業務改善のポイント

業務改善のポイント 2013/3 森本

目次 業務改善担当者の心得 自分の業務をコントロールできていること 体系的な改善手法を理解していること 継続性を重視すること 作業を増やすのではなく、減らすこと 客観的なデータを重視すること 中立かつ公平であること 全体最適を目指すこと 複数の課題を解決する本質的な改善を行うこと 改善効果と実施コストを確認しながら段階的に進めること 現場のレベルに合わせた対策をとること 関係者がメリットを実感できるようにすること ツールを重視すること 業務改善の基本的な進め方 １．改善の目的を明確にする ２．業務状況を可視化する ３．業務の課題を抽出する ４．課題の優先順位を決める ５．対策の方針を決める ６．対策の計画を立てる ７．トライアルを準備する ８．トライアルを実施する ９．トライアルの問題を解決する １０．対策を全体展開する １１．結果を確認する １２．今後の取り組みを提案する 2

業務改善担当者の心得 3

業務改善担当者の心得 自分の業務をコントロールできていること o 他人の業務に手を出す前に、自分の業務から o 余裕がないと、中途半端な取り組みしか できない 4

業務改善担当者の心得 体系的な改善手法を理解していること o 業務改善はコンサルティングであり、 相応の知見が必要 o 改善手法はエンジニアリングであり、 世界中で研究が続けられている o 個人の経験ベースの改善は、見落としが多く、 新たな問題を招きやすい 5

業務改善担当者の心得 継続性を重視すること o 一時的な改善は、手間の割に報われない o 改善の効果は、積み重ねによって拡大される 6

業務改善担当者の心得 作業を増やすのではなく、減らすこと o 改善のために新たな作業を設けるのは、 問題を置き換えただけ o まずは、問題の作業を無くす方法を探す o 無くせない作業は、簡易化・集約化・自動化する 7

業務改善担当者の心得 客観的なデータを重視すること o 関係者の感覚と実態は、必ずしも一致しない o 正確な全体像は、データによってのみ 把握できる 8

業務改善担当者の心得 中立かつ公平であること o 関係者全員の協力が無ければ、 改善は続かない o 個々の立場によって、求めるものは異なる 9

業務改善担当者の心得 全体最適を目指すこと o 部分最適が集まっても、全体最適にはならない o 安易な部分最適は、全体最適の妨げになる 10

業務改善担当者の心得 将来の課題を解決する 本質的な改善を行うこと o 発生した課題の対策は、あくまでも応急措置 o 今後想定されるリスクの対策をとることが本質 11

業務改善担当者の心得 改善効果と実施コストを確認しながら 段階的に進めること o コストに見合うことを上位層に示す責任がある o いきなり全体で対策を実施するのはNG o 想定した原因や対策が正しいとは限らない o トライアルでしか気づけない問題も多い 12

業務改善担当者の心得 現場のレベルに合わせた対策をとること o 対策を効率よく実行できる環境が 整っていなければ、現場の負担になるだけ o 基礎ができていて、はじめて レベルの高い取り組みが可能になる 13

業務改善担当者の心得 関係者がメリットを実感できるようにすること o 現場は余計なことをしたくない o 現場は口出しされたくない o 現場は取り組みの効果に疑問をもっている 14

業務改善担当者の心得 ツールを重視すること o 組織の働き方は、業務ツールで決定される o 業務改善の第一歩は、ツールによる可視化から o プロセスありきの業務改善は、古い手法 o ツールが利用されないのは、 ユーザー側の問題ではなく、ツール側の問題 15

業務改善の基本的な進め方 16

業務改善の基本的な進め方 １．改善の目的を明確にする o o o o o o o 経緯 ゴール 対象範囲 誰のため 優先度 予算 人材 - 必ず、改善の目的を上位層に確認する - 途中で目的が変わっていないか、定期的に確認 する 17

業務改善の基本的な進め方 ２．業務状況を可視化する o o o o 計画と実績 成果物 コミュニケーションの記録 アンケート - 改善効果の確認に使うことを想定して、客観的 なデータの形で可視化する 18

業務改善の基本的な進め方 ３．業務の課題を抽出する o o ゴールと現状のギャップ 解決のポイント - ギャップが存在する項目をすべて洗い出す - 項目数が多い場合は、大項目～小項目に分類 する - 項目に抜け漏れがないことを関係者全員に確 認する 19

業務改善の基本的な進め方 ４．課題の優先順位を決める o o o o 体系的な改善順位 影響範囲 ビジネス性 緊急性 - すべて優先というのはNG - 重要だから優先というのはNG - 体系的な改善順位が早く、影響範囲が広く、ビ ジネス性が高く、緊急性が高いものを優先する - 過去の業務ではなく、今後の業務を基準に判断 する 20

業務改善の基本的な進め方 ５．対策の方針を決める o o o o プロセスの方針 組織の方針 ツールの方針 ステップ - 極力、課題ごとではなく、全体としての対策の方 針を決める - 体系的なフレームワークを参考にする - 世の中の事例を参考にする 21

業務改善の基本的な進め方 ６．対策の計画を立てる o o o o o o タスク スケジュール 体制 予算 KPI リスク - 優先順位の高い課題から、人材と予算を割り当 てる - 個別に取り組めるものは、チームをわける - 必ずトライアルを計画に入れる 22

業務改善の基本的な進め方 ７．トライアルを準備する o o o o プロセスの対策 組織の対策 ツールの対策 実施範囲 - 問題が発生しても影響の小さい業務をトライア ルの対象にする 23

業務改善の基本的な進め方 ８．トライアルを実施する o o 実績データの変化 関係者の見解 - 実績データから、想定していた改善効果との ギャップを確認する - 想定外の問題が発生していないか確認する 24

業務改善の基本的な進め方 ９．トライアルの問題を解決する o o ギャップの分析 対策の見直し - 問題を解決し、効果を証明できるまで、トライア ルを繰り返す 25

業務改善の基本的な進め方 １０．対策を全体展開する o o 実績データの変化 関係者の見解 - 実績データから、想定していた改善効果との ギャップを確認する - 想定外の問題が発生していないか確認する 26

業務改善の基本的な進め方 １１．結果を確認する o o ギャップの分析 取り組みの妥当性の判断 - 当初の目的と実績データに基づいて、取り組み 全体の評価を行う 27

業務改善の基本的な進め方 １２．今後の取り組みを提案する o o o 次のゴール 次の対象範囲 次の対策方針 - 取り組みの結果から、次の目標を設定する 28

END 29