OnTime for Microsoft 来訪者管理マニュアル

来訪者管理マニュアル (Ver.4.1-) OnTime Group Calendar Direct Shop 2021/02/15

目次 1. 2. 3. 4. 5. 来訪者管理について 導入及び設定 管理者の操作－受付場所作成 ユーザーの操作－来訪者登録 受付場所担当の操作 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. p.3 p.6 p.12 p.19 p.27 p.28 p.29 p.30 p.32 p.34 p.36 p.38 来訪者管理画面について 来訪者のチェックイン操作 来訪者の情報更新 登録者へメール通知 ゲストカードの印刷 来訪者のチェックアウト操作 来訪予定/履歴の期間絞込み表示 2

１.来訪者管理について 3

１.来訪者管理について • 来訪者管理は受付業務を効率 よく行うためのソリューションです。 • • • • • 会議招集時に受付業務ご担当へ情 報共有を行えます。 受付では来訪時に会議招集者に メール通知をワンクリックで行えます。 受付では来訪者のチェックイン/チェッ クアウト時間を記録できます。 受付では来訪者向けにゲストカードを 印刷できます。 各フロア毎のように複数の受付場所 を登録できます。 • 来訪者管理はOnTime Group Calendar の有料オプションです。 • • • 4 OnTime for Microsoft Ver.4.1.0以 上の製品に内部的に組み込まれてい ます。 オプションはコアライセンスと同数を購 入頂く必要があります。 ライセンスキーでオプションを有効にし て幾つかの設定を行うだけでご利用 頂けます。

２.導入及び設定 5

２-１.インストール • OnTime for Microsoft Ver.4.1.0以上の製品に内部的 に組み込まれています。 インストール時に y を入力し、来訪者管理を有効化します • 実際のご利用には次ページ以降の設定を行ってください。 6

２-２.ライセンキー入力 OnTime管理センターの画面を開き「ライセンスの編集」から 発行されたライセンスキーを入力してください • 来訪者管理オプションを追加購入した際は、ライセンスキー の投入が必要です。 • (注意) 新しいライセンスキーの登録して来訪者管理設定タブで各 種設定を行った後にアプリケーションの再起動を行います。 7

２-３.来訪者管理ステータス確認 ダッシュボードで来訪者管理ステータスがRunningになってい ることを確認します 8

２-４.ユーザー設定/デフォルト設定 左サイドメニューで「ユーザー設定/デフォルト設定」を選択し Defaultの設定を開きます。 来訪者名前書式の項目で名前書式と 来訪者姓名順番の項目で「姓 名」を指定します。 • (注意) Exchangeで利用できる「表示名」という項目は来訪者管 理では存在しません。来訪者管理用の名前書式には「表 示名」ではなく「姓」「名」を使用した名前書式を選択する か新たに作成してください。ちなみに日本では「姓 名」を設 定した名前書式をお勧めします。 保存ボタンを押して保存します。 9

２-５.来訪者管理の設定１ 左サイドメニューで「来訪者管理設定」を選択します。 「管理者」を指定します。 • 管理者に指定されたユーザーは以下のURLから来訪者管理 用の専用画面を開く事ができます。 http://HOSTNAME/ontimegcms/visitormanager • 管理者は受付場所の作成/編集/削除が行えます。 詳細は「管理者の操作－受付場所作成」参照。 • 来訪者情報保持日数を指定できます。 最大値はOnTime管理センターのバックエンドの同期期間 の設定値です。 「メンバー」を指定します。 • メンバー欄に指定されたユーザー/グループは来訪者登録作業 を行えます。除外欄に任意のユーザーを指定できます。 • メンバーは会議作成時に「来訪者登録」のボタンが表示され ます。 10

• http://HOSTNAME/ontimegcms/visitormanager

２-５.来訪者管理の設定２ 設定後は「保存」をクリックします。 • 保存後はダッシュボードに移動して 「OnTimeアプリケーション」で停止 「OnTimeアプリケーション」で実行 の処理を実施してください。 11

３.管理者の操作－受付場所管理 12

３-１.新規受付場所作成 来訪者管理の管理者で以下の専 用URLを開きます。 http://HOSTNAME/ontimegcm s/visitormanager 「新規受付場所作成」をクリック します。 • 編集の際は「受付場所編集」を クリックで編集できます。 • OnTime管理センターで管理者 のユーザーだけが受付場所の新 規作成、編集、削除ができます。 • 受付場所編集は次ページ以降 ご説明するマネージャーでも可能 です。 13

• http://hostname/ontimegcms/visitormanager

３-２.受付場所名やユーザー/会議室の指定 受付場所、マネージャー、スタッフ、 会議室をそれぞれ指定します。 • 各項目の説明は以下の通りです。 ー受付場所：任意の文字列 ーマネージャー： この受付場所を編集できます。 さらにスタッフと同等の操作も 行えます。 ースタッフ： この受付場所の来訪者への チェックイン/チェックアウトや ユーザー情報の変更等ができます。 ー会議室： この受付場所で利用できる 会議室を指定できます。 14

３-３.メール件名/メール本文の指定 メールの件名と本文を指定できま す。 • 登録者のプロフィール表示画面の 「登録者へメール通知」ボタンで 指定したメール内容が送信されま す。参考として次ページを参照して ください。 15

（参考）「登録者へメール通知」イメージ • 初期設定のメール件名、メール本 文で「登録者へメール通知」のアク ションをすると図の様な内容のメー ルが送信されます。 「登録者へメール通知」アクション の詳細は「受付場所担当の操作 －登録者へメール通知」参照。 16

３-４.カスタムフィールドの追加１ • カスタムフィールドは来訪者情報の 登録/編集時に指定できる項目 を組織毎に登録できる機能です。 • 例えば以下のような項目としてご 利用ください。 • 会議室へのご案内指示 • 給茶の必要有無 • 役員への来客 • その他特別対応など 追加ボタンを押すとカスタムフィー ルドの作成画面が開きます。 17

３-５.カスタムフィールドの追加２ • 各項目を設定します。 • 各項目の説明は以下の通りです ー管理名：任意の文字列 ー表示名： 来訪者情報登録時に表示される カスタムフィールドの項目名です。 ーPlaceholder： このカスタムフィールドの値に表示 される入力内容を指示する 文字列です。 ー種類： 入力させたい値に合わせて Text(文字列) Integer(整数) Number(小数点含む数値) ComboBox(複数選択肢) から指定できます。 18

４.ユーザーの操作－来訪者登録 19

４-１.会議作成画面で来訪者登録 来訪者のメールアドレスを入力し 「来訪者登録」ボタンをクリックし ます。 • 来訪者登録の画面でも来訪者 のメールアドレスを追加できます。 20

４-２.対象ユーザーを選択して情報入力 • 登録したい来訪者のメールアドレ スをクリックします。 • 「新規登録」「一括登録」は別 ページを参照してください。 来訪者の情報「Eメール、姓、名、 招待種類、所属組織、コメント」 をそれぞれ入力します。 • 管理者によって指定された内容 をそれぞれ選択/入力します。 • カスタムフィールドの項目は管理者 によって受付場所の編集画面で 新規作成できます。 「詳細情報の更新」ボタンをク リックします。 21

４-３.来訪者情報の保存 • 「詳細情報の更新」ボタンによって ユーザー情報が更新されます。 来訪者にチェックを付けて 「保存」ボタンをクリックします。 • 保存ボタンで再度会議作成画面 に戻ります。 22

４-４.作成中の会議を送信 • 会議作成画面でも来訪者登録 されたユーザーの表記が変わる事 が確認できます。 「送信」ボタンをクリックします。 23

（参考）来訪者登録画面での新規登録 「新規登録」ボタンをクリックしま す。 表示された来訪者詳細の画面 で必要な項目を入力します。 情報入力後「詳細情報の更新」 ボタンをクリックします。 • 入力した来訪者情報が画面左 側お名前欄に追加されます。 24

（参考）来訪者登録画面の一括登録１ 「一括登録テンプレート」ボタンを • クリックします。 • ダウンロード用ダイアログが表示さ れます。 受付場所を選択して「ダウンロー ド」をクリックします。 • ブラウザでCSVファイルのダウンロー ドが行われます。 • ダウンロードしたCSVファイルに対し て必要な来訪者情報の項目を 入力してください。 ※ヘッダー行は消さずに２行目以 降に情報を記載してください。 25

（参考）来訪者登録画面の一括登録２ 「一括登録」ボタンをクリックしま • す。 • 一括登録用のファイル選択ダイア ログが表示されます。 受付場所を選択してファイルを選 択して「OK」をクリックします。 • CSVファイルに追加した情報が図 の様に一括で登録されます。 26

５.受付場所担当の操作－ チェックイン・アウト/情報更新 他 27

５-１.来訪者管理画面について 受付場所のマネージャーかスタッフア カウントで以下のURLを開きます。 http://HOSTNAME/ontimegcms /visitormanager • 来訪者管理画面を開き、担当 受付場所を選択するとその受付 場所への来訪予定者の一覧画 面が表示されます。 各タブはそのタブ名と同じステータ スの来訪者を表示します。クリッ クすることで切り替わります。 来訪者の行をクリックすると来訪 者の情報が画面右側に表示さ れます。 28

• http://hostname/ontimegcms/visitormanager

５-２.来訪者のチェックイン操作 • チェックイン操作は「来訪予定」タ ブで行います。 来訪者が実際に来訪された時に 「チェックイン」をクリックします。 • チェックインするとステータスが 「チェックイン」になると該当する来 訪者はチェックインタブへ移動しま す。 • 履歴欄にもチェックインの日時や 対応者が追記されています。 29

５-３.来訪者の情報更新１ 来訪者の情報に更新が必要な 場合は来訪者を選択した状態 で「編集」をクリックします。 「編集」ボタンを押すことで来訪者情 報の編集画面が開きます。 30

５-３.来訪者の情報更新２ 編集が必要な項目を編集して 保存します。 • この例では所属組織の欄に所属 の部署を追記しました。 （図例：Z社→Z社営業部） • 履歴欄には誰がどの項目を変更 したか履歴が残ります。 31

５-４.登録者へメール通知１ 登録者の名前をクリックします。 • 画面右側から登録者のプロフィー ル情報が表示されます。 32

５-４.登録者へメール通知２ • 表示された登録者プロフィール画 面で「登録者へメール通知」をク リックします。 • 指定したメール件名と本文の内 容が登録者宛に通知されます。 33

５-５.ゲストカードの印刷１ 「印刷」ボタンをクリックします。 • 「印刷」ボタンをクリックすると、来 訪者向けのゲストカードPDFで出 力されます。 次ページへ • 登録者へのメール通知も履歴欄 に「チェックイン」「来訪者情報の 変更」「登録者へ連絡」とそれぞ れの履歴と実施時刻が記載され ていることを確認できます。 34

５-５.ゲストカードの印刷２ • 印刷ボタンで表示されるPDFです。 サーマルプリンターなどで印刷して ご利用ください。 35

５-６.来訪者のチェックアウト操作１ • チェックアウト操作は「チェックイン」 タブで行います。 来訪者がチェックアウトする際に 「チェックアウト」ボタンをクリックし ます。 • チェックアウト時にもステータスが 「チェックイン」から「チェックアウト」 にかわり、履歴欄に記録として追 記されます。 36

５-６.来訪者のチェックアウト操作２ • ステータスが「チェックアウト」になる と該当する来訪者の予定はチェッ クアウトタブに移動し、履歴欄に チェックアウトした時刻が追記され ます。 37

５-７.来訪予定/履歴の期間絞込み表示 • 画面右端の全来訪者タブを開く と来訪期間の絞込み表示ができ ます。 • 来訪履歴の保持日数はOnTime 管理センターの来訪者管理設定 タブで設定できます。 「２-５.来訪者管理の設定１ 」 を参照してください。 38