日付で見る。会議や締 期間を横棒で見る。ス ばん基本の見せ方で て、カードを動かす。 切の確認に向いてい ケジュール全体の把 す。 進捗管理に向いてい ます。 握に向いています。 ます。 出典：Notion Help「When to use each type of database view」 Chapter 3 18

HANDS-ON ミニ演習 「タスク」データベースを作ってボードで見る お題 「タスク」データベースを作り、ボードビューに切り替えてみましょう。 ヒント 答え合わせ プロパティは「担当者」「期限」「状態（未着手・進行 状態ごとに列が分かれ、カードをドラッグすると状態 中・完了）」の3つ。ビューの追加で「ボード」を選びま が変わればOKです。 す。 Chapter 3 19

4 CHAPTER 4 ★山場 「型」をつくる ここが少し難しい章です。ゆっくり進めましょう 今日のゴール テンプレート・繰り返し・つなぐ機能で「毎回ゼロから書かない仕組み」を説明できる Chapter 4 20

KATA 「型」があると、書く手間が消えます 型がない書類 型がある書類 ・毎回、書く項目を思い出す ・項目が最初から並んでいる ・人によって書き方がバラバラ ・誰が書いても、同じ形になる ・抜け漏れに、あとから気づく ・抜け漏れが減る Chapter 4 21

TEMPLATE テンプレートは「ひな形ボタン」 データベースに型を登録する 1 「新規」ボタンの横の矢印から、テンプレートを追加できます。 ひな形の中身をつくる 2 見出しや記入欄を、あらかじめ並べておきます。 押すだけで、同じ形 3 新規作成のときテンプレートを選ぶだけで、毎回同じ形の書類ができます。 出典：Notion「Automate work with repeating database templates」 Chapter 4 22

REPEAT 「繰り返し」で、毎日・毎週、自動で用意 テンプレートに「繰り返し」を設定 1 どのくらいの頻度で作るかを選びます。（毎日・毎週など） ページが自動で増える 2 決めたタイミングで、データベースに新しいページが自動で作られます。 向いている書類 3 毎日の日報、毎週の定例会議の議事録など、決まったタイミングで書くものです。 出典：Notion「Automate work with repeating database templates」 Chapter 4 23

RELATION 「つなぐ」で、書類どうしが連動します リレーション＝別のカードを指す 1 書類に「関連：〇〇」と書いておく矢印のようなもの。クリックで飛べます。 議事録のToDoを、タスクにつなぐ 2 会議で決まったことが、そのまま進捗管理に載ります。 タスクを、仕様書につなぐ 3 「この仕事は、どの依頼のため？」が、ワンクリックで分かります。 出典：Notion Help「Database properties（relation）」 Chapter 4 24

BRIDGE ここまでの知識が、後半のどこで使われるか 第2章 ページとブロック ▶ 後半のすべて（日報・議事録・仕様書を書く） 第3章 データベース ▶ 第5〜7章（日報・会議・タスクの置き場をつくる） 第4章 テンプレートと繰り返し ▶ 第5章 日報の自動作成／第6・7章 書類の型 第4章 リレーション ▶ 第6〜7章（議事録→タスク→仕様書をつなぐ） ここで5分、小休憩です。戻ったら、手を動かします。 Chapter 4 25

5 CHAPTER 5 日報をつくる いちばんシンプルな書類から始めます（最初の成功体験） 今日のゴール 日報データベースとテンプレートを作り、自動作成まで設定できる Chapter 5 26

STEPS 日報データベースの作り方 1 ▶ 2 3 ▶ 4 ▶ データベースを作る プロパティを足す テンプレートを作る 繰り返しを設定 新しいページに「日報」 「日付」と「書いた人」の 4つの見出しを並べた 決めた頻度で、自動で というデータベースを作 2つを追加します。 「日報ひな形」を登録し 日報ができるようにしま ます。 す。 ります。 Chapter 5 27

TEMPLATE 続く日報は、見出しが4つだけ 書きにくい日報 続く日報のひな形 ・白紙から書き始める ・今日やったこと ・長い文章で要点が分からない ・できたこと（小さな成果でOK） ・見返しても、何をしたか不明 ・困っていること ・明日やること Chapter 5 28

HANDS-ON ミニ演習 日報のひな形を作って、1件書く お題 日報のひな形を作り、今日の日報を1件書いてみましょう。 ヒント 答え合わせ 見出しは4つだけ。1項目は1〜2行でOK。完璧を目 「日付」が入った日報が1件あり、4つの見出しに1行 指さないのがコツです。 ずつ書けていればOKです。 Chapter 5 29

6 CHAPTER 6 議事録をつくる 「決まったこと」を見失わない議事録へ 今日のゴール 決定事項とToDoが一目で分かる議事録テンプレートを作れる Chapter 6 30

GOOD MINUTES 良い議事録は「決まったこと」が主役 全部書く議事録 決定事項が中心の議事録 ・発言をほぼそのまま書く ・「決まったこと」を最初に書く ・長くて、読まれない ・「誰が・いつまでに」を明記する ・結局、何が決まったか不明 ・短くて、読み返される Chapter 6 31

TEMPLATE 議事録テンプレートの中身 1 2 3 4 Chapter 6 基本情報 日付・参加者・目的。会議データベースのプロパティに入れます。 決まったこと 結論を箇条書きで。いちばん上に置きます。 ToDo（誰が・いつまでに） 担当者と期限を添えます。これを、のちほどタスクにつなぎます。 次回に向けて 保留になったことと、次回の日程を書きます。 32

AI MINUTES AI議事録は「あとから足す便利機能」 「/meet」でAIミーティングノートを入れる 1 会議の音声を文字にして、要約まで作ってくれます。まずは手書きテンプレートで十分です。 使えるプランに注意 2 公式ヘルプではBusiness／Enterpriseプランが対象と案内されています。最新は公式で確認を。 録音の前に、同意を取る 3 「録音・文字起こしをしてよいですか？」と必ず確認し、社内ルールにも従いましょう。 出典：Notion Help「Take AI Meeting Notes in Notion」 Chapter 6 33

HANDS-ON ミニ演習 会議データベースと議事録テンプレートを作る お題 会議データベースを作り、直近の会議（または架空の会議）の議事録を1件書いてみましょ う。 ヒント 答え合わせ 「決まったこと」を先に書きます。ToDoには、担当者 「決まったこと」が先頭にあり、ToDoに「誰が・いつま と期限を必ず添えましょう。 でに」が書かれていればOKです。 Chapter 6 34

7 CHAPTER 7 ★山場 仕様書と進捗管理をつなぐ 4つの書類が、ひとつにつながります（山場の実践） 今日のゴール 仕様書→タスク→議事録→日報がつながる仕組みを、自分の手で作れる Chapter 7 35

SPEC 非ITの「仕様書」は「依頼の説明書」です 仕様書って何？ 1 「何を・なぜ・いつまでに・どうなればOKか」を、誰が読んでも同じ理解になるようにまとめた書類です。 どんな場面で使う？ 2 外部への依頼、システム担当への要望、業務ルールの整理、仕事の引き継ぎなどです。 厚くなくてOK 3 Chapter 7 1ページに収まる「依頼の説明書」で十分。大事なのは、読む人に伝わることです。 36

TEMPLATE 仕様書テンプレートの6項目 1 目的 なぜ、やるのか 4 完成の基準 どうなったら、OKなのか Chapter 7 2 やること 作ってほしいもの、やってほしい こと 5 期限・担当 いつまでに、誰が 3 やらないこと 今回の範囲に入れないこと。ここ が大事です 6 関係者・資料 確認する人、元になる資料 37

PROGRESS 進捗管理は「ボード」で見える化 1 2 3 タスクデータベースを作 る ボードで状態を見る カレンダーで締切を見る プロパティは、担当者・期限・ 「未着手→進行中→確認待ち 同じタスクを期限で見て、締 状態・関連する仕様書の4つ →完了」の列に分かれ、カー 切の集中を防ぎます。 です。 ドを動かして更新します。 出典：Notion Help「When to use each type of database view」 Chapter 7 38

BIG PICTURE 4つの書類がつながった完成図 仕様書 何を・なぜ・いつまでに どうなればOKか ① 仕様書から、必要なタスクを作る タスク（進捗） ▶ 担当者・期限・状態 ボードで見える化 ▲ 日報 議事録 ◀ 決まったことと ToDo（誰が・いつまで） ② 会議で決まったToDoも、タスクに 入る ③ 日報には、今日進めたタスクを書く 今日進めたタスクを 書き出す つなぐ機能は「リレーション」。探す時間が減り、「誰が・いつまで」が一目で分かります。 Chapter 7 39

HANDS-ON ミニ演習 総合演習：小さな仕事を、4つの書類でつなぐ お題 小さな仕事（例：社内イベントの準備）を1つ選び、仕様書1枚・タスク3件・会議メモ1件を 作ってつなげましょう。 ヒント 答え合わせ まず仕様書の6項目を埋めます。そこからタスクを3 ボードにタスクが3枚並び、各カードから仕様書を開 つ作り、リレーションで仕様書につなぎます。 けて、議事録のToDoからタスクに移れればOKで す。 Chapter 7 40

8 CHAPTER 8 振り返りと、次の一歩 続けられる形に整えましょう 今日のゴール 自分の仕事で、まず何から始めるかを1つ決められる Chapter 8 41

RULES 続けるための、3つのルール 置き場所は1か所 1 「書類はここ」と決めて、コピーを増やさないようにします。 名前のルールを決める 2 例：「日付_会議名_議事録」。日付を先頭にそろえると探しやすくなります。 月に1回、見直す 3 Chapter 8 使っていない項目を減らし、テンプレートを少しずつ良くします。 42

STUMBLE つまずきやすいポイントと対処法 1 2 3 4 Chapter 8 どこに書いたか分からなくなる 検索で探し、置き場所を1か所に決めましょう。 テンプレートが使われない 項目を減らして短くします。最初は3〜4項目で十分です。 チームが使ってくれない まず自分の日報と議事録から。便利さを見せるのが近道です。 機能が変わって戸惑う 画面や機能は更新されます。迷ったら公式ヘルプで最新を確認しましょう。 43

NEXT STEP 今日からの、小さな一歩 1 2 3 今日 今週 今月 日報データベースを作って、 次の会議の議事録を、Notion 1つの小さな仕事で、仕様書 ひな形を登録する。 で書いてみる。 から進捗までをつなぐ。 Chapter 8 44

🐰 おつかれさまでした！ 最初から全部を移す必要はありません。 小さく始めて、少しずつ広げていきましょう。 今日から、これだけ まずは「日報データベース」を1つ作る。 それだけで、今日がスタートです。 うさうさ研修工房 45

REFERENCES 参考URL一覧（Notion公式ヘルプ） Intro to databases（データベース／プロパティ／ビュー） https://www.notion.com/help/category/databases When to use each type of database view https://www.notion.com/help/guides/when-to-use-each-type-of-database-view Automate work with repeating database templates https://www.notion.com/ja/help/guides/automate-work-repeating-database-templates Sharing & permissions https://www.notion.com/help/sharing-and-permissions Take AI Meeting Notes in Notion https://www.notion.com/help/ai-meeting-notes ※画面・機能・プランは更新されます。最新の情報は、各公式ヘルプでご確認ください。 参考URL 46

• https://www.notion.com/help/category/databases
• https://www.notion.com/help/guides/when-to-use-each-type-of-database-view
• https://www.notion.com/ja/help/guides/automate-work-repeating-database-templates
• https://www.notion.com/help/sharing-and-permissions
• https://www.notion.com/help/ai-meeting-notes