SharePoint再入門０２

#m365jp SharePoint バージョン管理 SharePoint再入門シリーズ No.2 第51回 Microsoft 365 勉強会 SharePoint再入門シリーズ もくだい まさゆき

ごあいさつ #m365jp 目代昌幸（Mokudai Masayuki） Microsoft MVP for M365 Japan Microsoft 365 Users Groups 主催 なんでもCopilot 主催 もくだいさんのOffice365至高のレシピ http://mokudai.jp Facebook コミュニティ 「Microsoft 365 コミュニティ」 https://www.facebook.com/groups/Office365Com.jp/ トレノケート株式会社 Microsoft 365、Power Platform、Microsoft 365 Copilot のコース を担当 担当 ※普段は有料で話してます(笑) 2014年1月 ～ 2025年7月

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#m365jp SharePointの バージョン管理機能と聞いて、 思いつく機能をチャットで投稿してください。

バージョン管理と聞いて #m365jp

SharePoint バージョン管理（ファイル管理） #m365jp • OneDrive も同じバージョン履歴機能がある • 規定で500バージョン管理 • SPOライブラリのチェックイン/アウトとも組み合わせたい ・上書き保存してもファイルはなくなりませ ん ・別名ファイル保存は不要です 見積書_Fix_20260123_最終_最終2.exlsx みたいなファイル作るな！

バージョン管理で“できること／できないこと” •できること • 変更履歴（誰が、いつ、変更）を追跡できる • 以前の版を表示、復元、削除できる •できないこと（注意事項） • バージョンが増えすぎ。 • 全体用量を圧迫する 参考： リストとライブラリでのバージョン管理のしくみ リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する #m365jp

• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストとライブラリでのバージョン管理のしくみ-0f6cd105-974f-44a4-aadb-43ac5bdfd247
• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし-構成する-1555d642-23ee-446a-990a-bcab618c7a37

#m365jp バージョン管理は容量（ストレージ）を消費する • バージョン履歴は、そのファイルそのまま保持される。 • 編集頻度 x ファイルサイズ に比例して消費が増える • システム管理者はSPO管理センターでサイト毎の容量をチェッ ク

OneDrive の容量確認 • OneDriveトップページ左下から確認する • 個人向けOneDrive は右上のギヤで確認 #m365jp

#m365jp 設定 • SPO管理者 • 「バージョン履歴の制限を設 定」 • サイト、ライブラリ管理 者 • バージョン履歴設定の継承を 切って、個別に設定が可能 • メジャー/マイナーバージョン を扱うか？ • 保持するバージョン数 • チェックアウト運用 ※組織内でサイトルールは、 固定化したほうがいい

メジャー/マイナーバージョン管理 • マイナーバージョン ＝ 下書 き • ライブラリ毎に設定が可能 • 初期値５００ • 下書きアイテムを表示できる ユーザー #m365jp

バージョン管理しなくていいパターン（たぶん #m365jp • バージョン管理せずに、ドキュメント内にバージョン履歴を持 つ • 社内の告知文章など • 告知文章はPDFだか、編集はWordで行っている 1. アクセス権限を設定した「下書きライブラリ」 2. wordファイルを保持 3. 編集完了後 Automateで承認 4. 承認されたら、PDFに変換して 5. 公開ライブラリに保存 • このような運用の場合、公開ライブラリにバージョン履歴は無 くてもドキュメントの履歴と、「下書きライブラリ」の履歴で カバーできそう

削除 • ファイルの削除は2段構えの「ゴミ箱」に入る 1. サイトのゴミ箱 2. サイトコレクションのゴミ箱 • 両方でトータル93日間の保持期間を持つ #m365jp

#m365jp まとめ •SharePoint バージョン管理のまとめ •バージョン管理の基本 「だったら、こういう話できるよ！」 SharePoint再入門フォロー登壇お願いします

参考資料 #m365jp • ドキュメント ライブラリと OneDrive のバージョン履歴の制限の概要 • 新しいドキュメント ライブラリと OneDrive アカウントの既定のorganization バージョン制限を設定する • サイトのバージョン制限を設定する • 個々のドキュメント ライブラリのバージョン制限を設定する • チュートリアル: サイト、ライブラリ、または OneDrive アカウントのバージョ ン履歴の制限を管理する • ドキュメント ライブラリのバージョン ストレージを計画する • リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する • リストとライブラリでのバージョン管理のしくみ • SharePoint Server でドキュメントのバージョン管理、コンテンツの承認、 チェックアウト管理を計画する • リストまたはライブラリ内のアイテムまたはファイルのバージョン履歴を表示す る • SharePoint ドキュメント ライブラリのファイルのバージョンを発行する、また は発行を停止する

• https://learn.microsoft.com/sharepoint/document-library-version-history-limits?WT.mc_id=M365-MVP-5000493
• https://learn.microsoft.com/sharepoint/set-default-org-version-limits?WT.mc_id=M365-MVP-5000493
• https://learn.microsoft.com/sharepoint/site-version-limits?WT.mc_id=M365-MVP-5000493
• https://learn.microsoft.com/sharepoint/library-version-limits?WT.mc_id=M365-MVP-5000493
• https://learn.microsoft.com/sharepoint/tutorial-manage-version-limits?WT.mc_id=M365-MVP-5000493
• https://learn.microsoft.com/sharepoint/plan-version-storage?WT.mc_id=M365-MVP-5000493
• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sharepoint-ライブラリのファイルのチェックアウト-チェックイン-または変更内容の破棄を行う-7e2c12a9-a874-4393-9511-1378a700f6de?WT.mc_id=M365-MVP-5000493
• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストとライブラリでのバージョン管理のしくみ-0f6cd105-974f-44a4-aadb-43ac5bdfd247?WT.mc_id=M365-MVP-5000493
• https://learn.microsoft.com/sharepoint/governance/versioning-content-approval-and-check-out-planning?WT.mc_id=M365-MVP-5000493
• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/リストまたはライブラリ内のアイテムまたはファイルのバージョン履歴を表示する-53262060-5092-424d-a50b-c798b0ec32b1
• https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sharepoint-ドキュメント-ライブラリのファイルのバージョンを発行する-または発行を停止する-8766f85c-350d-46f3-9a80-42de99aff610