Notion全社導入に伴う移行とデータ整理のノウハウ

Notion全社導入に伴う 移行とデータ整理のノウハウ 〜ニフティの事例から学ぶ データと人へのアプローチ〜 Notion企業活用ウェビナー 2023/03/14 ニフティ株式会社 石川 貴之

自己紹介 ニフティ株式会社 会員システムグループ N1! テックリード 石川 貴之 (Ishikawa Takayuki) 担当業務 ● ● ● AWS/GCP組織管理 技術寄りSaaS管理（Atlassian, Notion, GitHubなど） 自社サービスのクラウドアーキテクト、バックエンド 2

会社紹介：ニフティ株式会社 3

本発表で取り上げる導入・移行におけるアクション データへのアプローチ 人へのアプローチ 会社へのアプローチ ● 移行先選定 ● 移行・導入説明 ● 予算管理 ● 掃除 ● Notion講習 ● 稟議 ● 分類分け ● 普及促進 ● セキュリティ・監査 ● 配置決め ● サポート ● 普及・移行状況報告 ● 移行作業 4

移行・導入に 至った背景 5

Notion導入に至った背景 2021年2月2日 Atlassian Serverライセンスの提供終了😱 合わせてData Center版の値上げもされたので本格的に移行先を探す https://www.atlassian.com/ja/migration/journey-to-cloud 6

• https://www.atlassian.com/ja/migration/journey-to-cloud

サポート終了に伴う対応がきっかけだが、 ただのデータ移行にはせずに 現状見えてきている課題にも対応したい 7

移行前の状態と解決案 1. 社内の各所にある情報の集約 ◎ 2. 情報のアウトプットの促進 ◎ 3. 共有やコラボレーションの促進 △ → 共有利用するDBでドキュメントを管理 → 同種類のドキュメントがまとまった場を作る 4. 情報検索性 △ 本日話すの はこちら → データの整理と再配置で情報探索性を上げる 8

データへの アプローチ 9

検索で情報が見つからない原因 10

課題と対応方針 課題 ● 個人メモや古い情報が検索ノイズになる ● 情報の絞り込みに必要な前提知識が多い ● 全文検索のみに頼っている 移行および対応方針 ● 不要なものは移行先に持ち込みたくない ● フロー情報とストック情報を分離する ● 公式な情報は見つけやすくしたい ● 全文検索以外の探索方法を用意したい 11

Confluenceを移行前に掃除 ● ● ● 雪だるま式に増える重複添付ファイル削除 不必要に大きい添付ファイル削除 大量コピーされていたページ群の削除 12

不要なデータは持ち込まないように取捨選択 13

データの再配置 14

ほかにやったこと ● ● Confluece Serverの移行補助スクリプトの作成 ○ NotionはConfluence Cloud版からの移行はサポートしているが Server版は対象外 ○ Cloud版のエクスポートデータっぽく修正するスクリプトを用意（プラグインにも対応） Jiraの移行スクリプトの作成 ○ ● JiraからNotion, GitHub Issueへの移行スクリプトはなかったので自作 情報探索のための導線作り ○ 会社のポータルページ、ディレクトリ型検索、カオスマップ型のナビゲーション ○ Notionで社内情報をスムーズに検索！移行前の大掃除と再配置で効率アップ - NIFTY engineering https://engineering.nifty.co.jp/blog/14534 15

• https://engineering.nifty.co.jp/blog/14534

情報検索性を落としていた問題は解決できたか 個人メモや古い情報の埋もれた公式情報 解 決 ● 個人メモの移行先はプライベートか検索の邪魔しない場所に隔離 ● 古い情報はアーカイブワークスペースに移行、重複コンテンツは移行前に削除した ● 公式情報は単一のチームスペースにまとまっている 情報がないのにあると誤認する 今 後 ● 公式情報があるチームスペースを 検索してなかったらない はできた ● ないのが分かれば次のアクションを取りやすくなるが、次アクションへの導線は現状ないのでなにか対応したい 名前揺れや単語が出てこなくて検索できない ● 索引(Global Tag)からの情報探索やディレクトリ型検索を新設 ● 索引には名前揺れに対応できるように関連ワードを持たせた 解 決 16

移行における注意点 ● データ移行からしばらくは検索結果の精度が悪くなる ○ ● 移行されたページは最近作られた・更新されたと判断され検索上位に出てきてしまう インポート機能自体がアップデートされることがある ○ 変換ロジックが変わって再検証を行う必要が出てくることがある ○ 変換されなかったものが変換されることもあるので良い点でもある 17

人への アプローチ 18

課題と対応方針 課題 ● 普及や移行が進まない可能性 ● 操作ミスが頻発して初動で悪印象を持たれる可能性 対応方針 ● 初動の混乱を最小化する、初期に悪印象を持たれないようにする ● 普及に関してはやったほうがいいことを実直にやる ● Notionに関する個人の知識差を小さくする 19

初めてNotionを触る人が困らない環境を用意する 地味なことだけどやっておくと初動がスムーズ ● ● 全社員向け移行説明会 ○ Notionデモ・ハンズオン会、サンドボックスに使える場所の提供 ○ セルフ移行スクリプト・手順の提供 ○ 移行サンプルの提供、移行時の変換可能要素一覧の提供 Notion社内ナレッジページの用意 ○ ● Notionオンボーディング SAML/SSO設定 ○ 最初はライセンス付与に申請が必要にして、利用率が高まってきたら全員に付与 20

移行するしないヒアリングは大事なポイント 最終ページ作成日や最終更新日を基準に移行先のデフォルト値を定めておく。 とりあえず全部「移行する」を選択する人は出てくるので、デフォルト値設定やスペース の数値的情報を載せておくのは地味だけど効果があります。 21

週一Notion Casual Talkで情報をプッシュ ラジオ・YouTube感覚で情報を得たり、定期的に対話で相談できる場所があると普及に いい影響が出るだろうかと考え実施 ● 毎週同じ時間にオンライン開催 ● 動画アーカイブが残る ● 事前相談フォームもある 半年ほど週一で開催、以後不定期開催 22

ほかにやったこと ● Notionの新機能リリースごとにSlackで宣伝 ○ アップデートされていっている感は大事 ● Notion側にフィードバックやリクエストを送っている内容を共有 ● Notion 3rd Partyツールの検証と利用可否の判断 ● iPaaS（Zapierなど）の連携準備 23

どのくらいの人にリーチできたのか ● 全社説明会・デモ会 ○ ● 導入初期の利用者数（申請した人） ○ ● 30%の方に届いてい れば、いいスタートが できると思われる 全社員の30% 週一Notion Casual Talk ○ ● 全社員の30% 期間合計で全社員の30% Notion利用歴（2023年2月集計） 社内のNotion関係Slackチャンネルでの告知 ○ 全社員の50% ※アーカイブ視聴は除く 24

利用者数推移 導入直後の利用率は全社員の30%、多くもなく少なくもなくちょうどいい塩梅 移行開始から 6ヶ月で前のツールと同等の利用率 となった ※ページ作成数はAudit LogをBigQueryに入れて可視化 25

社内利用者向けアンケート結果 Notionの良い点 Notionの改善してほしい点 データベースを起点とする評価が多い 全文検索に対する不満 前のツールとの UI差・機能差に関する要望が多い 26

移行推移と 導入工数 27

移行数推移 最終的にConfluenceにあるスペースの35%を移行（パーソナルスペース含む） 28

移行期間と工数 担当：1人（兼務）、工数：5.5人月 期間平均35%の工数を割いて実施（平時は 5%） 29

まとめ 30

移行を成功に導くポイントまとめ データへのアプローチ ● 移行前に絶対に掃除しよう ● 余分なものは移行先に持ち込まない ● 情報探索・検索をどうするかは事前に考えておこう 人へのアプローチ ● 初めてNotionを見る・触る体験が良くなるような環境を用意しよう ● 人が集まるチャンネルを作って情報をプッシュし続けよう 31

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