OnTime for Domino 日程予約マニュアル

for Domino(Ver.11.0-) 日程予約マニュアル OnTime Group Calendar Direct Shop 2023/05/26

目次 1. 日程予約について 1. 日程予約とは 2. 各ライセンスで利用できる機能 3. 管理者の設定作業 p.3 p.4 p.5 p.6 2. 日程予約作成 1. 打合せの種類作成 2. 予約可能時間の設定 3. 日程予約の作成 4. URLリンクのコピー p.7 p.8 p.10 p.11 p.13 3. 日程予約受付 1. 予約内容の確認 2. 会議招待の作成 p.15 p.16 p.18 4. 2 日程予約申込（予約者側） 1. URLリンクを開く 2. 打合せ種類の選択 3. 日時の選択 4. 予約者情報の入力 5. 予約完了画面の表示 p.19 p.20 p.21 p.22 p.23 p.24

１.日程予約について 3

1.1 日程予約とは • 「日程予約」は、自分の空き時間を予約可能時間と して公開し、他の人から打合せの予約を入れてもらう 機能です。 • 「日程調整」との主な違いは以下の通りです。  日程調整 • 複数の参加者が候補日時から希望を投票 • 開催者が投票結果から日時を決めて会議招待 • 「日程調整」オプションの導入が必須  日程予約 • 一人の参加者が希望日時を直接指定 • 公開した人が了承して日時を確定して会議招待 • 「日程調整」オプションなしで一部機能が利用可能 • 日程予約を社外ユーザーなど外部環境からも利用す る場合は、Mobileや日程調整と同じくOnTimeのク ライアント用データベース（Client.nsf） を 外部から 接続可能な場所にも配置してください。 4

1.2 各ライセンスで利用できる機能 機能 フリーミアム版レベル2 製品版(プレミアム版) 日程調整オプション ユーザー毎に作成 できる日程予約数 １ ３ 無制限 日程予約の有効期限 最大15日間 自由な期間設定と 最大365日間隔の繰返し ← 予約可能時間設定 24時間、勤務時間の2種 24時間、勤務時間の2種 左記と更にリンク毎に カスタム設定も可能 予約受付時の会議作成 手動で了承して そのまま会議招待送信 手動で了承して そのまま会議招待送信 左記と会議招待まで 自動処理の2種 カスタムヘッダー 無し 無し グループやユーザー毎 独自ヘッダー可能 オンライン会議設定 可能 可能 可能 5

1.3 管理者の設定作業 • 「日程予約」は、システム構成は「日程調整」と一部 供用します。 • GlobalSetting文書の「Find Time(Pollarityから改 名)」タブで設定してください。 • URL for Find Time 外部公開時などリンクを紹介する際の値。 https://HOSTNAME/OnTime/client.nsf/findtime の書式で設定します。 • Share My Time Settings 設定できるのは利用者の設定だけです。 • 左は「日程調整」用の設定項目です。 6

• https://HOSTNAME/OnTime/client.nsf/findtime

２.日程予約作成 7

2.1 打合せの種類作成１ • 日程予約の作成前に、予め「打ち合わせの種類」と 「予約可能時間」を設定しておきます。 （日程予約作成画面からも設定できます） • 左サイドメニューの日程予約から歯車アイコンで設定 画面を表示します。 ※ご契約状況により作成できる数に制限があります 8

2.1 打合せの種類作成２ • 打合せの種類の画面で以下の項目を設定します。 打合せの内容に沿って内容を記載してください。 • 打合せ種類名 • 説明 • 時間 ※ご契約状況により作成できる数に制限があります 9

2.2 予約可能時間の設定(日程調整オプション) ※日程調整オプションをご契約済の場合、 日程予約の作成前に、予め「予約可能時間設定」 を設定しておきます。 （日程予約作成画面からも設定できます） • カレンダー画面内の日時をドラッグして指定できます。 • 任意の日時のみの選択の他、日次や週次の繰り返 しで指定することもできます。 10

2.3 日程予約の作成１ • 日程予約を作成します。 • 左サイドメニューの日程予約から＋アイコンで日程予 約作成画面を表示します。 11

2.3 日程予約の作成２ • 件名/メッセージを入力し、打合せの種類を選択 します。 その他以下の項目についても必要に応じて設定 します。 • • • • • • • • • 予約可能時間 予約開始 事前準備時間 時刻の丸め調整 予約受付期間/繰り返しの期間 予約受付期間/期間指定 予約受付後の処理/回答方法 予約受付後の処理/回答後処理 予約受付後の処理/オンライン会議 • 設定後、作成ボタンで作成完了です。 12

2.4 URLリンクのコピー１ • 作成後、日程予約の欄に「リンク」のカテゴリ内に表示 されます。 • 作成した日程予約一覧の右側のアイコンからURLリン クをコピーできます。 ※ご契約状況により作成できる数に制限があります 13

2.4 URLリンクのコピー２ • 作成した日程予約を開くと、作成した内容の確認が できます。 また、件名欄の横にリンクURLのコピー用アイコンが表 示されますので、こちらからもURLリンクをコピーできます。 • コピーしたURLリンクをメール、SNS、Webサイト等案内 したい方法にて予約者にご案内してください。 14

３.日程予約受付 15

3.1 予約内容の確認１ • 予約者側が日程を選択すると左サイドメニューの日 程予約欄の予約受付カテゴリに表示されます。 • 予約受付に表示された日程予約を開くと、確認画 面が表示されます。 16

3.1 予約内容の確認２ • 予約受付された内容を開くと、了承か辞退を選択 できます。 • 了承ボタンを押すと、内容に沿った会議招待の作 成画面が開きます。 ※ご契約のレベルによって自動了承も設定可能です 17

3.2 会議招待の作成 • 該当の日程予約の内容が反映された状態の、会 議招待作成画面が開きます。 • 必要に応じて内容を編集して「送信」ボタンで相手 方に会議招待メールが送信されます。 18

４. 日程予約申込（予約者側） 19

4.1 URLリンクを開く • 予約者は日程予約の開催者が案内したリンクURL をWebブラウザで開きます。 • リンクURLはスマートフォンでもご利用いただけます。 20

4.2 打合せ種類の選択 • リンクを開くと打合せの種類を選択する画面が開き ます。選択後次の画面へ進みます。 21

4.3 日時の選択 • 日程予約の開催者が指定した、予約可能な時間 帯が緑色で表示されます。 • 緑色で表示された部分の中から、自身が希望する 時間帯を選択して次の画面へ移動します。 22

4.4 予約者情報の入力 • 自身の名前、メールアドレス、その他電話番号や会 社名等の情報を入力して日程選択を完了します。 23

4.5 予約完了画面の表示 • 完了画面が開けば、予約申込の完了です。 • 日程予約の開催者の手続が完了すれば改めて日 程予約開催者から会議招待のメールが届きます。 24