OnTime for Domino 日程調整マニュアル

for Domino(Ver.8.1-) 日程調整マニュアル OnTime Group Calendar Direct Shop 2022/02/18

1. 目次 日程調整について p.３ • 導入－システム構成とPollarityDBの作成方法 p.６ • 設定－履歴保持日数と画面カスタマイズ p.１０ 2. 相談者操作 • Desktopクライアント ― 日程調整作成 ― 日程調整の履歴からコピー作成 ― 未回答者への回答催促メール送信 ― 回答結果から会議招集 • Mobileクライアント ― 日程調整作成 ― 未回答者への回答催促メール送信 ― 回答結果から会議招集 • 便利機能 ― 相談者へのリマインドメール －回答期限24時間前通知 －全員回答完了通知 p.１４ p.２３ p.２８ p.３２ p.３７ p.４０ p.４２ p.４４ p.４６ 登場人物について 相談者 ：会議日程を相談するユーザー 相談先メンバー：会議日程の希望日時を投票するユーザー ゲストユーザー：相談先メンバーの中で社外のインターネット アドレスで指定されたユーザー 3. 相談先メンバー操作 • Desktopクライアント ― 回答 ― 履歴・コメント（簡易チャット機能） • Mobileクライアント ― 回答 ― 履歴・コメント（簡易チャット機能） 4. ゲストユーザー操作 • パソコンでの操作 ― 回答 ― 履歴・コメント（簡易チャット機能） • スマートフォンでの操作 ― 回答 ― 履歴・コメント（簡易チャット機能） 2 p.４７ p.５２ p.５３ p.５６ p.５７ p.５９ p.６０ p.６１ p.６２ p.６４

１.「日程調整」について 3

「日程調整」の概要 • 日程調整（英語名：Pollarity）は OnTime Group Calendar の有料オプションです。 • 日程調整は、会議日程を参加予定のメンバーに相談し、 希望日時を投票できる機能です。 • OnTime独自の機能（次ページ参照）により日程調 整業務に要求される様々な機能を実装しています。 • ご利用頂くにはライセンスキーでオプションを有効にして幾 つかの設定を行うだけです。 • OnTime for Domino Ver.5.2.0以上の製品に内部的 に組み込まれています。 • 日程調整を社外ユーザーにも利用させたい場合は OnTimeGCClient.nsf を DMZ にも配備するだけです。 • OnTimeのアップグレード時にも特別な手順は必要あり ません。他のDBと同様アップグレード手順を実施するだ けです。 4

「日程調整」の機能 • 参加メンバー全員が空いている日付や時間帯を緑色 で表示します。 視覚的に確認しながら日程候補を探せます。 • 相談されたOnTimeユーザーも、日程候補の前後のス ケジュールを確認しながら回答ができます。 • 日程調整毎に画面右側に回答履歴や各参加者の 発言が表示される「履歴」枠が表示されます。 各参加者がコメントを残すことができ、日程調整内の 簡易チャット機能としてご利用いただけます。 • 最適な日時が固まってきたら相談者の議長は候補日 時からワンクリックで会議招集画面を開けます。 • 日程調整をお客様などゲストユーザーも含むことで社 外会議の日程調整としても利用できます。 • Mobileオプションの画面にも対応しています。 • リマインドメールとして相談者への自動通知機能や、 未回答者への手動通知機能が利用できます。 5

１.「日程調整」について 導入 6

導入－システム構成 1.標準的なOnTime構成 OnTime タスク OnTime Config DB OnTime Data DB OnTime Client DB 幾つかのDBとOnTimeタスク導入で動作します。 OnTime Servletを併用することでハイパフォーマンスとハイス ケーラビリティを実現しています。 HTTP タスク オプションを有効にするライセンスキーと共に 新たに Pollarity DBを追加するだけで動作します。 クライアント側の追加作業は必要ありません。 2.日程調整を追加する場合 OnTime タスク OnTime Config DB OnTime Data DB OnTime Client DB Pollarity DB HTTP タスク 3.社外向けの構成を構築する場合 DMZ側 外向けDominoサーバー OnTime タスク OnTime Config DB OnTime Data DB OnTime Client DB OnTime Client DB Pollarity DB HTTP タスク HTTP タスク 7 社外のゲストユーザーも利用できるように構築する場合は DMZ等の社外から接続できる場所にClientDBと HTTPタスクだけ実装して連携します。 Mobileクライアントと併用できます。 • External Access Serverの設定については OnTime for Domino インストールマニュアルを参照ください。

導入－PollarityDBの作成１ • 日程調整を有効にするライセンスキーを登録後に ServerSettings文書を開くと左下に Pollarity Database の項目が追加されています。 デフォルトのファイルパスのままとしてください。 「Save & Close」ボタンをクリックします。 • ServerSettings文書を再保存するとPollarity DBはテン プレートから自動的に作成されます。 8

導入－PollarityDBの作成２ • ワークスペースで確認すると Pollarity DBが表示されていま す。 • ACLは変更する必要はありません。 • OnTimeサーバーを複数台で構成している際は、ConfigDB 同様、PollarityDBも複製されます。 9

１.「日程調整」について 設定 10

設定－日程調整の保管(アーカイブ)日数 • GlobalSettings文書のPollarityタブの設定を行うだけで利用 できます。 • 日程調整完了後や削除時に「アーカイブに移動」した後に OnTime Desktop クライアントの画面にアーカイブされた日程調 整を表示する日数や日程調整で利用した連絡先の保管日数 を設定できます。 11

設定－ゲストユーザー向け回答画面カスタマイズ１ • ゲストユーザー向け回答画面のヘッダーもGlobalSettings文書 のPollarityタブの設定でカスタマイズできます。 • 社外から接続する際のスタティックなurlを登録できます。外部 からこのurlに接続する際は必ずOnTimeが動作し接続可能な 以下のurlにリダイレクトされるようにしてください。 http://HOSTNAME/FOLDER/ontimegcclient.nsf/pollarity 例) https://ontime.axl.ne.jp/ontime/ontimegcclient.nsf/pollarity • ヘッダーロゴとカラーのカスタマイズ タイトルバーの左にロゴを表示できます。縦幅を40px以下の画 像をご準備ください。 各種色の変更も可能です。 • ヘッダーの右にリンクを準備できます。 企業サイトや商品サイト、またヘルプページなどにご利用いただ けます。 12

• http://HOSTNAME/FOLDER/ontimegcclient.nsf/pollarity
• https://ontime.axl.ne.jp/ontime/ontimegcclient.nsf/pollarity

設定－ゲストユーザー向け回答画面カスタマイズ２ • カスタマイズすると回答画面のヘッダー部分に設定が反映され ます。 13

２.相談者操作 Desktopクライアント 日程調整作成 14

相談者操作 • 相談者は議長として自分の日程調整の作成や、権限が あれば議長の代理として日程調整を行うことができます。 • 相談先メンバーと複数の日程候補を設定して回答依頼を メールで送信できます。 • 作成した日程調整を開くと、日程調整画面右側に履歴 画面が表示され、簡易チャットの様に利用できます。 • 回答が集まることで最適な日程を確認し、そのまま会議招 集画面を開くことができます。 15

相談者操作－日程調整作成１ 相談先メンバーを選択し、日程調整タブ内の「+」ボタンをク リックします。 • 相談先は入力画面で追加できます。 相談先を選択しない状態でも「＋」ボタンで日程調整を作成 できます。 開いた画面からユーザーを追加できます。 16

相談者操作－日程調整作成２ • 日程調整の情報を入力します。 「件名」「説明」「所要時間」「ロケーション」「タイムゾーン」 「回答期限」を指定します。 • メール送信時や社外の回答画面の表示言語の初期値を 「使用言語」欄で指定できます。 • 入力した内容は会議招集画面に引き継がれます。 17

相談者操作－日程調整作成３ 相談先を指定します。 • 日程選択前に相談先を指定しておくことで、相談先の空 き状況を確認しながらの日程選択が可能です。 相談先にインターネットメールアドレスを直接指定することも できます。 日程を指定します。 • OnTimeを利用する参加メンバーの共通の空き時間がある 日程だけを緑で表示します。 • 空き時間検索対象からメンバーを除外する場合は、各ユー ザー名の右に表示されているチェックを外します。 任意出席や代理の場合に御活用ください。 候補日を選択したら「作成」で日程追加。「閉じる」で日程 選択用のダイアログを閉じます。 18

相談者操作－日程調整作成４ 「相談先を一括追加」を指定できます。 • メールアドレスのリストを入力し「日程調整に追加」ボタンを クリックすることで、一括で相談先を追加できます。 改行 や ,（カンマ） で区切りとして認識します。 19

相談者操作－日程調整作成５ 「日程調整メール確認」をクリックしメール内容を指定します。 • 「日程調整メール確認」で相談先へのメール内容を変更可 能です。 変更不要であればそのまま送信してください。 20

相談者操作－日程調整作成６ 「送信して保存」で相談先に回答依頼メールが配信されま す。 • 送信せずに後程利用する場合は、「ドラフトとして保存」を 選択します。 ドラフトとして保存した場合は、「ドラフト」ステータスとして日 程調整欄に表示されます。 • 送信後も日程候補やメンバーの変更ができます。 21

相談者操作－日程調整作成７ 作成した日程調整を開くと、日程調整画面の右側に履歴 の画面が表示されます。 • 履歴画面には、今表示されている日程調整の作成・変更 内容や参加者の回答履歴とコメントが表示されます。 • 履歴画面の「全て」「コメントのみ」を選択すると表示内容 を切り替えることができます。 • 相談先メンバーが回答やコメントをすると、履歴欄にそれぞ れの内容が記載されます。 また、未読の内容に関しては記載内容の左部に赤い線で 表示されます。 • 画面下のコメント入力欄にコメント入力後「送信」ボタンで 発言することができます。 22

２.相談者操作 Desktopクライアント 日程調整の履歴からコピー作成 23

相談者操作－コピー作成 • 相談者は自身で作成した日程調整からコピー作成を行う ことができます。 • 日程調整から会議招集を実施した後も、GlobalSettings 文書内で指定した日数分がアーカイブとして保管され、 OnTime画面の[アーカイブ]からも日程調整の新規コピー作 成を行えます。 24

相談者操作－コピー作成１ 自身が作成した日程調整を開きます。 • 自身が作成した日程調整は 「ドラフト」「自分の相談」「相談者代理」「アーカイブ」 いずれかのステータスで表示されます。 ドラフト 自分の相談 相談者代理 アーカイブ ：ドラフト保存 ：自身が相談者として作成 ：自身が相談者の代理として作成 ：日程調整完了後 または 削除時に「アーカイブに移動」 （相談先としては以下のステータスで表示） 未回答 ：相談された日程調整に未回答 回答済 ：相談された日程調整に既に回答済 ※他人が作成した日程調整からのコピー作成はできません 25

相談者操作－コピー作成２ 「コピー作成」のアクションで新規日程調整の作成画面が開 きます。 • コピー作成した日程調整は回答期限と日程を除いて同じ 内容がセットされます。 26

相談者操作－コピー作成３ コピー元の内容に変更の必要があれば変更し、回答期限 や日程を設定します。 27

２.相談者操作 Desktopクライアント 未回答者への回答催促メール送信 28

相談者操作－未回答者への回答催促メール送信 • 日程調整の運用に伴い、回答が滞るケースがあります。 • OnTime日程調整は未回答者への回答催促メール送信 機能があります。 29

相談者操作－未回答者への回答催促メール送信１ • 未回答者に対して回答の催促メールを出すことができます。 相談者が「未回答者に通知」をクリックします。 • 未回答者に対して回答の催促メールが届きます。 30

相談者操作－未回答者への回答催促メール送信２ • 未回答者に回答を催促するメールが届きます。 未回答者が催促メール内のURLリンクをクリックします。 • 該当する日程調整の画面が開きます。 31

２.相談者操作 Desktopクライアント 回答結果から会議招集 32

相談者操作－回答結果から会議招集 • 日程調整の回答を確認できれば、相談者は最適な日程 を選択して会議招集できます。 • 代理で日程調整の相談を行っていた場合は、会議招集 画面で作成先を変更することで自身の参加を除外するこ ともできます。 33

相談者操作－回答結果から会議招集１ • 自分が相談者の日程調整を開きます。 OnTime画面や通知メールのリンクから日程調整を開きま す。 34

相談者操作－回答結果から会議招集２ • 回答結果を参考にして最適な日程を選択します。 対象とする日程の回答集計欄に表示されている 「会議招集」をクリックします。 • 選択した日程の会議招集作成画面が表示されます。 35

相談者操作－回答結果から会議招集３ 内容に修正の必要がなければ「送信」で会議招集します。 • 会議招集を行った日程調整は「アーカイブ」ステータスに変 わります。 36

２.相談者操作 Mobileクライアント 日程調整作成 37

相談者操作(Mobile)－日程調整の作成１ 相談先選択 画面 日程調整作成 画面 相談先を先に選択す ればメインビューか らも作成可能 日程調整画面で＋を押せば、日程調整作成画面へ。メインビューで 相談先を複数選択後、＋ボタンから日程調整の作成もできます。 件名、説明、ロケーション等を 入力し、相談先を選択します。 38 相談先選択画面が表示されます。社外のインターネットメールア ドレスを入力して＋ボタンでゲストユーザーとして追加できます。

相談者操作(Mobile)－日程調整の作成２ 2.日程選択が終 わったらOKボ タンで日程選択 完了。 日程選択完了後 は内容を確認し て送信。 相談日程 選択画面 1.候補日時を選 択して「作成」 ボタンで日程追 加。 相談先選択後は相談日程を選択します。 選択された相談先のユーザー全員が空いている箇所が緑色で 表示されるので、空いている時間を簡単に選択できます。 39 他の必要な項目を入力、選択して送信 すれば日程調整の作成が完了します。

２.相談者操作 Mobileクライアント 未回答者への回答催促メール送信 40

相談者操作(Mobile)－未回答者への回答催促メール 日程調整画面で自分が作成した日程調整を 開くと現在の回答状況を表示できます。 画面右上の三点アイコンをタップすると「未回答者に通知」「削除」が表示さ れます。「未回答者に通知」をタップするとメール送信が行われます。 41 未回答者に対して回答催促メールが 送信されます。

２.相談者操作 Mobileクライアント 回答結果から会議招集 42

相談者操作(Mobile)－回答結果から会議招集 会議招集の 新規作成画面 日程調整選択 「件名」 「本文」 「日時」 「参加者」 の情報が 入力済みの 会議招集の 作成画面が 開きます。 相談先メンバーの 投票結果を確認し、 会議開催日程を 選択 日程調整画面で会議招集を行う日程調整を選択します。 未読コメントは赤い吹出し、全員回答済は緑色で表示されます。 会議招集を行う日程にチェックを 入れ「会議招集」をタップします。 43 会議招集の新規作成画面が開きます。日程調整で選択した 内容を引き継いだ新規会議招集作成画面が開きます。

２.相談者操作 便利機能 相談者へのリマインドメール 44

便利機能－回答期限24時間前通知 • 回答期限24時間前になると相談者にURLリンク付きの リマインドメールが届きます。 相談者がリマインドメール内のURLリンクをクリックします。 • 該当する日程調整の画面が開きます。 未回答のユーザーがいる場合、回答を必要とする場合は リンククリック後、本資料内 「未回答者への回答催促メール送信」のページに沿って 未回答者宛に回答催促のメールを送付できます。 45

便利機能－全員回答完了通知 • 全員が回答した場合、 期限前でも相談者にURLリンク付 きのメールが届きます。 相談者がリマインドメール内のURLリンクをクリックします。 • 該当する日程調整の画面が開きます。 46

３.相談先メンバー操作 Desktopクライアント 回答/履歴・コメント 47

相談先メンバー操作－回答/履歴・コメント • 相談先メンバーはメール内のリンクやOnTime画面から参 加可能日時を回答できます。 • 相談先メンバーがOnTimeユーザーの場合はOnTime画面 に通知されます。 日程調整の欄に「未回答」と表示されます。 • 相談先メンバーは相談者が提示した日程候補から出席可 能日時を選択し、回答します。 • 日程調整画面右側の履歴画面にコメントを入力できます。 48

相談先メンバー操作－回答１ • 相談者からURLリンク付きのメールが届きます。 OnTime画面上の日程調整欄にも表示されます。 メール内のURLリンクをクリックします。 • WebブラウザでOnTimeにログインしていない場合、 OnTimeログイン画面が表示されるので、ログイン後に該当 する日程調整画面が開きます。 49

相談先メンバー操作－回答２ • WebブラウザでOnTimeの画面が開き、回答依頼の日程 調整画面が開きます。 相談日時をクリックします。 • 日付をクリックすると自身の当日のスケジュール状況と、 相談日程を確認できます。 前後のスケジュールを確認しながら回答できます。 参加可能な日程にチェックをつけます。 50

相談先メンバー操作－回答３ 「回答」をクリックします。 • 『未選択で「調整不可」と回答』をクリックすると全てに参 加不可として回答となります。 • 参加可能としてチェックをつけた候補日程は自身のスケ ジュールに反映されます。 （反映内容は、管理者の設定内容に基づきます） 51

相談先メンバー操作－履歴・コメント • 日程調整画面右側に履歴画面が表示されます。 • 履歴には、各参加者の回答内容やコメントが表示されます。 • コメント入力後「送信」ボタンで発言できます。 ※複数の候補に参加可能として回答した際に 「第一希望は○○日の□□時です」 の様な補足事項のコメントとしてもご活用いただけます。 • 履歴画面上部にある「全て」「コメントのみ」を選択して 表示の切り替えができます。 全て ：日程調整の作成・変更履歴や 回答日時/回答内容とコメントの表示 コメントのみ：コメントのみの表示 52

３.相談先メンバー操作 Mobileクライアント 回答/履歴・コメント 53

相談先メンバー操作(Mobile)－回答１ • OnTimeモバイルの日程調整ビューを開くと、自分の関連す る日程調整の一覧がステータス毎に表示されます。 回答する日程調整を選択します。 • 未回答の日程調整だけでなく、回答済みの日程調整にも 改めて回答やコメントの追記ができます。 未読のコメントがあれば一覧の中の該当する日程調整に 赤い吹き出しマークが表示されます。 54

相談先メンバー操作(Mobile)－回答２ • 相談された日程と自分のスケジュールを視覚的に確認しな がら回答することができます。 参加可能な日程にチェックをつけます。 「回答」または『未選択で「調整不可」と回答』をクリックしま す。 • 『未選択で「調整不可」と回答』をクリックすると全てに参 加不可として回答となります。 55

相談先メンバー操作(Mobile)－履歴・コメント 画面右上の吹き出しアイコン をタップします。 • 回答状況や変更内容、各参 加者からの発言が表示されます。 • 全て表示の行の右端にあるカー ソルをオフにすると、発言のみを 表示することができます。 • メッセージ欄に文字を入力し、 「送信」をタップすると発言でき ます。 未読のコメントには 左部に赤い線が 表示されます。 56

４.ゲストユーザー操作 パソコンでの操作 57

ゲストユーザー操作－パソコンでの回答/履歴・コメント • OnTime日程調整はインターネットメールアドレスを直接指 定することで、社外のゲストユーザーにも回答依頼することが できます。 外部からのアクセスが可能な環境である必要があります。 • 社外のゲストユーザーはメール上のリンクからブラウザで回答 ページを開き回答します。 58

ゲストユーザー操作－パソコンでの回答１ • 相談者からURLリンク付きのメールが届きます。 メール内のURLリンクをクリックします。 • 社外のゲストユーザー向けの日程調整画面が開きます。 59

ゲストユーザー操作－パソコンでの回答２/履歴・コメント 参加可能な日程にチェックをつけます。 「回答」または「調整不可と回答」をクリックします。 • 「調整不可と回答」をクリックすると全てに参加不可として 回答となります。 発言したい場合はコメント入力後「送信」ボタンで発言でき ます。 60

４.ゲストユーザー操作 スマートフォンでの操作 61

ゲストユーザー操作－スマートフォンでの回答１ • 相談者からURLリンク付きのメールが届きます。 メール内のURLリンクをクリックします。 • モバイル用の日程調整画面が開きます。 62

ゲストユーザー操作－スマートフォンでの回答２ 参加可能な日程にチェックをつけます。 「回答」または「調整不可と回答」をクリックします。 • 「調整不可と回答」をクリックすると全てに参加不可として 回答となります。 63

ゲストユーザー操作－スマートフォンでの履歴・コメント 画面右上の吹き出しアイコン をタップします。 • 回答状況や変更内容、各参 加者からの発言が表示されます。 • 全て表示の行の右端にあるカー ソルをオフにすると、発言のみを 表示することができます。 • メッセージ欄に文字を入力し、 「送信」をタップすると発言でき ます。 64