OnTime for Microsoft 日程調整マニュアル

for Microsoft(Ver.4.1-) 日程調整マニュアル OnTime Group Calendar Direct Shop 2022/04/15

目次 • 日程調整について • 導入及び設定 • 相談者操作 p.3 p.5 ―日程調整作成 ―回答促進の支援機能 ―回答結果から会議招集 p.11 p.19 p.25 ―OnTimeユーザー回答 ―社外メンバー回答 ―モバイル画面回答 p.30 p.35 p.39 • 相談先メンバー操作 2

日程調整について 3

日程調整について • 日程調整（英語名：Pollarity）はOnTime Group Calendar の有料オプションです。 • OnTime for Microsoft Ver.2.7.0以上の製品に内部的 に組み込まれています。 インストール時に y を入力し、日程調整を有効化します • ご利用頂くにはライセンスキーでオプションを有効にして幾つ かの設定を行うだけです。 4

導入及び設定 5

導入－ライセンキー入力 発行されたライセンスキーを入力してください • 日程調整オプションを追加購入した際は、ライセンスキーの 投入が必要です。 6

導入－日程調整ステータス確認 ダッシュボードで日程調整ステータスがRunningになっている ことを確認します 7

設定－日程調整の設定１ 左サイドメニューで「日程調整」を選択します。 • 「日程調整を有効にする」が”はい”になっていることを確認 します。 有効/無効で「はい」を選択します。 8

設定－日程調整の設定２ • 各設定情報を指定します。 「日程調整URL」を指定します。 • ホスト名を設定してください。 ホスト名以外は変更できません。 「件名」「件名ドラフト」「公開方法」を指定します。 • 相談者が日程を確定するまでの、相談者や回答済の参 加メンバーのスケジュール欄に仮置きされるスケジュールの取 扱い方について指定します。 「件名」：スケジュールの件名先頭に付与される文字列 「件名ドラフト」：日程調整作成時のドラフト保存時に 相談者のスケジュールの先頭に付与 される文字列 「公開方法」：会議招集作成時のスケジュール公開方法 9

設定－日程調整の設定３ 「背景色」「文字色」「境界線色」「ロゴ画像」 「リンクタイトル/リンクURL」をそれぞれ指定します。 • 回答画面のヘッダー部分をカスタマイズします。 設定後は 「保存」をクリックします。 • 内容の変更時には、アプリケーションの再起動が必要です。 ダッシュボードからアプリケーションの再起動・各シンク処理を 行ってください。 10

相談者操作 日程調整作成 11

相談者操作 • 相談者は議長が自分の会議や、議長の代理として日程 調整を行うことができます。 • 相談先メンバーと複数の日程候補を設定して回答依頼を メールで送信できます。 • 回答が集まることで最適な日程を確認し、そのまま会議招 集画面を開くことができます。 12

相談者操作－日程調整作成１ 相談先メンバーを選択し日程調整の「追加」をクリックしま す。 • 相談先は入力画面で追加できます。 相談先を選択しない状態でも「追加」で日程調整を作成 できます。 13

相談者操作－日程調整作成２ • 日程調整の情報を入力します。 「件名」「説明」「所要時間」「ロケーション」「タイムゾーン」 「回答期限」を指定します。 14

相談者操作－日程調整作成３ 相談先を指定します。 • 日程選択前に相談先を指定しておくことで、相談先の空 き状況を確認しながらの日程選択が可能です。 相談先にインターネットメールアドレスを直接指定することが できます。 日程を指定します。 15

相談者操作－日程調整作成４ 「相談先を一括追加」を指定します。 • メールアドレスのリストを入力することで、一括で相談先を 追加できます。 16

相談者操作－日程調整作成５ 「日程調整メール確認」をクリックしメール内容を指定します。 • 「日程調整メール確認」で相談先へのメール内容を変更可 能です。 変更不要であればそのまま送信してください。 17

相談者操作－日程調整作成６ 「送信して保存」で相談先に回答依頼メールが配信されま す。 18

相談者操作－日程調整作成７ 作成した日程調整を開くと、日程調整画面の右側に履歴 の画面が表示されます。 • 履歴画面には、今表示されている日程調整の作成・変更 内容や参加者の回答履歴とコメントが表示されます。 • 履歴画面の「全て」「コメントのみ」を選択すると表示内容 を切り替えることができます。 • 画面下のコメント入力欄にコメント入力後「送信」ボタンで 発言することができます。 19

相談者操作 日程調整作成－コピー作成 20

相談者操作－コピー作成 • 相談者は自身で作成した日程調整からコピー作成を行う ことができます。 • 日程調整から会議招集を実施した後もアーカイブとして保 管されます。 OnTime画面の[アーカイブ]から日程調整をコピー作成を行 えます。 21

相談者操作－コピー作成１ 自身が作成した日程調整を開きます。 • 自身が作成した日程調整は 「ドラフト」「自分の相談」「相談者代理」「アーカイブ」 いずれかのステータスで表示されます。 ドラフト 自分の相談 相談者代理 アーカイブ ：ドラフト保存 ：自身が相談者として作成 ：自身が相談者の代理として作成 ：日程調整完了後 または 削除時に「アーカイブに移動」 （ちなみに相談先として以下のステータスも表示） 未回答 ：相談された日程調整に未回答 回答済 ：相談された日程調整に既に回答 22

相談者操作－コピー作成２ 「コピー作成」のアクションで新規日程調整の作成画面が開 きます。 • コピー作成した日程調整は回答期限と日程を除いて同じ 内容がセットされます。 23

相談者操作－コピー作成３ コピー元の内容に変更の必要があれば変更し、回答期限 や日程を設定します。 24

相談者操作 回答促進の支援機能 25

相談者操作－回答促進の支援機能 • 日程調整の運用に伴い、回答が滞るケースがあります。 • OnTime日程調整は各種メール通知機能があります。 26

相談者操作－回答促進の支援機能１ • 回答期限24時間前になると相談者にURLリンク付きの リマインドメールが届きます。 相談者がリマインドメール内のURLリンクをクリックします。 • 該当する日程調整の画面が開きます。 27

相談者操作－回答促進の支援機能２ • 未回答者に再通知メールを出すことができます。 相談者が「未回答者に通知」をクリックします。 • 未回答者に対して回答の再依頼メールが届きます。 28

相談者操作－回答促進の支援機能３ • 未回答者に回答の再通知メールが届きます。 未回答者が再通知メール内のURLリンクをクリックします。 • 該当する日程調整の画面が開きます。 29

相談者操作－回答促進の支援機能４ • 全員が回答した場合、 期限前でも相談者にURLリンク付 きのメールが届きます。 相談者がリマインドメール内のURLリンクをクリックします。 • 該当する日程調整の画面が開きます。 30

相談者操作 回答結果から会議招集 31

相談者操作－回答結果から会議招集 • 日程調整の回答を確認できれば、相談者は最適な日程 を選択して会議招集できます。 • 代理で日程調整の相談を行っていた場合は、会議招集 画面で作成先を変更することで自身の参加を除外するこ とができます。 32

相談者操作－回答結果から会議招集１ • 自分がオーナー（相談者）の日程調整を開きます。 OnTime画面や通知メールのリンクから日程調整を開きま す。 33

相談者操作－回答結果から会議招集２ • 回答結果を参考にして最適な日程を選択します。 対象とする日程の回答集計欄に表示されている 「会議招集」をクリックします。 • 選択した日程の会議招集作成画面が表示されます。 34

相談者操作－回答結果から会議招集３ 内容に修正の必要がなければ「送信」で会議招集します。 35

相談先メンバー操作 OnTimeユーザー回答 36

相談先メンバー操作－OnTimeユーザー回答 • 相談先メンバーはメール内のリンクやOnTime画面から参 加可能日時を回答できます。 • 相談先メンバーがOnTimeユーザーの場合はOnTime画面 に通知されます。 日程調整の左図の様に「未回答」と表示されます。 • 相談先メンバーは相談者からの日程候補から出席可能日 時を回答します。 37

相談先メンバー操作－OnTimeユーザー回答１ • 相談者からURLリンク付きのメールが届きます。 OnTime画面上の日程調整欄にも表示されます。 メール内のURLリンクをクリックします。 • OnTimeにログインしていない場合、OnTimeログイン画面 が表示されるので、ログイン後に該当する日程調整画面が 開きます。 38

相談先メンバー操作－OnTimeユーザー回答２ • OnTimeの画面が開き、回答依頼の日程調整画面が開 きます。 相談日時をクリックします。 • 日付をクリックすると自身の当日のスケジュール状況と、 相談日程を確認できます。 参加可能な日程にチェックをつけます。 39

相談先メンバー操作－OnTimeユーザー回答３ 「回答」または「調整不可と回答」をクリックします。 • 「調整不可と回答」をクリックすると全てに参加不可として 回答となります。 • 参加可能としてチェックをつけた候補日程は自身のスケ ジュールに反映されます。 （反映内容は、管理者の設定内容に基づきます） 40

相談先メンバー操作－OnTimeユーザー回答４ • 日程調整画面右側に履歴画面が表示されます。 • 履歴には、各参加者の回答内容やコメントが表示されます。 • コメント入力後「送信」ボタンで発言できます。 ※複数の候補に参加可能として回答した際に 「第一希望は○○日の□□時です」 の様な補足事項のコメントとしてもご活用いただけます。 • 履歴画面上部にある「全て」「コメントのみ」を選択して 表示の切り替えができます。 全て ：日程調整の作成・変更履歴や 回答日時/回答内容とコメントの表示 コメントのみ：コメントのみの表示 41

相談先メンバー操作 社外メンバー回答 42

相談先メンバー操作－社外メンバー • OnTime日程調整はインターネットメールアドレスを直接指 定することで、社外の相談先メンバーにも回答依頼すること ができます。 外部からのアクセスが可能な環境である必要があります。 • 社外の相談先メンバーはメール上のリンクからブラウザで回 答ページを開き回答します。 43

相談先メンバー操作－社外メンバー回答１ • 相談者からURLリンク付きのメールが届きます。 メール内のURLリンクをクリックします。 • 社外の相談先メンバー向けの日程調整画面が開きます。 44

相談先メンバー操作－社外メンバー回答２ 参加可能な日程にチェックをつけます。 「回答」または「調整不可と回答」をクリックします。 • 「調整不可と回答」をクリックすると全てに参加不可として 回答となります。 発言したい場合はチャット欄にコメント入力後「送信」ボタン で発言できます。 45

相談先メンバー操作 モバイル画面 46

相談先メンバー操作－モバイル画面 • 日程調整回答画面はスマートフォンに対応しています。 • スマートフォンで受け取ったメールのリンクを開くと、自動的に スマートフォン向けの画面にリダイレクトされます。 • 操作方法はパソコン用ブラウザと同じです。 47

相談先メンバー操作－モバイル画面回答１ • 相談者からURLリンク付きのメールが届きます。 メール内のURLリンクをクリックします。 • モバイル用の日程調整画面が開きます。 48

相談先メンバー操作－モバイル画面回答２ 画面右上の吹き出しアイコン をタップします。 • 回答状況や変更内容、各参 加者からの発言が表示されます。 • メッセージ欄に文字を入力し、 「送信」をタップすると発言でき ます。 • 全て表示の行の右端にあるカー ソルをオフにすると、発言のみを 表示することができます。 49

相談先メンバー操作－モバイル画面回答３ 参加可能な日程にチェックをつけます。 「回答」または「調整不可と回答」をクリックします。 • 「調整不可と回答」をクリックすると全てに参加不可として 回答となります。 50